Déclaration relative au respect de la vie privée des employés

1. Introduction 

La présente Déclaration relative au respect de la vie privée des employés (ci-après, la « Déclaration ») s'applique aux entreprises du Groupe ABB, c'est-à-dire à ABB Ltd et à toute entité dans laquelle ABB Ltd est, de manière directe ou indirecte, actionnaire majoritaire ou titulaire de la majorité des droits de vote, ou exerce un contrôle sur la majorité des droits de vote. L'entreprise ABB qui vous emploie (ci-après, « ABB » ou « nous ») est responsable du traitement de vos données à caractère personnel et contrôle leur utilisation conformément aux dispositions de la présente Déclaration.  

Pour ABB, le respect de vos droits en matière de vie privée est une priorité de premier plan. La présente Déclaration explique comment nous utilisons les données à caractère personnel vous concernant et quels sont vos droits relatifs à ces données.  

2. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ? 

ABB Ltd et ses entreprises filiales sont responsables de vos données à caractère personnel. Dans le cadre de la législation en vigueur en matière de respect de la vie privée et de protection des données à caractère personnel, le responsable principal du traitement des données vous concernant est l'entreprise filiale d'ABB qui vous emploie actuellement ou vous employait. D'autres entreprises filiales d'ABB pourront également recevoir et traiter vos données à caractère personnel, en tant que responsables du traitement des données ou que sous-traitant. La présente Déclaration leur est également applicable. 

3. Quels types d'information recueillons-nous et utilisons-nous ? 

Nous recueillons les données à caractère personnel vous concernant en lien avec votre emploi au sein d'ABB. Nous pouvons être amenés à recueillir les catégories de données à caractère personnel suivantes : 

• Des détails personnels et données d'identification, tels que votre nom, vos adresses personnelle et professionnelle, vos numéros de téléphone personnel et professionnel, vos adresses électroniques personnelle et professionnelle, ainsi que toute autre coordonnée, date et pays de naissance. 
  

• Des données relatives à votre famille et votre situation personnelle, telles que votre sexe, votre âge, votre statut marital et familial (y compris les noms et coordonnées de vos proches). 
  

• Des données à caractère personnel liées à votre emploi, telles que votre matricule d'employé, votre signature, votre statut professionnel, votre numéro de sécurité sociale et votre référence fiscale, votre numéro d'assuré, votre pays de résidence, votre nationalité, votre photographie, vos contacts d'urgence et vos informations de passeport, votre autorisation de travail et votre titre de séjour, votre statut d'immigration et les informations relatives à vos visas. 

• Des données relatives à vos qualifications, telles que vos qualifications et certifications, y compris vos postes actuels et antérieurs, votre cursus scolaire et vos formations, votre C.V., vos livrets scolaires et réalisations professionnelles, ainsi que dans certains cas les coordonnées de vos référents, les résultats de vos évaluations de capacités et les rapports d'évaluation/entretien. 

• Des informations concernant votre travail et des indicateurs professionnels, tels que votre poste, votre intitulé de poste, votre contrat de travail, votre identifiant de salarié, votre supérieur hiérarchique, votre catégorie professionnelle, l'historique de vos performances, votre statut professionnel, vos absences, vos heures travaillées, vos formations, vos objectifs de performance et de développement. Dans certains cas, nous pourrons être amenés à enregistrer les résultats des évaluations de capacité, les rapports de sécurité et incidents, les retours professionnels. 

• Des informations concernant vos rémunérations, indemnités, avantages et dépenses, telles que vos données salariales, les données relatives à votre paie, votre numéro de plan d'épargne retraite et vos contributions, vos avantages en nature, vos primes, votre rémunération, vos options sur actions, vos personnes à charge, les bénéficiaires de votre assurance maladie, vos relevés bancaires, vos notes de frais et reçus, vos coordonnées bancaires, vos données de carte bancaire, vos dépenses téléphoniques et vos données d'assurance. 

• Des données et informations d'identification électroniques (dans le cas où l'employé a accès à de tels systèmes ou applications, ou est concerné par ceux-ci), telles que les journaux d'accès, les relevés d'utilisation informatique et Internet, les identifiants d'appareils (ID d'appareil mobile, ID d'ordinateur, etc.), les identifiants d'inscription et de connexion, les adresses IP, les données de suivi et d'analyse, les enregistrements (par ex., enregistrements de messagerie vocale / appels), les publications sur les plateformes de l'entreprise (par ex. Yammer), les données de récupération de mot de passe, les informations obtenues par l'intermédiaire d'outils de sécurité informatique. 

• Des détails financiers et autres, tels que des informations de compte, des vérifications de crédit, des détails de paiement et de transaction, des informations d'enquête et l'historique disciplinaire. 

• D'autres données à caractère personnel (qui pourront inclure des catégories spéciales telles qu'évoquées ci-après), que vous-même ou d'autres personnes (telles que vos collègues) seriez susceptibles d'enregistrer dans nos systèmes, programmes et applications, telles que des documents professionnels contenant des informations personnelles (par ex. demandes, questions, réclamations, commandes et enregistrements associés ; courriers électroniques ; rapports ; contrats ; présentations, comptes-rendus ; produits professionnels), des photographies, des images et/ou des vidéos. 

Les types de données à caractère personnel évoqués ci-après seront uniquement recueillis et traités, le cas échéant, conformément à la législation locale en vigueur dans votre pays de résidence.  

• Des catégories spéciales de données à caractère personnel, telles que : 

  • l'appartenance à des congrégations religieuses (par ex. si nécessaire à des fins fiscales) ; 

  • des informations médicales et de santé, y compris concernant le statut de travailleur handicapé, les conditions de travail spécifiques (telles que l'utilisation d'un poste debout) et les équipements médicaux nécessaires sur le lieu de travail, les informations concernant les blessures et maladies liées au travail, les données d'urgence en cas de déplacement à l'étranger (groupe sanguin, historique médical, allergies) ; 

  • l'appartenance ethnique (par ex. lorsque cette information est utilisée à des fins statistiques concernant la diversité) ;

  • dans certains cas, l'appartenance à un syndicat, les opinions politiques, la sexualité et l'orientation sexuelle (par ex. lorsque ces informations sont utilisées à des fins d'enquête sur des pratiques discriminatoires). 

• Des données relatives aux condamnations en matière criminelle ou délictuelle, telles que les informations extraites du casier judiciaire nécessaires au filtrage à l'embauche et aux obligations relatives aux pratiques de connaissance des clients (« Know Your Customer - KYC ») et de lutte contre le blanchiment d'argent (« Anti Money Laundering -AML »).  

• Dans la mesure nécessaire à la réalisation de nos obligations, les données recueillies depuis des sources accessibles au public ou transmises de manière licite par des tiers (par ex. un établissement de crédit), telles que les données publiées dans les médias sociaux professionnels publics (par ex. LinkedIn), les données de vérification des antécédents. 

Si vous souhaitez recevoir des informations concernant une activité spécifique de traitement des données à caractère personnel, vous pouvez en faire la demande via www.abb.com/privacy. 

4. Pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel ?  

Nous pourrons être amenés à utiliser les données telles que listées ci-avant aux fins suivantes :  

• la gestion des ressources humaines, y compris l'administration de l'organisation et du personnel, la gestion des heures de travail, l'amélioration et le maintien de l'administration efficace du personnel, l'analyse de la main d'œuvre interne, le reporting et la planification ; 

• la gestion des transferts de personnel depuis les diverses filiales et la planification des successions ; 

• la paie, la gestion des rémunérations et avantages, y compris la fourniture d'avantages au personnel et le maintien des salaires, les compensations incluant la propriété intellectuelle, les indemnités, les avantages, les assurances, les pensions et les rapports de performances ; 

• la gestion et l'acquisition des talents, y compris le recrutement, l'évaluation des aptitudes et des capacités de travail, la vérification des antécédents et des qualifications, l'obtention et la fourniture de références ; 

• la gestion des apprentissages et du développement, y compris les certifications, la formation du personnel et la réalisation d'évaluations et d'enquêtes de satisfaction auprès des employés ; 

• les processus relatifs à l'arrivée dans et à la sortie de l'entreprise, y compris les mutations internes et les résiliations de contrats ; 

• la gestion des arrêts maladie et autres congés ; 

• les programmes internes relatifs à la santé et à la sécurité, y compris les enregistrements et rapports relatifs à la santé, à la sécurité et aux accidents, ainsi qu'à la qualité des processus de gestion ; 

• la gestion des voyages et dépenses, ainsi que l'organisation des déplacements professionnels, y compris le suivi des voyageurs pour leur assistance en cas d'urgence sécuritaire ou médicale ; la sécurité lors des déplacements, les formations relatives à la santé et à la sécurité et, sur la base du volontariat, l'assistance dans les opérations de sécurité en cas d'urgence ; 

• la réalisation des obligations et l'exercice des droits spécifiques en matière de législation relative à l'emploi et à la sécurité sociale ou de convention collective ; 

• les communications internes ou externes de l'organisation d'ABB et la représentation d'ABB, y compris le registre commercial et les procurations ; 

• l'organisation d'événements ABB et la documentation desdits événements, y compris la gestion et l'organisation des campagnes internes, événements et réunions associés hors marketing ; 

• la gestion des actifs d'ABB, y compris les images et vidéos faisant figurer des employés ou d'autres personnes, et proposées au téléchargement via l'Intranet ABB, le site Web ABB, etc. ; 

• les services financiers et comptables partagés proposant des services de suivi de l'enregistrement au rapport, de la commande au paiement et de l'achat au règlement ; 

• la réorganisation, l'acquisition et la vente d'activités, de divisions et d'entreprises ; 

• le reporting, les statistiques et l'analyse de l'activité ; 

• le suivi et l'audit de la conformité des activités des employés au sein de l'environnement de travail avec les politiques d'ABB, les obligations contractuelles et les exigences légales, y compris les actions disciplinaires ; 

• la réalisation d'audits, de révisions et de vérifications réglementaires afin de répondre aux obligations des régulateurs ; 

• la gouvernance, la gestion des risques et la conformité, y compris la conformité à la législation et à son application, aux exigences des tribunaux et organes réglementaires (par exemple, dans le processus de vérification de l'identité des clients « Know Your Customer (KYC) » ou dans les opérations de lutte contre le blanchiment d'argent « Anti Money Laundering (AML) »), aux règles douanières et de commerce international, aux obligations en matière de conflit d'intérêts et de sécurité, ainsi qu'à la prévention, la détection, l'investigation et la résolution des activités criminelles, frauduleuses ou prohibées, ou à toute autre fin de protection des droits juridiques et d'établissement, d'exercice ou de défense des plaintes déposées en justice ; 

• la gestion de la relation avec la clientèle, le traitement des commandes client et la prestation des services d'assistance à la clientèle, ainsi que le traitement, l'évaluation et la réponse aux demandes et questions ;  

• la gestion des fournisseurs, sous-traitants, conseillers et autres experts professionnels, y compris l'interaction avec les contacts, le traitement et la réalisation des achats et factures, et la gestion du cycle de vie des contrats ; 

• l'utilisation des produits et performances professionnels, ainsi que les références dans des documents tels que des schémas, des bons de commande, des bons de vente, des factures et des rapports ;  

• l'accès à tout système de contrôle permettant une entrée et/ou sortie contrôlée par électronique pour les personnels autorisés dans des lieux d'accès restreint et la tenue d'un registre du personnel présent sur site en cas d'urgence ; 

• la détection d'intrusion, y compris la surveillance par une tierce partie des conditions de contrainte, des périmètres, des points de sécurité internes et des moniteurs de supervision auxiliaire pour la maintenance sur site ou les systèmes automatisés ; 

• le maintien et la protection de la sécurité des produits, installations, services, systèmes, réseaux, ordinateurs et informations, la détection et la lutte contre les menaces de sécurité, la fraude ou les autres activités criminelles ou nuisibles, et l'assurance de la continuité de l'activité ; et 

• la gestion des ressources informatiques, y compris la gestion des infrastructures incluant la sauvegarde des données, l'assistance aux systèmes informatiques et les opérations d'entretien dans le cadre de la gestion des applications, l'assistance aux utilisateurs finaux, les essais, la maintenance, la sécurité (réponse aux incidents, gestion des risques et de la vulnérabilité, réponse aux failles de sécurité), ainsi que les données maîtresses et de l'environnement de travail incluant la gestion des comptes d'utilisateurs, l'attribution des licences logicielles, les tests de sécurité et de performances et la continuité de l'activité. 

Nous recueillerons uniquement les données à caractère personnel vous concernant dont nous avons besoin aux fins ci-avant décrites. Certaines données à caractère personnel vous concernant font référence à vos proches et contacts en cas d'urgence. Dans ces cas, il vous incombera d'informer ces personnes des dispositions de la présente Déclaration. 

Dans le cas où vous seriez amené à travailler sur un site tiers (par exemple chez un client d'ABB), cette tierce-partie pourra nécessiter le traitement de vos données à caractère personnel à ses propres fins en tant que responsable du traitement des données. Dans un tel cas, vous recevrez ou pourrez demander une déclaration de confidentialité distincte de la part du responsable du traitement des données concerné. 

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas les informations que nous vous demandons ? 

Dans le cas des opérations de traitement de données relatives à votre emploi (telles que décrites ci-avant), ABB ne saurait être en mesure de vous employer sans avoir connaissance de certaines données à caractère personnel et vous risquez de ne pouvoir exercer vos droits en tant qu'employé sans fournir les données requises. Bien que nous ne puissions vous contraindre à nous communiquer vos données à caractère personnel, veuillez noter qu'une telle situation pourra avoir des conséquences susceptibles d'affecter négativement votre emploi, par exemple en vous empêchant d'exercer vos droits légaux, voire même de poursuivre votre emploi. À chaque fois que nous vous demanderons de nous fournir des données à caractère personnel vous concernant, nous vous indiquerons quelles sont les données obligatoirement requises et quelles données peuvent être fournies sur la seule base du volontariat.  

5. Bases juridiques 

Dans le cadre de l'utilisation de vos données à caractère personnel aux fins décrites ci-avant (cf. section 4), nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes, comme applicable : 

• Nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de réalisation des obligations liées au contrat de travail conclu entre vous et nous, ainsi que des obligations issues des conventions collectives similaires s'appliquant aux employés, ou dans le cadre de mesures pré-contractuelles nécessaires à l'établissement de la relation de travail et des contrats associés ;  

• Dans certains cas, nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel afin de servir nos intérêts légitimes, dans la mesure où cette pratique ne contrevient pas au respect de vos propres intérêts en matière de confidentialité. Ces intérêts pourront inclure : 

  • la surveillance (par exemple via des systèmes informatiques), l'examen et la vérification de la conformité aux exigences et politiques légales, réglementaires, normatives et internes à ABB ; 

  • la prévention des activités frauduleuses ou criminelles, y compris les enquêtes relatives à ces activités, la mauvaise utilisation des actifs, produits et services d'ABB, et comme strictement nécessaire et proportionné aux fins d'assurance de la sécurité des réseaux et des informations ; et 

  • la transmission des données à caractère personnel au sein du Groupe ABB à des fins administratives internes nécessaires, par exemple pour la fourniture de services centralisés. 

Vous pourrez obtenir une copie de l'évaluation de nos intérêts légitimes dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel en adressant votre demande via www.abb.com/privacy. 

• Dans certains cas, nous procédons au traitement de vos donnée à caractère personnel sur la base d'exigences légales, par exemple au regard de la législation sur le travail et la sécurité sociale, des obligations en matière d'indemnités, d'impôt ou de reporting, des obligations en matière de collaboration avec les autorités ou des périodes de rétention légale nécessaires à la réalisation de nos responsabilités contractuelles en tant qu'employeur. 

• En cas de circonstances exceptionnelles, nous pourrons être amenés à vous demander votre consentement au moment de la collecte des données à caractère personnel, par exemples pour les photographies, matériels de communication et événements. Si nous vous demandons de consentir à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins particulières, nous vous rappellerons que vous pouvez librement retirer votre consentement à tout moment et vous expliquerons les démarches à accomplir pour ce faire.  

Concernant les catégories spéciales de données à caractère personnel, nous ne procéderons au traitement de ces données que dans le cadre permis par la législation et : 

• avec votre consentement pour les activités spécifiques conformes à la législation en vigueur ; 
  

• lorsque nécessaire à l'exercice des droits associés à la législation relative à l'emploi, à la sécurité sociale ou à la protection sociale, ou comme autorisé par les conventions collectives, ou aux fins de prévention, de médecine du travail ou d'évaluation des capacités de travail ; ou 

• lorsque nécessaire à l'établissement, l'exercice et la défense d'actions en justice. 

Concernant les données à caractère personnel relatives aux condamnations en matière criminelle ou délictuelle, nous ne traiterons ces données que dans la mesure autorisée par la législation (locale) en vigueur. 

6. Parties avec lesquelles nous partagerons vos données à caractère personnel (dans et hors de l'UE et de l'EEE, ou hors du pays dans lequel se trouve votre employeur) 

Nous ne partagerons vos données à caractère personnel avec des filiales d'ABB ou des tierces parties que si cela est nécessaire aux fins décrites dans le tableau ci-après. En cas de partage de vos données à caractère personnel avec une filiale ou une tierce partie impliquant leur transfert ou leur mise à disposition hors de l'Union européenne (« UE ») et de l'Espace économique européen (« EEE »), ou hors du pays dans lequel se trouve votre employeur, nous mettrons toujours en place des mesures adéquates de protection de vos données à caractère personnel. Des exemples de ces mesures sont notamment une décision d'adéquation de la Commission européenne (en savoir plus), les Clauses contractuelles types (en savoir plus), la certification « Privacy Shield » (en savoir plus), ainsi que les règles d'entreprise contraignantes adoptées par certains de nos fournisseurs (en savoir plus). Nous avons mis en place des mesures supplémentaires pour le transfert de données de l'intérieur vers l'extérieur de l'UE et de l'EEE, ainsi que vers l'extérieur du pays dans lequel se trouve votre employeur, afin de protéger vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez un aperçu des mesures de protection mises en place, vous pouvez en faire la demande via www.abb.com/privacy. 

Vous pourrez obtenir une copie des mesures mises en place pour la protection de vos données à caractère personnel en adressant votre demande via www.abb.com/privacy.  

7. Durée de conservation des données à caractère personnel 

Conformément à la législation en vigueur, ABB devra conserver certaines données à caractère personnel pendant une durée minimum. Par exemple, les contrats de travail, ainsi que les informations relatives au paiement des salaires et aux remboursements, devront être conservés pendant une durée minimum établie par la législation locale en vigueur pour les entreprises et la fiscalité.  

En parallèle, la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel nous impose de ne pas conserver de données à caractère personnel dans une forme identifiable au-delà de la durée nécessaire à leur traitement. À travers la mise en place de nos applications et politiques informatiques, nous nous assurerons que vos données à caractère personnel soient supprimées une fois leur utilisation terminée.  

Les périodes de rétention des informations en notre possession sont indiquées dans la directive sur la gestion des enregistrements « Records Management Directive GD/LI-44 » ou dans la directive locale sur la gestion des enregistrements vous concernant. Une fois la période de rétention applicable échue, nous supprimerons de manière sécurisée ou rendrons anonymes les données à caractère personnel vous concernant, sauf si certaines circonstances exceptionnelles nous imposent de conserver ces données, comme par exemple une obligation légale ou réglementaire, ou leur nécessité dans la résolution d'un éventuel litige.  

Pour plus d'informations concernant les périodes de rétention spécifiques s'appliquant à vos données à caractère personnel, veuillez adresser votre demande via www.abb.com/privacy.  

 8. Sécurité et surveillance des systèmes et sites d'ABB  

ABB accorde une extrême importance à la sécurité de ses données, y compris celle des informations vous concernant et celle de ses actifs numériques. ABB considère cette sécurité comme une responsabilité partagée : l'entreprise met en place les mesures nécessaires à la sécurité de ces données et attend des membres de son personnel qu'ils fassent preuve de la même diligence en la matière. Vous pouvez en savoir plus sur nos mesures de sécurité et vos responsabilités en consultant la politique sur la sécurité des utilisateurs finaux « End User Security Policy ». 

Surveillance des systèmes d'ABB 

Pour des raisons professionnelles et afin de maintenir les mesures de sécurité informatique, les informations relatives à l'utilisation des systèmes d'ABB, y compris les téléphones (mobiles et fixes) et les systèmes informatiques (notamment, courrier électronique et accès Internet), ainsi qu'à toute utilisation de ces systèmes à titre personnel, seront recueillies et surveillées, et utilisées lorsque nécessaire pour la sécurité des systèmes d'ABB et la conformité aux politiques de sécurité du Groupe ABB, dans le respect de la législation en vigueur. Si vous accédez à des services au moyen de mots de passe et noms d'utilisateur sur les systèmes informatiques et de communication d'ABB, vos données d'identification pourront être visibles d'ABB.  

La surveillance n'est exercée que dans la mesure prévue ou exigée par la législation en vigueur, et lorsque rendu nécessaire et justifiable à des fins professionnelles. Les fichiers de journalisation résultant de cette surveillance seront conservés pendant une durée minimum conformément aux dispositions de la section 7. Cela est nécessaire afin que les tentatives d'utilisation non autorisée et autres événements relatifs à la sécurité puissent être détectés, et que ces informations restent disponibles pour les enquêtes et actions de suivi. Dans la mesure prévue par la législation et les politiques internes, des actions de procédure disciplinaire pourront être déclenchées. 

Si nécessaire, ces informations pourront être communiqués aux forces de police ou autres autorités en charge de l'application de la législation en vigueur. Les enquêtes et la communication des informations aux autorités compétentes ne sauraient intervenir que dans la mesure prévue par la législation. 

 9. Vos droits en matière de protection des données