Notis Privasi Pekerja

1. Pendahuluan 

Notis Privasi Pekerja ini (“Notis") terpakai kepada Kumpulan syarikat ABB, bermaksud ABB Ltd dan setiap entiti di mana ABB Ltd, secara langsung atau tidak langsung, mempunyai pemegang majoriti atau memiliki atau mengawal hak mengundi secara majoriti . Syarikat ABB yang merupakan majikan anda (dirujuk sebagai "ABB" atau "kami") bertanggungjawab untuk memproses data peribadi anda dan mengawal cara data tersebut digunakan, selaras dengan Notis ini.  

Di ABB menghormati hak perlindungan data anda adalah keutamaan. Notis ini menerangkan bagaimana kami menggunakan data peribadi mengenai anda dan hak anda berkaitan data peribadi anda.  

2. Siapa yang bertanggungjawab dalam pemprosesan data peribadi anda? 

ABB Ltd dan syarikat subsidiari bertanggungjawab ke atas data peribadi anda. Bagi undang-undang privasi dan perlindungan data yang terpakai, pengawal utama data anda adalah syarikat subsidiari ABB yang merupakan majikan semasa (atau bekas) anda. Syarikat-syarikat subsidiari ABB yang lain juga boleh menerima dan memproses data peribadi anda, sama ada dalam kapasiti pengawal atau pemproses, dan Notis ini terpakai setaraf kepada mereka. 

3. Jenis maklumat yang kami kumpul dan gunakan? 

Kami mengumpul dan menggunakan data peribadi yang melibatkan anda dan pekerjaan anda di ABB. Kami mungkin mengumpul kategori data peribadi seperti berikut: 

• Butiran peribadi dan data pengenalan seperti nama, alamat peribadi dan perniagaan, nombor telefon peribadi dan perniagaan, alamat e-mel peribadi dan perniagaan atau apa-apa butiran hubungan yang lain, tarikh dan negara kelahiran. 

• Data peribadi berkaitan dengan keluarga dan keadaan sosial seperti jantina, umur, status perkahwinan dan keluarga (termasuk juga nama dan butiran waris terdekat).  

• Data peribadi berkaitan pekerjaan seperti nombor pekerja, tandatangan, status pekerjaan, keselamatan sosial dan nombor cukai, nombor insurans, negara tempat tinggal, kewarganegaraan, foto, kenalan kecemasan dan maklumat pasport, permit kerja dan kediaman, status imigresen dan maklumat visa perjalanan. 

• Kelayakan seperti kelayakan dan perakuan termasuk jawatan semasa dan terdahulu, kursus pendidikan dan latihan, resume/CV, rekod pendidikan dan pencapaian kerja, dalam sesetengah kes: butiran referi dan keputusan penilaian keupayaan dan penilaian/maklum balas temuduga. 

• Maklumat pekerjaan dan metrik kerja seperti jawatan, gelaran, kontrak pekerjaan, ID gaji pekerja, pengurus, ban pekerjaan, sejarah prestasi, status pekerjaan, maklumat ketidakhadiran, log masuk waktu kerja, rekod latihan, sasaran prestasi dan matlamat pembangunan. Dalam sesetengah kes, kami juga boleh merekod hasil penilaian keupayaan, laporan keselamatan dan insiden, maklum balas profesional. 

• Maklumat pampasan, elaun, manfaat dan perbelanjaan seperti data gaji, data senarai gaji pekerja, nombor pelan pencen dan sumbangan, faedah bukan gaji, bonus, pampasan, pilihan saham, tanggungan, pencalonan benefisiari atau insurans kesihatan, penyata bank,  tuntutan perbelanjaan dan resit, butiran akaun bank, data kad kredit, perbelanjaan telefon dan data insurans. 

• Data dan maklumat pengenalan elektronik (di mana pekerja mempunyai akses atau terjejas oleh sistem atau aplikasi tersebut) seperti log masuk, penggunaan IT dan Internet, pengecam peranti (ID peranti mudah alih, ID PC dll), kelayakan pendaftaran dan log masuk, alamat IP, data pengesanan dan analisis, rakaman (contoh mel suara/rakaman panggilan), siaran di platform korporat (seperti Yammer), data pemulihan kata laluan, maklumat yang diperoleh melalui alat keselamatan IT. 

• Butiran kewangan dan lain-lain seperti maklumat akaun, pemeriksaan kredit, butiran pembayaran dan transaksi, maklumat penyiasatan dan sejarah disiplin. 

• Data peribadi lain (yang mungkin termasuk kategori maklumat khusus seperti yang dinyatakan di bawah) iaitu di mana anda atau orang lain (seperti rakan sekerja anda) boleh mendaftarkan data ini atau dalam sistem kami, program dan aplikasi seperti dokumen perniagaan yang mengandungi maklumat peribadi (contoh pertanyaan, persoalan, aduan, pesanan dan rekod berkaitan; e-mel; laporan; kontrak; persembahan; minit; produk kerja), foto, imej dan/atau video. 

Jenis data peribadi yang disebutkan di bawah ini hanya dikumpulkan dan diproses, jika ada, mengikut undang-undang tempatan yang terpakai di negara tempat tinggal anda.  

• Kategori khas dalam Data peribadi seperti: 

  • keanggotaan jemaah agama (contohnya jika diperlukan untuk tujuan cukai); 

  • maklumat kesihatan dan perubatan, termasuk status kecacatan, keadaan kerja khas (seperti penggunaan meja berdiri) dan peralatan perubatan yang diperlukan di premis, maklumat kecederaan dan penyakit yang berkaitan dengan pekerjaan, data untuk bantuan kecemasan perjalanan (jenis darah, rekod perubatan, alahan); 

  • bangsa atau etnik (contohnya digunakan untuk tujuan kepelbagaian);  

  • dalam kes tertentu: keahlian kesatuan sekerja, pendapat politik dan kehidupan seks atau orientasi seksual (contohnya di mana ini digunakan sebagai siasatan ke atas ketaksamarataan layanan). 

• Data mengenai sabitan dan kesalahan jenayah seperti maklumat latar belakang jenayah dan maklumat sekatan jenayah iaitu setakat yang diperlukan untuk tujuan pemeriksaan latar belakang jenayah dan Kenali Pelanggan Anda ("KYC") dan obligasi Pencegahan Pengubahan Wang Haram ("AML").  

• Setakat yang diperlukan untuk memenuhi obligasi kami, data yang diperoleh daripada sumber yang boleh diakses umum atau yang diserahkan secara sah oleh pihak ketiga (contohnya Agensi kredit) seperti data dalam media sosial profesional awam (contohnya LinkedIn), data semakan latar belakang. 

Sekiranya anda memerlukan maklumat mengenai aktiviti memproses data peribadi yang spesifik, anda boleh membuat permintaan dengan menghantar permohonan di www.abb.com/privacy. 

4. Mengapa kita menggunakan data peribadi anda?

Kami boleh menggunakan data peribadi anda seperti yang disenaraikan di atas untuk tujuan berikut:  

• pengurusan sumber manusia termasuk organisasi dan pentadbiran peribadi, pengurusan masa kerja, meningkatkan dan mengekalkan pentadbiran kakitangan yang berkesan, analisis tenaga kerja dalaman, pelaporan dan perancangan; 

• pengurusan pemindahan kakitangan dari pelbagai gabungan dan pelan penggantian; 

• senarai gaji pekerja, pampasan dan faedah termasuk menyediakan faedah kakitangan dan mengekalkan gaji, pampasan termasuk harta intelektual, elaun, faedah, insurans, penilaian pencen dan prestasi; 

• pengurusan bakat dan perolehan termasuk pengambilan, menilai kesesuaian dan keupayaan bekerja, pemeriksaan latar belakang dan pengesahan kelayakan, memperoleh dan menyediakan rujukan; 

• pengurusan pembelajaran dan pembangunan termasuk perakuan, latihan kakitangan dan menjalankan penilaian prestasi dan tinjauan kepuasan pekerja; 

• proses yang berkaitan dengan masuk dan berhenti kerja termasuk pergerakan dan penamatan dalaman; 

• cuti sakit dan pengurusan percutian lain; 

• program kesihatan dan keselamatan dalaman termasuk rekod kesihatan dan keselamatan serta kemalangan atau pelaporan dan proses pengurusan kualiti; 

• pengurusan perjalanan dan perbelanjaan dan pengaturan perjalanan perniagaan termasuk pantauan pengembara untuk memberi sokongan semasa kecemasan atau kecemasan perubatan; menyediakan keselamatan perjalanan, latihan kesihatan dan keselamatan dan bantuan sukarela dalam memberi sokongan keselamatan semasa kecemasan; 

• menjalankan kewajipan dan menjalankan hak tertentu dalam bidang pekerjaan dan undang-undang keselamatan sosial atau perjanjian kolektif; 

• komunikasi dalaman dan luaran organisasi ABB dan perwakilan ABB termasuk pendaftaran komersial dan penyerahan kuasa kepada wakil; 

• menganjurkan program ABB dan pendokumenan program sedemikian termasuk mengurus dan menganjurkan kempen, program dan mesyuarat yang bukan berkaitan dengan pemasaran; 

• mengurus aset ABB termasuk gambar dan video yang memaparkan pekerja atau individu lain yang boleh dimuat turun di laman sesawang ABB, laman web ABB, dan sebagainya; 

• perkhidmatan perkongsian perakaunan dan kewangan yang menyediakan rekod laporan, arahan mengeluarkan wang tunai dan pembelian untuk membayar perkhidmatan; 

• penyusunan semula organisasi, pengambilalihan dan jualan aktiviti, unit perniagaan dan syarikat; 

• laporan perniagaan, statistik dan analisis; 

• memantau dan mengaudit pematuhan aktiviti pekerja dengan dasar korporat ABB di tempat kerja , kewajipan kontrak dan keperluan undang-undang termasuk tindakan disiplin; 

• menjalankan audit, ulasan dan pemeriksaan peraturan untuk memenuhi obligasi kepada pengawal selia; 

• tadbir urus, risiko dan kepatuhan, termasuk pematuhan terhadap undang-undang, penguatkuasaan undang-undang, keperluan mahkamah dan badan pengawalseliaan (seperti untuk proses pengesahan identiti pelanggan, dikenali sebagai Kenali Pelanggan Anda ("KYC")/Pecegahan Pengubahan Wang Haram ("AML") tujuan pemantauan), pematuhan kastam dan perdagangan global, konflik kepentingan dan kewajipan keselamatan) dan pencegahan, pengesanan, penyiasatan dan pemulihan jenayah dan penipuan atau aktiviti yang dilarang atau sebaliknya melindungi hak undang-undang dan untuk menubuhkan, menjalankan atau membela tuntutan undang-undang; 

• pengurusan perhubungan dengan pelanggan, memproses pesanan pelanggan dan menyediakan sokongan pelanggan, memproses, menilai dan menanggapi permintaan dan pertanyaan;

• mengurus pembekal, kontraktor, penasihat dan pakar profesional lain termasuk hubungan berinteraksi, memproses dan memenuhi pembelian dan invois, dan memasuki kontrak pengurusan kitaran hayat; 

•  penggunaan prestasi kerja dan produk dan untuk rujukan mengenai dokumen, seperti lukisan, pesanan pembelian, pesanan jualan, invois, laporan;  

• sistem kawalan akses yang menyediakan kemasukan secara elektronik dan/atau pintu masuk untuk individu yang dibenarkan ke lokasi yang mempunyai sekatan akses dan pendaftaran kakitangan dalam keadaan kecemasan; 

• pengesanan pencerobohan termasuk pemantauan pihak ketiga ke atas dures, perimeter, lokasi keselamatan dalaman dan monitor pengawasan sampingan untuk sistem penyelenggaraan tapak/automatik; 

• mengekalkan dan melindungi keselamatan produk, kemudahan, perkhidmatan, sistem, rangkaian, komputer dan maklumat, mencegah dan mengesan ancaman keselamatan, penipuan atau aktiviti jenayah atau berniat jahat, dan memastikan kesinambungan perniagaan; dan 

• menguruskan sumber IT, termasuk pengurusan infrastruktur termasuk sandaran data, sokongan sistem maklumat dan operasi perkhidmatan untuk pengurusan aplikasi, sokongan pengguna akhir, ujian, penyelenggaraan, keselamatan (tindak balas insiden, risiko, kelemahan, tindak balas pelanggaran), data induk dan tempat kerja termasuk pengurusan akaun pengguna, tugasan lesen perisian, ujian keselamatan dan prestasi dan kesinambungan perniagaan. 

Kami hanya mengumpul data peribadi anda yang kami perlukan untuk tujuan yang dinyatakan di atas. Data peribadi tertentu yang diterima dari anda berkaitan dengan keluarga terdekat dan rakan kecemasan anda. Dalam kes seperti ini, anda diminta memaklumkan orang tersebut tentang Notis ini. 

Sekiranya anda bekerja di lokasi pihak ketiga (contohnya lokasi atau fasiliti pelanggan ABB), pihak ketiga tersebut mungkin perlu memproses data peribadi anda untuk tujuan mereka bertindak sebagai pengawal data. Dalam kes seperti ini, anda akan menerima atau boleh meminta notis privasi berasingan daripada pengawal data yang relevan. 

Apa yang berlaku jika anda tidak memberi kami maklumat yang kami minta? 

Di mana ia berkaitan dengan operasi pemprosesan yang berkaitan dengan pekerjaan anda (seperti yang diterangkan di atas), ABB tidak dapat memberi pekerjaan kepada anda dengan sepenuhnya tanpa data peribadi tertentu dan anda mungkin tidak dapat menggunakan hak anda sebagai pekerja jika anda tidak memberikan data peribadi yang diminta. Walaupun kami tidak dapat memberi mandat kepada anda untuk berkongsi data peribadi anda dengan kami, sila ambil perhatian bahawa ia mungkin mempunyai akibat yang boleh menjejaskan pekerjaan anda secara negatif, seperti tidak dapat melaksanakan hak berkanun atau bahkan untuk meneruskan pekerjaan anda.  Apabila anda diminta untuk memberi kami apa-apa data peribadi yang berkaitan dengan anda, kami akan menyatakan data peribadi yang diperlukan, dan data peribadi mana yang boleh disediakan secara sukarela.  

5. Dasar undang-undang yang kami gunakan 

Untuk penggunaan data peribadi anda untuk tujuan yang dinyatakan di atas (dalam bahagian 4), kami bergantung kepada asas undang-undang yang berikut, sebagaimana yang terpakai: 

• Kami memproses data peribadi anda untuk memenuhi kewajipan dalam kontrak pekerjaan anda bersama kami dan perjanjian kerja kolektif yang sama, atau sebagai sebahagian daripada langkah pra kontraktual untuk mewujudkan kontrak pekerjaan dan yang berkaitan;  

• Dalam sesetengah kes, kami bergantung kepada kepentingan sah kami untuk memproses data peribadi anda setakat ia tidak ditindih oleh kepentingan privasi anda sendiri. Kepentingan tersebut mungkin termasuk: 

  • pemantauan (contohnya melalui sistem IT), menyiasat dan memastikan pematuhan terhadap undang-undang, kawal selia, standard dan dasar dalaman dan peraturan ABB. 

  • pencegahan penipuan dan aktiviti jenayah termasuk penyiasatan aktiviti sedemikian, salah guna aset, produk dan perkhidmatan ABB, dan seperti sedia maklum yang ketat dan bersesuaian untuk memastikan rangkaian dan keselamatan maklumat; dan 

  • menghantar data peribadi dalam kumpulan ABB untuk keperluan pentadbiran dalaman seperti yang diperlukan, contohnya untuk menyediakan perkhidmatan berpusat. 

Anda boleh mendapatkan salinan penilaian kami mengenai kepentingan sah kami untuk memproses data peribada anda melalui permohonan di www.abb.com/privacy. 

• Dalam beberapa kes, kami memproses data peribadi anda berdasarkan keperluan undang-undang, contohnya, berdasarkan undang-undang buruh dan keselamatan sosial, elaun, obligasi cukai atau pelaporan, kewajipan kerjasama dengan pihak berkuasa atau tempoh penahanan seperti di dalam statut untuk membolehkan kami menjalankan tanggungjawab kontrak sebagai majikan; 

• Dalam situasi yang terkecuali, kami boleh meminta persetujuan anda semasa mengumpul data peribadi tersebut, misalnya foto, bahan komunikasi dan acara. Jika kami meminta anda untuk memberikan kebenaran penggunaan data peribadi anda untuk tujuan tertentu, kami akan mengingatkan anda bahawa anda bebas untuk menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa dan kami akan memberitahu anda bagaimana anda boleh melakukannya.  

Berhubung dengan kategori istimewa data peribadi, kami hanya akan memproses data tersebut mengikut undang-undang dan: 

• dengan persetujuan anda yang jelas untuk aktiviti tertentu mengikut undang-undang yang terpakai; 
  

• apabila perlu untuk melaksanakan hak berdasarkan pekerjaan, keselamatan sosial atau undang-undang perlindungan sosial atau yang dibenarkan oleh perjanjian kolektif, atau untuk pencegahan dan perubatan pekerjaan atau dan penilaian keupayaan bekerja; atau 

• jika perlu untuk penubuhan, latihan dan pertahanan tuntutan undang-undang.  

Berhubung dengan data peribadi mengenai sabitan dan kesalahan jenayah, kami hanya akan memproses data tersebut  di mana pemprosesan tersebut dibenarkan oleh undang-undang (tempatan) yang terpakai. 

6. Pihak yang kami kongsi data peribadi anda (di dalam dan luar EU dan EEA atau luar daripada negara di mana majikan anda berada) 

Kami hanya berkongsi data peribadi anda dengan ahli gabungan ABB atau pihak ketiga sekiranya perlu bagi tujuan yang diterangkan dalam jadual di bawah. Di mana kami berkongsi data peribadi anda dengan pihak afiliasi atau pihak ketiga supaya ia dipindahkan ke atau menjadi akses dari luar Kesatuan Eropah ("EU") dan Kawasan Ekonomi Eropah ("EEA") atau di luar negara tempat majikan anda berada, kami sentiasa meletakkan perlindungan yang secukupnya untuk melindungi data peribadi anda. Contoh bagi keselamatan ini adalah keputusan daripada Suruhanjaya Eropah (baca lagi di sini), Klausa Standard Kontrak (baca lagi di sini, pensijilan Perlindungan Privasi (baca lagi di sini), dan Peraturan Keterikatan Korporat yang pembekal kami gunakan (baca lagi di sini). Kami telah mengambil langkah tambahan dalam pemindahan data dari dalam ke luar EU, EEA dan di luar negara tempat majikan anda berada untuk melindungi data peribadi anda. Jika anda mahukan gambaran keseluruhan maklumat keselamatan yang dilaksanakan, sila hantar permohonan di www.abb.com/privacy. 

Anda boleh mendapatkan salinan keselamatan yang kami gunakan untuk melindungi data peribadi anda dengan menghantar permohonan di www.abb.com/privacy. 

7. Berapa lama kami simpan data peribadi anda 

Berdasarkan undang-undang mandatori, ABB wajib menyimpan sesetengah data peribadi untuk suatu tempoh masa yang minimum. Sebagai contoh, kontrak pekerjaan, maklumat pembayaran gaji dan pembayaran balik perlu disimpan untuk suatu tempoh masa yang minimum berdasarkan undang-undang dan cukai korporat tempatan.  

Pada masa yang sama, undang-undang perlindungan data yang terpakai mengkehendaki untuk pihak kami tidak menyimpan data peribadi dalam sebarang bentuk yang boleh dikenalpasti untuk suatu tempoh yang lebih daripada yang dikehendaki untuk tujuan di mana data peribadi sedang diproses. Melalui penetapan aplikasi-aplikasi IT dan polisi-polisi, kami akan memastikan data peribadi anda akan di padamkan setelah pihak kami tidak lagi memerlukannya.  

Tempoh penahanan maklumat oleh kami boleh didapati di Arahan Pengurusan Rekod GD/LI-44 atau di direktori pengurusan rekod tempatan anda. Setelah tempoh penahanan yang terpakai sudah tamat, kami akan memadamkan dengan selamat atau menyahaktifkan data peribadi anda, kecuali terdapat keadaan tertentu yang memerlukan pihak kami untuk menyimpan data peribadi tersebut, seperti undang-undang atau pengawal seliaan mahupun untuk penyelesaian sebarang pertikaian yang berpotensi.   

Untuk maklumat lanjut mengenai tempoh penahanan tertentu yang dikenakan terhadap data peribadi anda, sila hantar permohonan ke www.abb.com/privacy.  

8. Sekuriti dan Pemantauan Sistem dan Laman web ABB  

ABB memandang serius akan sekuriti datanya, termasuk maklumat anda dan aset perniagaan digital ABB. ABB memandang perkara ini sebagai tanggungjawab bersama, di mana ia mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga sekuriti data, dan mengharapkan ABB staf juga melakukan perkara yang sama. Anda boleh membaca lebih lanjut mengenai langkah-langkah keselamatan kami dan tanggungjawab anda di Polisi Keselamatan Pengguna Akhir. 

Pemantauan Sistem ABB 

Untuk tujuan perniagaan, dan untuk mengekalkan kawalan sekuriti IT, maklumat mengenai penggunaan sistem ABB termasuk telefon (mudah alih dan tetap) dan sistem komputer (termasuk emel dan akses internet), dan mana-mana kegunaan peribadi, akan dikumpulkan dan dipantau, dan akan diguna apabila diperlukan untuk sekuriti sistem ABB dan mematuhi polisi kumpulan sekuriti ABB dan mematuhi undang-undang yang terpakai.  Jika anda mengakses perkhidmatan dengan menggunakan kata laluan dan nama log masuk di IT ABB dan sistem komunikasi, ini mungkin bermakna yang maklumat akses anda boleh dilihat oleh ABB.  

Pemantauan hanya akan dijalankan jika dan setakat yang dibenarkan atau yang dikehendaki melalui undang-undang dan seperti yang diperlukan dan dikehendaki untuk tujuan perniagaan.  Hasil fail log masuk akan disimpan untuk suatu tempoh minimum mengikut seksyen 7. Hal ini diperlukan agar percubaan penyalahgunaan dan situasi sekuriti yang lain dapat dikesan, dan maklumat tersebut boleh didapati untuk menyokong mana-mana siasatan lanjutan dan tindakan susulan. Sehingga ke tahap yang dibenarkan oleh undang-undang dan polisi dalaman, tindakan mungkin akan diambil berdasarkan prosedur tatatertib. 

Jika diperlukan maklumat akan diserahkan kepada pihak polis atau agensi penguatkuasa undang-undang yang lain Siasatan dan pendedahan maklumat kepada pihak autoriti yang relevan akan dijalankan sehingga ke tahap yang dibenarkan oleh undang-undang. 

9. Hak perlindungan data anda 

Sila ambil maklum bahawa hak-hak yang diterangkan di atas adalah tidak mutlak, dan permintaan anda tidak boleh sentiasa dipenuhi sepenuhnya. Sebagai contoh, kadangkala kami tidak boleh padam atau menghalang pemprosesan data peribadi anda kerana kami perlu mematuhi obligasi undang-undang atau kontrak dalam menyimpan data peribadi tertentu tersebut.  

Anda boleh menuntut mana-mana hak perlindungan data anda di www.abb.com/privacy. 

10. Maklumat untuk menghubungi dan maklumat lanjut

Jika anda mahu mengakses data peribadi anda, gunakan mana-mana hak yang telah dinyatakan di atas atau jika anda mempunyai apa-apa persoalan atau kebimbangan mengenai bagaimana ABB memproses data peribadi anda, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data Kumpulan kami di privacy@abb.com, atau hantar aduan anda di www.abb.com/privacy.  

Sekiranya anda tidak berpuas hati dengan maklum balas kami atau meyakini bahawa kami menyalahi undang-undang dalam memproses data peribadi anda, anda berhak untuk membuat aduan kepada pihak Autoriti Perlindungan Data di negara anda tinggal atau kerja, atau mencari penyelesaian melalui mahkamah dimana anda mempercayai bahawa kemungkinan berlakunya pelanggaran undang-undang perlindungan data (dan hak anda).  

Tarikh terbitan 23 August, 2019