Darbuotojų privatumo pranešimas

1. Įvadas 

Šis darbuotojų privatumo pranešimas („Pranešimas“) taikomas ABB įmonių grupei, kurią sudaro „ABB Ltd“ ir kiti ūkio subjektai, kuriuose „ABB Ltd“ tiesiogiai arba netiesiogiai valdo kontrolinį akcijų paketą arba turi ar kontroliuoja didžiąją balsavimo teisių dalį. Bendrovė ABB, kuri yra jūsų darbdavys (toliau vadinama „ABB“ arba „mes“), yra atsakinga už jūsų asmens duomenų tvarkymą ir kontroliuoja jų naudojimą pagal šį Pranešimą.  

ABB jūsų duomenų apsaugai teikia didžiausią prioritetą. Šiame Pranešime aiškinama, kaip mes naudojame asmens duomenis ir kokias su savo asmens duomenimis susijusias teises jūs turite.  

2. Kas yra atsakingas už jūsų asmens duomenų tvarkymą? 

„ABB Ltd“ ir jos patronuojamosios įmonės yra atsakingos už jūsų asmens duomenis. Pagal taikomus privatumo ir duomenų apsaugos įstatymus pirminis jūsų duomenų valdytojas yra ABB patronuojamoji bendrovė, kuri yra jūsų dabartinis (arba buvęs) darbdavys. Kitos ABB patronuojamosios bendrovės taip pat gali gauti ir tvarkyti jūsų asmens duomenis, tiek kaip valdytojas, tiek kaip tvarkytojas, joms taip pat galioja šis Pranešimas. 

3. Kokių rūšių informaciją mes renkame ir naudojame? 

Mes renkame ir naudojame asmens duomenis, susijusius su jūsų darbu ABB. Mes galime rinkti šių kategorijų asmens duomenis: 

• Asmens duomenys ir identifikaciniai duomenys – pavyzdžiui, vardas ir pavardė, asmeninis ir tarnybinis adresas, asmeninis ir tarnybinis telefono numeris, asmeninis ir tarnybinis e. pašto adresas arba bet kokie kiti kontaktiniai duomenys, gimimo data ir šalis. 

• Asmens duomenys, susiję su šeima ir socialine padėtimi – pavyzdžiui, lytis, amžius,  santuokinė ir šeiminė padėtis (įskaitant artimiausių giminaičių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis).  

• Su darbu susiję asmens duomenys – pavyzdžiui, darbuotojo numeris, parašas, darbuotojo statusas, socialinio draudimo ir mokesčių mokėtojo numeriai, draudimo numeris, gyvenamoji šalis, tautybė, nuotrauka, kontaktai skubiems pranešimams ir paso duomenys, darbo ir gyvenimo šalyje leidimas, imigracijos statusas ir kelioninės vizos duomenys. 

• Kvalifikacija – pavyzdžiui, kvalifikacija ir pažymėjimai, įskaitant dabartines ir ankstesnes pareigas, ugdymo ir mokymo kursus, gyvenimo aprašymas / CV, informacija apie išsilavinimą ir darbo pasiekimus, kai kuriais atvejais: rekomendacijos davėjų kontaktiniai duomenys ir tinkamumo vertinimo rezultatai bei interviu vertinimas / atsiliepimas. 

• Darbo informacija ir metrika – pavyzdžiui, pareigos, titulas, darbo sutartis, darbo užmokesčio ID, tiesioginis vadovas, darbo grupė, pasiekimų istorija, darbo statusas,    informacija apie laisvadienių atostogas, darbo laiko apskaita, informacija apie kursus, efektyvumo tikslai ir tobulėjimo tikslai. Kai kuriais atvejais mes taip pat galime rinkti tinkamumo vertinimo rezultatus, saugos ataskaitas ir informaciją apie incidentus, profesinius atsiliepimus. 

• Darbo užmokestis, pašalpos, premijos ir su išlaidomis susijusi informacija – pavyzdžiui, atlyginimo duomenys, algalapių duomenys, pensijos plano numeris ir įnašai, nesusijusios su atlyginimu premijos, privilegijos, kompensacijos, akcijų opcionai, išlaikytiniai, išmokų gavėjai arba sveikatos draudimas, banko išrašai, reikalavimai kompensuoti išlaidas ir kvitai, banko sąskaitos duomenys, kreditinės kortelės duomenys, telefono išlaidos ir draudimo duomenys. 

• Elektroninio identifikavimo duomenys ir informacija (kai darbuotojas turi prieigą prie tokių sistemų ar programų arba yra jų veikiamas) – pavyzdžiui, prieigos kodai, IT ir interneto naudojimas, prietaisų identifikatoriai (mob. prietaisų ID, kompiuterio ID ir kt.), registracijos ir prisijungimo duomenys, IP adresas, stebėjimo ir analitiniai duomenys, įrašai (pvz., balso pašto / skambučių įrašai), korespondencija bendrose platformose (pvz., „Yammer“), slaptažodžio atkūrimo duomenys, per IT saugos priemones gauta informacija. 

• Finansinė ir kita informacija – pavyzdžiui, sąskaitos informacija, kredito čekiai, mokėjimo informacija ir sandoriai, analizės informacija ir mokėjimų disciplinos istorija. 

• Kiti asmens duomenys (kurie gali apimti specialių kategorijų informaciją, kaip nurodyta toliau) – kai jūs ir kiti (pavyzdžiui, jūsų kolegos) galite įrašyti tokius duomenis mūsų sistemose, programose ir programėlėse, pavyzdžiui, verslo dokumentai, kuriuose yra asmeninės informacijos (pavyzdžiui, užklausos, klausimai, skundai, užsakymai ir su jais susiję įrašai; e. p. laiškai; ataskaitos; sutartys; pristatymai, protokolai; darbo produktai), nuotraukos, paveikslėliai ir/arba vaizdo įrašai. 

Jei renkami ir tvarkomi toliau nurodytų tipų asmens duomenys, tai daroma laikantis taikomų jūsų gyvenamosios šalies įstatymų.  

• Specialių kategorijų asmens duomenys yra šie: 

  • narystė religinėse bendruomenėse (pavyzdžiui, jei tai reikalinga mokesčių mokėjimo tikslais); 

  • sveikatos ir medicininė informacija, įskaitant neįgalumo būklę, specialias darbo sąlygas (pavyzdžiui, stovimo stalo naudojimas) ir patalpose reikalingus medicininius prietaisus, informaciją apie su darbu susijusias traumas ir ligas, duomenys, reikalingi kritiniais atvejais kelionėje (kraujo tipas, sveikatos istorija, alergijos); 

  • rasė arba etniškumas (pavyzdžiui, kur tai naudojama įvairovės tikslais);

  • kai kuriais atvejais: narystė profsąjungose, politinės pažiūros ir lytinis gyvenimas arba lytinė orientacija (pavyzdžiui, kur tai naudojama vykdant tyrimą dėl ne lygių galimybių suteikimo).

• Duomenys apie baudžiamuosius nuosprendžius ir teisės pažeidimus – pavyzdžiui, kriminalinė istorija ir sankcijų sąrašas, kiek tai reikalinga kriminalinės istorijos tyrimo tikslais bei „Pažink savo klientą“ ir „Pinigų plovimo prevencijos“ prievolėms.  

• Tiek, kiek reikia įvykdyti mūsų įsipareigojimus, duomenys renkami iš viešai prieinamų šaltinių arba jie yra teisėtai perduoti kitų trečiųjų šalių (pavyzdžiui, kredito institucijų) – pavyzdžiui, profesiniuose socialiniuose tinkluose pateikiami duomenys (pavyzdžiui, „LinkedIn“), istorijos tikrinimo duomenys. 

Jei norėtumėte gauti informacijos apie konkrečius asmens duomenų tvarkymo veiksmus, galite pateikti apie tai užklausą www.abb.com/privacy. 

4. Kodėl mes naudojame jūsų asmens duomenis?  

Mes galime naudoti jūsų asmens duomenis, kaip nurodyta pirmiau, šiems tikslams:  

• žmogiškųjų išteklių valdymas, įskaitant organizacijos ir personalo administravimą, darbo laiko valdymą, personalo administravimo gerinimą ir efektyvinimą, vidaus darbo jėgos analizę, ataskaitų rengimą ir planavimą; 

• darbuotojų perkėlimas iš skirtingų filialų ir perėmimo planavimas; 

• algalapiai, darbo užmokesčio ir privilegijų valdymas, įskaitant privilegijų darbuotojams teikimą ir atlyginimo užtikrinimą, kompensacijas, įskaitant dėl intelektinės nuosavybės, pašalpas, draudimą, pensijas ir efektyvumo apžvalgas; 

• talentų valdymas ir pritraukimas, įskaitant įdarbinimą, tinkamumo ir darbo našumo vertinimas, baziniai patikrinimai ir kvalifikacijos patikros, rekomendacijų gavimas ir teikimas; 

• mokymas ir plėtros valdymas, įskaitant sertifikavimą, personalo mokymas ir vertinimas bei darbuotojų pasitenkinimo apklausos; 

• su prisijungimu ir išėjimu susiję procesai, įskaitant perėjimą bendrovės viduje ir darbo nutraukimą; 

• ligos ir kitokio nedarbingumo bei atostogų valdymas; 

• vidaus sveikatos ir saugos programos, įskaitant sveikatos ir saugos bei nelaimingų atsitikimų registravimą arba pranešimą apie juos bei valdymo proceso kokybę; 

• kelionių ir išlaidų valdymas ir komandiruočių organizavimas, įskaitant keliaujančių stebėjimą siekiant padėti kritiniais saugumo ir sveikatos priežiūros atvejais; kelionių saugumo užtikrinimas, sveikatos priežiūros ir saugumo mokymai bei savanoriška pagalba teikiant pagalbą saugumo klausimais kritinėse situacijose; 

• prievolių vykdymas ir konkrečių teisių įgyvendinimas darbo santykių srityje bei socialinės apsaugos įstatymų arba kolektyvinės sutarties srityje; 

• vidinė ir išorinė ABB organizacijos komunikacija ir ABB atstovavimas, įskaitant komercinį registrą ir įgaliojimų suteikimą; 

• ABB renginių organizavimas ir jų dokumentavimas, įskaitant vidinių, su rinkodara nesusijusių kampanijų, renginių ir susirinkimų valdymą ir organizavimą; 

• ABB turto valdymas, įskaitant nuotraukas ir vaizdo įrašus su darbuotojais ar kitais asmenimis, kuriuos galima atsisiųsti iš ABB intraneto, ABB interneto svetainės ir kt. 

• finansų ir bendros apskaitos paslaugos, suteikiančios įrašus ataskaitoms, pinigų užsakymams ir pirkimų apmokėjimams; 

• veiklos, verslo padalinių ir bendrovių reorganizavimas, įsigijimas ir pardavimas; 

• verslo ataskaitos, statistika ir analizė; 

• darbuotojų veiklos darbo vietoje atitikties ABB bendroms politikoms atitikties stebėsena ir auditas, sutartiniai įsipareigojimai ir teisiniai reikalavimai, įskaitant drausmines priemones; 

• auditų, apžvalgų ir kontrolinių patikrų vykdymas siekiant vykdyti prievoles reglamentavimo institucijoms; 

• valdymas, rizika ir atitiktis, įskaitant atitiktį įstatymams, įstatymų vykdymą, teismo ir reglamentavimo institucijų reikalavimus (pavyzdžiui, klientų tapatybės patikrinimo proceso, vadinamo „Pažink savo klientą“ / „Pinigų plovimo prevencija“) stebėsenos tikslais), specialios ir pasaulinės prekybos atitikties, interesų konfliktų ir saugumo prievolės) bei nusikaltimo ir sukčiavimo arba draudžiamos veiklos prevenciją, nustatymą, tyrimą ir pašalinimą arba siekiant kitaip apginti teises ir įrodyti, vykdyti ir apginti teisėtus reikalavimus; 

• santykių su klientais valdymas, klientų užsakymų tvarkymas ir pagalbos klientams teikimas, jų paklausimų ir užklausų vertinimas ir atsakymų teikimas;  

• tiekėjų, rangovų, patarėjų ir kitų profesionalų ekspertų valdymas, įskaitant bendravimą, užsakymų ir sąskaitų faktūrų tvarkymą ir vykdymą, sutarčių valdymą; 

• naudojimasis darbo rezultatais ir produktais bei nuorodomis ant dokumentų, pavyzdžiui, brėžinių, pirkimo užsakymų, pardavimo užsakymų, sąskaitų faktūrų, ataskaitų; 

• kontrolės sistemos prieiga su elektroniniu būdu kontroliuojamu įėjimu ir/arba išėjimu įgaliotiems asmenims į vietas, kuriose prieiga yra ribojama ir personalo registravimas objekte kritinėse situacijose; 

• iįsibrovimo nustatymas, įskaitant trečiosios šalies aliarmų stebėseną, perimetro, vidaus saugumo taškus ir pagalbinius priežiūros monitorius objekto priežiūros / automatizuotoms sistemoms; 

• produktų, patalpų, paslaugų, sistemų, tinklų, kompiuterių ir informacijos priežiūra ir saugojimas, saugumo grėsmių, sukčiavimo ir kitos nusikalstamos ar piktavališkos veiklos  prevencija ir nustatymas, verslo tęstinumo užtikrinimas; ir 

• IT išteklių valdymas, įskaitant infrastruktūros valdymą, įskaitant duomenų atsarginių kopijų darymą, informacinių sistemų palaikymą ir programų valdymą, pagalbą galutiniams vartotojams, testavimą, priežiūrą, saugumą (reagavimą į incidentus, riziką, pažeidžiamumą, reagavimą į įsilaužimą), pagrindinių duomenų ir darbo vietos, įskaitant vartotojų paskyras, valdymą, programinės įrangos licencijų suteikimą, saugumo ir efektyvumo bandymus bei verslo tęstinumą. 

Mes renkame tik pirmiau aprašytiems tikslams reikalingus jūsų asmens duomenis. Kai kurie jūsų asmens duomenys yra susiję su jūsų artimiausiais giminaičiais ir kontaktais skubiems pranešimams. Šiais atvejais jūs turite informuoti minėtus asmenis apie šį Pranešimą. 

Jei dirbate trečiosios šalies objekte (pavyzdžiui, ABB kliento vietoje ar patalpose), trečioji šalis gali turėti tvarkyti jūsų asmens duomenis kaip duomenų valdytojas. Tokiais atvejais jūs gausite (arba galite paprašyti) atskirą atitinkamo duomenų valdytojo privatumo pranešimą. 

Kas atsitiks, jei jūs mums nesuteiksite prašomos informacijos? 

Jei tai susiję su jūsų įdarbinimo įforminimu (kaip aprašyta pirmiau), ABB negalės tinkamai priimti jūsų į darbą neturint tam tikrų asmens duomenų, o jūs, nepateikę prašomų asmens duomenų, negalėsite pasinaudoti savo, kaip darbuotojo, teisėmis. Nors mes negalime įpareigoti jūsų pateikti mums savo asmens duomenis, atkreipkite dėmesį, kad tai gali turėti neigiamų pasekmių jūsų įdarbinimui, pavyzdžiui, jūs galite neturėti galimybės pasinaudoti savo teisėmis pagal įstatymus ar net toliau tęsti darbą. Kai mes prašysime pateikti mums bet kokius jūsų asmens duomenis, visada nurodysime, kokie asmens duomenys būtini ir kokie asmens duomenys gali būti pateikti savanoriškai.  

5. Teisinis pagrindas, kuriuo remiamės 

Naudodami jūsų asmens duomenis pirmiau aprašytais tikslais (4 skirsnyje), mes remiamės atitinkamu teisiniu pagrindu: 

• Mes tvarkome jūsų asmens duomenis vykdydami prievoles pagal su jumis sudarytą darbo sutartį ir kitas panašias kolektyvines darbo sutartis, arba vykdydami ikisutartines priemones prieš darbo sutarties ir kitų susijusių sutarčių sudarymą;  

• Kai kuriais atvejais tvarkydami jūsų asmens duomenis mes remiamės savo teisėtais interesais, jei tai nepažeidžia jūsų privatumo interesų. Tokie interesai gali būti: 

  • stebėsena (pavyzdžiui, per IT sistemas), tyrimas ir teisinių, reglamentavimo, standartų ir ABB vidaus taisyklių ir politikų laikymosi užtikrinimas; 

  • sukčiavimo ir nusikalstamos veikos prevencija, įskaitant tokios veikos tyrimą, netinkamas ABB turto, produktų ir paslaugų naudojimas, taip pat būtinos ir proporcingos priemonės užtikrinti tinklo ir informacijos saugumą; ir 

  • asmens duomenų perdavimas ABB grupėje vidaus administravimo tikslais, pavyzdžiui, teikiant centralizuotas paslaugas. 

Jūs galite gauti mūsų teisėto intereso tvarkyti jūsų asmens duomenis vertinimo kopiją pateikę užklausą www.abb.com/privacy. 

• Kai kuriais atvejais jūsų asmens duomenis tvarkome remdamiesi įstatymų reikalavimais, pavyzdžiui, pagal darbo ir socialinio saugumo įstatymus, pašalpų, mokesčių ir ataskaitų teikimo prievoles, bendradarbiavimo su valdžios institucijomis prievoles arba laikydamiesi įstatymuose nustatytų sulaikymo laikotarpių vykdydami savo, kaip darbdavio, įsipareigojimus pagal sutartį; 

• Išskirtinėmis aplinkybėmis mes galime prašyti jūsų sutikimo asmens duomenų rinkimo metu, pavyzdžiui, nuotraukų, komunikacijos medžiagos ir renginių atvejais. Jei sutikimo prašome norėdami naudoti jūsų asmens duomenis konkrečiu tikslu, mes jums priminsime, kad bet kuriuo metu galite atsisakyti duoti sutikimą, o mes jums pasakysime, kaip tai padaryti. 

Specialių kategorijų asmens duomenis tvarkysime tik pagal taikomus įstatymus ir:  

• turėdami aiškų jūsų sutikimą atlikti konkrečius veiksmus pagal taikomus įstatymus; 
  

• kai tai reikalinga vykdant teises pagal įdarbinimo, socialinio saugumo ar socialinės apsaugos įstatymus arba kai tai daryti įgalioja kolektyvinė sutartis, arba prevencinės ir profesinės medicinos tikslais arba siekiant įvertinti darbo gebėjimus; arba 

• kai reikia įrodyti, vykdyti ir apginti teisėtus reikalavimus.  

Su baudžiamaisiais nuosprendžiais ir teisės pažeidimais susijusius asmens duomenis tvarkysime tik tuo atveju, jei tai leidžia taikomi (vietos) įstatymai. 

6. Šalys, kurioms mes perduodame jūsų asmens duomenis (ES ir EEE viduje ir išorėje arba ne valstybėje, kurioje veikia jūsų darbdavys) 

Jūsų asmens duomenis perduodame tik kitiems ABB filialams ar trečiosioms šalims toliau pateikiamoje lentelėje nurodytais tikslais. Kai jūsų asmens duomenis perduodame filialui ar trečiajai šaliai padarydami juos prieinamais ne Europos Sąjungoje (ES) ir Europos Ekonominėje Erdvėje (EEE) arba kitoje valstybėje, nei veikia jūsų darbdavys, mes visada imsimės tinkamų saugos priemonių jūsų asmens duomenimis apsaugoti. Šių saugos priemonių pavyzdžiai yra Europos Komisijos sprendimas dėl tinkamumo (išsamiau skaitykite čia), Standartinės sutarčių sąlygos (išsamiau skaitykite čia), Privatumo apsaugos sertifikavimas (išsamiau skaitykite čia) ir Įmonėms privalomos taisyklės, kurias yra priėmę kai kurie mūsų tiekėjai (išsamiau skaitykite čia). Mes imamės papildomų apsaugos priemonių perduodami jūsų asmens duomenis iš ES, EEE ir valstybės, kurioje veikia jūsų darbdavys. Jei norite susipažinti su mūsų taikomomis saugumo priemonėmis, prašom pateikti užklausą www.abb.com/privacy. 

Jūs galite gauti mūsų taikomų jūsų asmens duomenų apsaugos priemonių aprašo kopiją pateikę užklausą www.abb.com/privacy.  

7. Kiek laiko mes saugome jūsų duomenis 

Remiantis privalomaisiais teisės aktais, ABB kai kuriuos asmens duomenis turi laikyti nustatytą minimalų laikotarpį. Pavyzdžiui, darbo sutartys, informacija apie išmokėtą atlyginimą ir kompensacijas turi būti saugoma minimalų laikotarpį, kuris nurodytas vietos įmonių ir mokesčių teisės aktuose.  

Tačiau taikomi duomenų apsaugos įstatymai reikalauja, kad identifikuojamų asmens duomenų nelaikytume ilgiau, nei reikalinga tikslams, kuriems jie yra tvarkomi. Naudodami IT programų nustatymus ir politikų nuostatas mes užtikriname, kad jūsų asmens duomenys būtų ištrinti, kai jie daugiau nebereikalingi.  

Mūsų turimos informacijos laikymo laikotarpiai yra nurodyti Dokumentų valdymo direktyvoje GD/LI-44 arba jūsų vietos dokumentų valdymo direktyvoje. Pasibaigus taikomam laikymo laikotarpiui, jūsų asmens duomenis mes saugiai ištinsime arba anonimizuosime, nebent būtų specifinių aplinkybių, kurios reikalauja tokius asmens duomenis saugoti, pavyzdžiui, teisinės arba reguliavimo priemonės, arba sprendžiamas galimas ginčas.  

Norėdami sužinoti daugiau apie konkrečius laikymo laikotarpius, taikomus jūsų asmens duomenims, pateikite užklausą www.abb.com/privacy.  

8. ABB sistemų ir objektų saugumas ir stebėsena  

ABB skiria daug dėmesio savo duomenų saugumui, įskaitant jūsų informaciją ir ABB skaitmeninio verslo turtą. ABB laiko tai bendra atsakomybe, kai reikia imtis būtinų priemonių tokiems duomenims apsaugoti, ir kai tikisi, kad tuo rūpinsis ir bendrovės darbuotojai. Apie saugos priemones ir savo atsakomybę galite sužinoti daugiau Galutinio vartotojo saugumo politika. 

ABB sistemų stebėsena 

Verslo interesais ir taikant IT saugos priemones informacija apie ABB sistemų, įskaitant telefonų (mobiliojo ir fiksuotojo ryšio) ir kompiuterių sistemų (įskaitant e. paštą ir interneto prieigą) naudojimą ir bet kokį asmeninį jų naudojimą, yra renkama ir stebima bei naudojama, kai tai reikalinga ABB sistemų saugumo tikslais bei siekiant užtikrinti atitiktį ABB saugumo politikoms, laikantis taikomų įstatymų. Jei naudojatės paslaugų prieiga naudodamiesi ABB IT ir komunikacijų sistemų slaptažodžiais ir prisijungimo vardais, tai gali reikšti, kad jūsų prieigą ABB gali matyti.  

Stebėsena vykdoma tik tuo atveju, ir tik tiek, kiek leidžia ir reikalauja įstatymai ir kiek tai reikalinga ir leistina verslo interesais. Pagal 7 skirsnyje išdėstytas nuostatas gauti registracijos failai bus saugomi minimalų nustatytą laikotarpį. Tai reikalinga siekiant nustatyti galimus netinkamo naudojimo bandymus ar kitus su saugumu susijusius atvejus, ir ši informacija teikiama vėlesniam tyrimui bei tolesniems veiksmams. Kiek tai leidžia įstatymai ir vidaus politikos, veiksmų gali būti imamasi pagal drausminę procedūrą. 

Prireikus ši informacija gali būti perduota policijai ar įstatymų vykdymo agentūroms. Tyrimai ir informacijos atskleidimas atitinkamoms valdžios institucijoms bus vykdomi tik tiek, kiek leidžia įstatymai. 

9. Jūsų duomenų apsaugos teisės