Contractor Privacy Notice

Pour ABB, le respect des vos droits en matière de vie privée est une priorité de premier plan. La présente Déclaration explique comment nous utilisons les données à caractère personnel vous concernant, comment nous les traitons et quels sont vos droits relativement à ces données.

2. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ? 

 ABB Ltd et ses entreprises affiliées sont responsables de vos données à caractère personnel. Dans le cadre de la législation applicables en matière de respect de la vie privée et de protection des données, le contrôleur principal des données vous concernant est l'entreprise affiliée à ABB avec laquelle vous-même, votre employeur ou l'entreprise vous missionnant, possédez une relation contractuelle. D'autres entreprises affiliées à ABB pourront également recevoir et traiter vos données à caractère personnel, en tant que contrôleur de données ou que processeur de données. La présente Déclaration leur est également applicable. 

3. Quels types d'information recueillons-nous et utilisons-nous ? 

Nous recueillons et utilisons les données à caractère personnel vous concernant relatives à l'exécution de vos tâches et aux services que vous fournissez dans le cadre de vos tâches ou de votre mission directement à ABB. Nous pouvons être amenés à recueillir les catégories de données à caractère personnel suivantes : 

• Les données d'identification et les coordonnées professionnelles que vous partagez avec nous, telles que votre prénom, votre nom, votre profession / titre / rang, votre employeur, l'adresse de votre employeur, votre nationalité, vos identifiants fiscaux, vos informations de permis de travail / visa, vos adresses e-mail et postales professionnelles, vos numéros de téléphone fixe et mobile, votre numéro de fax, votre numéro de téléphone privé, votre adresse e-mail privée, votre sexe, votre date de naissance.  

• Les informations supplémentaires que vous partagez avec nous dans le cadre de l'exécution de vos tâches, telles que les données concernant la réalisation de vos tâches, nos obligations contractuelles et les mesures pré-contractuelles incluant notamment les données de correspondance, les offres, les appels d'offres, les C.V., les données de vérification des antécédents, les conditions, les qualifications / certificats, les données de contrat et de commande, les factures, les paiements, l'historique des partenariats professionnels, les enregistrements relatifs aux demandes / questions / réclamations / commandes, la journalisation des heures de travail, ainsi que les enregistrements relatifs à la formation et à l'éducation, les données de plaques minéralogiques, les données d'assurance.  

• Les informations relatives aux dépenses, telles que les relevés bancaires, les détails de paiement, les transactions, les notes de frais et reçus, les coordonnées bancaires, les données de carte bancaire.  

• Les données d'identification électronique et les informations recueillies par les systèmes de communications, les applications IT et les navigateurs Internet (lorsque le sous-traitant a accès à ou est concerné par ces systèmes ou applications, et conformément à la législation en vigueur), telles l'utilisation des technologies d'information (accès aux systèmes, utilisation IT et Internet), les identifiants d'appareils (ID d'appareil mobile, ID de PC), les identifiants d'inscription et de connexion, les adresses IP, les données de connexion et fichiers journaux, les identifiants analytiques, les alias / signatures numériques, les heures d'accès et adresses URL, les recherches, l'inscription aux sites Web et les données enregistrées dans les cookies (par ex., enregistrements de messagerie vocale / téléphoniques, enregistrements Skype). 

• D'autres données à caractère personnel, que vous-même ou d'autres (tels que vos collègues) seriez susceptibles d'enregistrer dans nos systèmes, programmes et applications, tels que des documents professionnels contenant des informations personnelles (par ex. demandes, questions, réclamations, commandes et enregistrements associés ; e-mails ; rapports ; contrats ; présentations, minutes ; produits professionnels),  

• des photographies, des images et/ou des vidéos. 

Les types de données à caractère personnel évoqués ci-après seront uniquement recueillis et traités, le cas échéant, conformément à la législation locale en vigueur dans votre pays de résidence et lorsque nécessaire à l'exécution de vos tâches.  

• Des catégories spéciales de données à caractère personnel, telles que les données relatives aux situations d'urgence lors des déplacements (groupe sanguin, historique médical, allergies). 

• Des données relatives aux condamnations en matière criminelle ou délictuelle, telles que les informations extraites du casier judiciaire nécessaires au filtrage à l'embauche. 

• Dans la mesure nécessaire à la réalisation de nos obligations, les données recueillies depuis des sources accessibles au public ou transmises de manière licite par des tiers (par ex., un établissement de crédit), telles que les données transférées à ABB par votre employeur ou par l'entreprise vous missionnant auprès d'ABB, les données extraites des registres commerciaux, les données de solvabilité. 

Si vous souhaitez recevoir des informations concernant une activité spécifique de traitement des données à caractère personnel, vous pouvez en faire la demande via www.abb.com/privacy. 

4. Pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel ? 

Nous pourrons être amenés à utiliser les données telles que décrites ci-avant aux fins suivantes :  

• la gestion des ressources humaines nécessaire à l'exécution de vos tâches et des services que vous fournissez dans le cadre de vos tâches ou de votre mission directement à ABB, y compris l'administration organisationnelle et personnelle, la gestion des heures de travail, l'administration de l'amélioration et du maintien de l'efficacité du personnel, l'analyse interne de la main d'œuvre, le reporting et la planification; 

• la gestion des fournisseurs et prestataires de services sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, de logistique et de fourniture, y compris les interactions de contact incluant les appels d'offres, le recrutement, le traitement des commandes, le traitement et la réalisation des achats, l'administration et la gestion des fournisseurs, prestataires, sous-traitants, conseillers et autres experts professionnels, y compris les interactions de contact, le traitement et la réalisation des achats et factures, ainsi que la gestion du cycle de vie des contrats ; 

• la gestion des transferts de personnel depuis les diverses filiales et la planification des successions; 

• les formations confiées en sous-traitance ; 

• les programmes internes relatifs à la santé et à la sécurité ; 

• la gestion des voyages et dépenses, ainsi que l'organisation des déplacements professionnels, y compris le suivi des voyageurs pour leur assistance en cas d'urgence sécuritaire ou médicale ; la sécurité lors des déplacements, les formations relatives à la santé et à la sécurité et, sur la base du volontariat, l'assistance dans les opérations de sécurité en cas d'urgence, la gestion des assurances 

• les services financiers et comptables partagés proposant des services de suivi de l'enregistrement au rapport, de la commande au paiement et de l'achat au règlement ; 

• l'utilisation des produits et performances professionnels et leur référencement dans des documents tels que des schémas, des bons de commande, des bons de vente, des factures et des rapports ;  

• la réorganisation, l'acquisition et la vente d'activités, de divisions et d'entreprises ; 

• la surveillance et l'audit de la conformité aux politiques d'entreprise, obligations contractuelles et exigences légales d'ABB ; 

• la réalisation d'audits, de révisions et de vérifications réglementaires afin de répondre aux obligations des régulateurs ; 

• le maintien et la protection de la sécurité des produits, installations, services, systèmes, réseaux, ordinateurs et informations, la détection et la lutte contre les menaces de sécurité, la fraude ou les autres activités criminelles ou nuisibles, et l'assurance de la continuité de l'activité ; et 

• la gestion des ressources IT, y compris la gestion des infrastructures incluant la sauvegarde des données, l'assistance aux systèmes informatiques et les opérations d'entretien dans le cadre de la gestion des applications, l'assistance aux utilisateurs finaux, les essais, la maintenance, la sécurité (réponse aux incidents, gestion des risques et de la vulnérabilité, réponse aux failles de sécurité), ainsi que les données maîtresses et de l'environnement de travail incluant la gestion des comptes d'utilisateurs, l'attribution des licences logicielles, les tests de sécurité et de performances et la continuité de l'activité. 

Nous recueillerons uniquement les données à caractère personnel vous concernant dont nous avons besoin aux fins ci-avant décrites. À des fins statistiques, d'amélioration de nos services et de test de nos systèmes IT, nous n'utilisons, dans la mesure du possible, que des données anonymisées. Cela signifie que ces données ne peuvent plus être utilisées pour vous identifier de manière directe ou indirecte en tant qu'individu. 

5. Que se passe-t-il si vous ne nous fournissez pas les informations demandées ou si vous exigez que nous cessions le traitement des informations vous concernant ? 

 Dans le cas des opérations de traitement relatives à l'exécution de vos tâches (telles que décrites ci-avant), ABB ne saurait dûment établir, maintenir ou annuler une relation professionnelle avec vous-même, votre employeur ou l'entreprise vous missionnant auprès d'ABB, et généralement œuvrer aux fins décrites ci-avant, sans disposer de certaines données à caractère personnel. Bien que nous ne puissions vous obliger à partager avec nous des données à caractère personnel vous concernant, veuillez noter que ce refus pourra avoir des conséquences susceptibles d'affecter négativement l'exécution de vos tâches, comme par exemple l'impossibilité de prendre les mesures pré-contractuelles nécessaires à l'établissement d'un contrat avec vous-même, votre employeur ou l'entreprise vous missionnant auprès d'ABB, ou d'établir et de poursuivre votre mission. 

6. Bases juridiques 

Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins décrites dans la présente Déclaration en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes, comme applicable :  

• Nous sommes susceptibles de procéder au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de la réalisation des obligations contractuelles résultant des tâches qui vous sont confiées, ou dans le cadre des mesures pré-contractuelles que nous mettons en œuvre.

• Dans certains cas, nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel afin de servir nos intérêts légitimes, dans la mesure où cette pratique ne contrevient pas au respect de vos propres intérêts en matière de confidentialité. Ces intérêts pourront inclure : 

  • la conduite, la gestion, le développement et la prolongation de notre activité au sens le plus large de son acception, y compris la fourniture de produits et services, l'exécution des accords et la gestion des commandes passées auprès des fournisseurs, le traitement et la réalisation des achats, la gestion des processus de qualité et l'amélioration des produits ou services, les analyses et l'intelligence marketing, la réduction des risques de défaut dans nos processus d'approvisionnement et la réorganisation, l'acquisition et la vente de nos activités, divisions et entreprises ; 

  • la surveillance, l'inspection et la vérification de la conformité aux exigences et politiques légales, réglementaires, normatives et internes à ABB ;

  • la prévention des activités frauduleuses ou criminelles, y compris les enquêtes relatives à ces activités, la mauvaise utilisation des actifs, produits et services d'ABB, et comme strictement nécessaire et proportionné aux fins d'assurance de la sécurité des réseaux et des informations ; et 

  • la transmission des données à caractère personnel au sein du Groupe ABB à des fins administratives internes nécessaires, par exemple pour la fourniture de services centralisés. 

Vous pourrez obtenir une copie de l'évaluation de l'implication de nos intérêts légitimes dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel en adressant votre demande via www.abb.com/privacy. 

• Dans certains cas, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des obligations légales et des exigences statutaires nous incombant, par exemple sur la base d'obligations fiscales ou de reporting, d'obligations de collaboration avec les autorités, de périodes de rétention statutaire, ou lorsque la divulgation de données à caractère personnel dans le cadre de mesures officielles ou judiciaires est requises aux fins de preuve, de poursuites ou d'application des plaintes au civil. 

Concernant les catégories spéciales de données à caractère personnel, nous ne procéderons au traitement de ces données que dans le cadre permis par la législation et : 

• avec votre consentement pour les activités spécifiques conformes à la législation en vigueur ; ou 

• lorsque nécessaire à l'établissement, l'exercice et la défense des plaintes déposées en justice. 

Concernant les données à caractère personnel relatives aux condamnations en matière criminelle ou délictuelle, nous ne traiterons ces données que dans la mesure autorisée par la législation (locale) en vigueur. 

7. Parties avec lesquelles nous partagerons vos données à caractère personnel (dans et hors de l'UE et de l'EEE, ou hors du pays dans lequel se trouve l'entreprise ABB agissant en tant que contrôleur des données vous concernant) 

Nous ne partagerons vos données à caractère personnel avec des filiales d'ABB ou des tierces parties que si cela est nécessaire aux fins décrites dans le tableau ci-après. En cas de partage de vos données à caractère personnel avec une filiale ou une tierce partie impliquant leur transfert ou leur mise à disposition hors de l'Union européenne (« UE ») et de l'Espace économique européen (« EEE »), ou hors du pays dans lequel se trouve votre employeur, nous mettrons toujours en place des mesures adéquates de protection de vos données à caractère personnel. Des exemples de ces mesures sont notamment une décision d'adéquation de la Commission européenne (en savoir plus), les Clauses contractuelles types (en savoir plus), la certification « Privacy Shield » (en savoir plus), ainsi que les règles d'entreprise contraignantes adoptées par certains de nos fournisseurs (en savoir plus). Nous avons mis en place des mesures supplémentaires pour le transfert de données vers l'extérieur de l'UE et de l'EEE, ainsi que vers l'extérieur du pays dans lequel se trouve votre employeur, afin de protéger vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez un aperçu des mesures de protection mises en place, vous pouvez en faire la demande via www.abb.com/privacy. 

Vous pourrez obtenir une copie des mesures mises en place pour la protection de vos données à caractère personnel en adressant votre demande via www.abb.com/privacy.  

Durée de conservation des données à caractère personnel 

Conformément à la législation en vigueur, ABB devra conserver certaines données à caractère personnel pendant une durée minimum. Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pendant la durée maximum nécessaire aux fins décrites dans la présente Déclaration. En règle générale, les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée de votre mission. 

Dans le cas où la loi l'exige, nous conserverons le strict minimum de vos données à caractère personnel pour des raisons fiscales et pour la tenue des registres (en règle générale, 5 à 10 ans au terme de la mission). Après ce délai, nous supprimerons vos données personnelles de manière sécurisée. Sous réserve de votre consentement séparé à ce qu'ABB puisse utiliser vos données à caractère personnel à des fins commerciales, nous conserverons les données à caractère personnel nécessaires jusqu'à ce vous nous informiez que vous ne souhaitez plus recevoir les communications commerciales d'ABB. Nous supprimerons alors vos données à caractère personnel de manière sécurisée. 

En parallèle, la législation en vigueur en matière de respect de la vie privée nous impose de ne pas conserver de données à caractère personnel dans une forme identifiable au-delà de la durée nécessaire à leur traitement. À travers la mise en place de nos applications et politiques IT, nous nous assurerons que vos données à caractère personnel en notre possession soient supprimées une fois leur utilisation terminée. 

Sécurité et surveillance des systèmes d'ABB  

ABB accorde une extrême importance à la sécurité de ses données, y compris celle des informations vous concernant et celle de ses actifs numériques. ABB envisage cette sécurité comme une responsabilité partagée : l'entreprise met en place les mesures nécessaires à la sécurité de ces données et attend de ses sous-traitants qu'ils fassent preuve de la même diligence en la matière. Vous pouvez en savoir plus sur nos mesures de sécurité et vos responsabilités en consultant la politique sur la sécurité des utilisateurs finaux « End User Security Policy ». 

Surveillance des systèmes d'ABB 

Pour des raisons professionnelles et afin de maintenir les mesures de sécurité IT, les informations relatives à l'utilisation des systèmes d'ABB, y compris les téléphones (mobiles et fixes) et les systèmes informatiques (notamment, e-mail et accès Internet), ainsi qu'à toute utilisation de ces systèmes à titre personnel, seront recueillies et surveillées, et utilisées lorsque nécessaire pour la sécurité des systèmes d'ABB et la conformité aux politiques de sécurité du Groupe ABB, dans le respect de la législation en vigueur. Si vous accédez à des services au moyen de mots de passe et noms d'utilisateur sur les systèmes IT et de communication d'ABB, vos données d'identification pourront être visibles d'ABB. 

La surveillance n'est exercée que dans la mesure prévue ou exigée par la législation en vigueur, et lorsque rendu nécessaire et justifiable à des fins professionnelles. Les fichiers de journalisation résultant de cette surveillance seront conservés pendant une durée minimum conformément aux dispositions de la section 7. Cela est nécessaire afin que les tentatives d'utilisation non autorisée et autres événements relatifs à la sécurité puissent être détectés, et que ces informations restent disponibles pour les enquêtes et actions de suivi. Dans la mesure prévue par la législation et les politiques internes, des actions de procédure disciplinaire pourront être déclenchées. 

Si nécessaire, ces informations pourront être communiqués aux forces de police ou autre agences en charge de l'application de la législation en vigueur. Les enquêtes et la communication des informations aux autorités compétentes ne sauraient intervenir que dans la mesure prévue par la législation. 

Vos droits en matière de confidentialité des données 

Selon la juridiction dans laquelle vous vous trouvez et dans laquelle vos données à caractère personnel sont traitées, vous pouvez également disposer des droits suivants :  

Veuillez noter que les droits décrits ci-avant n'ont pas un caractère absolu. Votre demande pourra par conséquent ne pas être satisfaite dans son intégralité. Par exemple, il nous sera parfois impossible de supprimer ou de restreindre le traitement des données à caractère personnel vous concernant si nous sommes soumis à des obligations légales ou contractuelles nous imposant de conserver certaines de ces données. 

Vous pourrez demander à exercer l'un quelconque de vos droits en matière de confidentialité des données via www.abb.com/privacy.  

Contact et autres informations 

Si vous souhaitez accéder aux données à caractère personnel vous concernant, faire valoir l'un de vos droits tels que décrits ci-avant, ou si vous avez des questions ou des interrogations sur la façon dont ABB traite ces données, veuillez contacter le Responsable de la protection des données du Groupe à l'adresse privacy@abb.com, ou formuler votre demande via www.abb.com/privacy. 

Si nous ne sommes pas en mesure de vous apporter une réponse satisfaisante ou si vous estimez que nous traitons les données à caractère personnel vous concernant de manière illicite, vous pouvez également être en droit de déposer une plainte auprès de l'autorité en charge de la confidentialité des données dans votre pays de résidence ou d'emploi, ou de rechercher une résolution auprès d'un tribunal si vous estimez qu'une violation de la législation en matière de confidentialité des données a été commise.  

Date de publication : 29 novembre 2019