Izjava o varstvu zasebnosti za zaposlene

1. Uvod

Ta izjava o varstvu zasebnosti za zaposlene (»izjava«) velja za skupino podjetij ABB, torej podjetje ABB Ltd in vse pravne osebe, v katerih ima podjetje ABB Ltd, neposredno ali posredno, večinski delež ali je njihov lastnik ali nadzira večino glasovalnih pravic. Podjetje ABB, ki je vaš delodajalec (v nadaljnjem besedilu: ABB ali mi), je skladno s to izjavo odgovorno za obdelavo vaših osebnih podatkov in nadzira, kako se ti uporabljajo.

Za podjetje ABB je spoštovanje vaših pravic v zvezi z varstvom podatkov glavna prednostna naloga. V tej izjavi je pojasnjeno, kako uporabljamo osebne podatke o vas in kakšne pravice imate v zvezi z njimi.

2. Kdo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov?

Za obdelavo vaših osebnih podatkov so odgovorni podjetje ABB Ltd in njegove podružnice. V skladu z veljavnimi zakoni o varstvu zasebnosti in podatkov je glavni upravljavec vaših podatkov podružnica podjetja ABB, ki je vaš sedanji (ali nekdanji) delodajalec. Vaše osebne podatke lahko v vlogi upravljavca ali obdelovalca prejmejo in obdelujejo tudi druge podružnice podjetja ABB in ta izjava enakovredno velja tudi zanje.

3. Katere vrste informacij zbiramo in uporabljamo?

Zbiramo in uporabljamo vaše osebne podatke v povezavi z vašo zaposlitvijo v podjetju ABB. Zbiramo lahko naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni in identifikacijski podatki, kot so ime, domači in službeni naslov, osebna in službena telefonska številka, osebni in službeni e-poštni naslov ali kateri koli drugi podatki za stik, rojstni datum in država rojstva.

• Osebni podatki, povezani z družinskimi in socialnimi okoliščinami, kot so spol, starost, zakonski in družinski status (vključno z imenom in podatki za stik najbližjih sorodnikov).

• Osebni podatki, povezani z zaposlitvijo, kot so številka zaposlenega, podpis, zaposlitveni status, številka socialnega zavarovanja in davčna številka, številka zavarovanja, država prebivališča, narodnost, fotografija, stiki za nujne primere in informacije iz potnega lista, delovno dovoljenje in dovoljenje za prebivanje, informacije v zvezi s statusom priseljenca in informacije v zvezi s vizumom.

• Kvalifikacije, kot so izobrazba in certifikati, vključno s trenutnim in prejšnjimi delovnimi mesti, znanje in usposabljanja, življenjepis, evidenca o izobraževalnih in delovnih dosežkih ter v nekaterih primerih: podatki za stik ocenjevalcev in rezultati ocen sposobnosti ter ocene/povratne informacije glede razgovora.

• Informacije o delovnem mestu in službena metrika, kot so delovno mesto, naziv, pogodba o zaposlitvi, ID za izplačilo plače, neposredno nadrejeni, delovna skupina, pretekla uspešnost, zaposlitveni status, informacije o odsotnosti z dela, podatki o evidentiranem delovnem času, evidence o usposabljanju, cilji na področju uspešnosti in razvojni cilji. V nekaterih primerih lahko prav tako beležimo rezultate ocen sposobnosti, varnostna poročila in incidente, strokovne povratne informacije.

• Informacije, povezane z nadomestili, dodatki, ugodnostmi in stroški, kot so podatki o plači, podatki o izplačilu plač, številka pokojninskega načrta in prispevki, ugodnosti, ki niso povezane s plačo, bonusi, nadomestila, delniške opcije, informacije o vzdrževanih osebah, upravičencih ali zdravstvenih ugodnostih, bančni izpiski, zahtevki za povrnitev stroškov in računi, podatki o bančnem računu, podatki o kreditni kartici, podatki o telefonskih stroških in zavarovanju.

• Podatki in informacije za elektronsko identifikacijo (če ima zaposleni dostop do sistemov ali aplikacij ali pa ti nanj vplivajo), kot so dnevniki, sistemi za evidentiranje dostopa, uporaba informacijske tehnologije in interneta, identifikatorji naprav (ID mobilne naprave, ID računalnika itd.), poverilnice za registracijo in prijavo, IP-naslov, podatki za sledenje in analitiko, posnetki (npr. glasovna pošta/posnetki klicev), objave na korporativnih platformah (npr. Yammer), podatki za obnovo gesla, informacije, pridobljene prek IT-varnostnih orodij.

• Finančni in drugi podatki, kot so informacije o računu, podatki o preverjanju kreditne sposobnosti, podatki o plačilih in transakcijah, informacije v zvezi s preiskavami in podatki o preteklih disciplinskih postopkih.

• Drugi osebni podatki (ki lahko vključujejo posebne kategorije informacij, navedene v nadaljevanju), predvsem kadar vi ali drugi (npr. vaši sodelavci) te podatke beležijo v naših sistemih, programih in aplikacijah, kot so poslovni dokumenti z osebnimi podatki (npr. povpraševanja, vprašanja, pritožbe, naročila in povezane evidence; e-sporočila; poročila; pogodbe; predstavitve; zapisniki; delovni produkti), fotografije, slike in/ali videi.

V nadaljevanju se navedene vrste osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo (če sploh) samo skladno z veljavnimi lokalnimi zakoni v državi vašega prebivališča.

• Posebne kategorije osebnih podatkov, kot so:
  

  • članstvo v verskih skupnostih (npr. če je to potrebno za davčne namene);

  • zdravstvene in medicinske informacije, vključno z invalidskim statusom, posebnimi pogoji dela (npr. uporaba mize, pri kateri se dela stoje) in medicinskimi pripomočki, potrebnimi na lokaciji, informacije o poškodbah in boleznih, povezanih z delom, podatki, ki so v pomoč v primeru prevoza v nujnih primerih (krvna skupina, anamneza, alergije);

  • rasa ali etnična skupina (npr. kadar se to uporablja za namene raznolikosti;

  • ov nekaterih primerih: članstvo v sindikatih, politična stališča in spolno življenje ali spolna usmeritev (npr. kadar se to uporablja v preiskavah neenake obravnave).

• Podatki o kazenskih obsodbah in kaznivih dejanjih, kot so informacije o kriminalni preteklosti in informacije o seznamu sankcij, do obsega, potrebnega za namene preverjanja kriminalne preteklosti in obveznosti na področju programa »Poznaj svojo stranko« (angl. Know Your Customer) ter obveznosti, ki izhajajo iz preprečevanja pranja denarja. 

• Do obsega, potrebnega za izpolnitev naših obveznosti, podatki, ki so pridobljeni iz javno dostopnih virov ali so zakonito preneseni prek drugih tretjih strani (npr. kreditnih ustanov), kot so podatki v javnih profesionalnih družbenih omrežjih (npr. LinkedIn), podatki za preverjanje preteklosti.
  

Če želite pridobiti informacije o aktivnosti obdelave specifičnih osebnih podatkov, lahko oddate zahtevek na naslovu www.abb.com/privacy.

4. Zakaj uporabljamo vaše osebne podatke

Vaše prej navedene osebne podatke lahko uporabljamo za naslednje namene:

• upravljanje človeških virov, vključno z upravljanjem organizacije in osebja ter delovnih ur, izboljšanje in ohranjanje učinkovitega vodenja osebja, analiziranje notranje delovne sile, poročanje in načrtovanje;

• upravljanje premestitev zaposlenih iz različnih podružnic ter načrtovanje nasledstva;

• vodenje izplačila plač, nadomestil in ugodnosti, vključno z zagotavljanjem ugodnosti za zaposlene in vodenje evidenc plač, nadomestil, ki vključujejo intelektualno lastnino, dodatkov, ugodnosti, zavarovanj, pokojnin in ocen uspešnosti;

• upravljanje in pridobivanje talentov, vključno z zaposlovanjem, ocenjevanje primernosti in delovnih zmožnosti, preverjanje preteklosti in potrjevanje usposobljenosti, pridobivanje in zagotavljanje referenc;

• upravljanje učenja in razvoja, vključno s certifikati, ocenami usposabljanja zaposlenih in uspešnosti ter anketami o zadovoljstvu zaposlenih;

• postopki, povezani s prihodi in odhodi, vključno z notranjimi premestitvami in prekinitvami pogodb;

• upravljanje odsotnosti zaradi bolezni in drugega dopusta ter počitnic;

• notranji programi s področja zdravja in varnosti, vključno z evidencami o zdravju, varnosti in nesrečah ali poročanjem in upravljanjem kakovosti procesov;

• upravljanje potovanj in stroškov ter organiziranje službenih potovanj, vključno z nadzorom oseb, ki potujejo, z namenom zagotavljanja podpore v varnostnih ali zdravstvenih nujnih primerih; zagotavljanje varnosti med potovanjem, zdravstveno in varnostno usposabljanje ter prostovoljna pomoč pri zagotavljanju podpore v zvezi z varnostjo v nujnih primerih;

• izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje posebnih pravic iz delovnega prava in prava socialne varnosti ali kolektivne pogodbe;

• notranja in zunanja komunikacija organizacije ABB in predstavitev podjetja ABB, vključno s poslovnim registrom in dodelitvijo pooblastil odvetnikov;

• organiziranje dogodkov podjetja ABB in dokumentiranje teh dogodkov, vključno z upravljanjem in organiziranjem notranjih kampanj, dogodkov in srečanj, ki niso povezani z marketingom;

• upravljanje sredstev podjetja ABB, vključno s fotografijami in videi, na katerih so zaposleni ali drugi posamezniki in so na voljo za prenos na intranetu ali spletnem mestu podjetja ABB itd.;

• finančne storitve in skupne računovodske storitve, ki zagotavljajo evidenco za poročanje, storitve od naročila do računa in storitve elektronskega obvladovanja procesa nabave in likvidacije prejetih računov;

• reorganizacija, nakup in prodaja aktivnosti, poslovnih enot in podjetij;

• poslovno poročanje, statistika in analitika;

• skladnost aktivnosti zaposlenih na delovnem mestu na področju nadzora in revizije s korporativnimi pravilniki podjetja ABB, pogodbenimi obveznostmi in pravnimi zahtevami, vključno z disciplinskimi ukrepi;

• izvajanje revizij, kontrol in regulativnih preverjanj za izpolnitev obveznosti do regulatorjev;

• upravljanje, tveganje in skladnost, vključno s skladnostjo z zakoni, zahtevami organov kazenskega pregona, sodnih in regulativnih organov (npr. za postopek preverjanje istovetnosti strank »Poznaj svojo stranko« ali za namene nadziranja preprečevanja pranja denarja), skladnost s predpisi na področju carin in globalnega trgovanja, obveznosti glede navzkrižja interesov ter varnosti in preprečevanje, odkrivanje, preiskovanje in saniranje kriminalnih dejavnosti, prevar ali prepovedanih dejavnosti ali za drugačno zaščito zakonskih pravic in za uveljavljanje, izvajanje in utemeljitev pravnih zahtevkov;

• upravljanje odnosov s strankami, obdelava naročil strank in zagotavljanje podpore strankam, obdelavo, vrednotenje in odgovarjanje na zahteve in povpraševanja;

• upravljanje dobaviteljev, pogodbenikov, svetovalcev in drugih strokovnjakov, vključno s stiki, obdelavo in izpolnjevanjem nabav in računov ter upravljanjem življenjskega cikla pogodb;

• uporaba delovne uspešnosti in produktov ter za sklicevanje na dokumente, kot so risbe, dobavnice, prodajni nalogi, računi, poročila;

• dostop do nadzornega sistema za zagotavljanje elektronsko nadziranega vstopa ali izstopa za pooblaščene posameznike na lokacije, ki imajo omejen dostop, in evidentiranje osebja na lokaciji v nujnih primerih;

• zaznavanje vdorov, vključno z nadziranjem ogroženih predelov, območij ter notranjih varnostnih točk in dodatnimi nadzornimi monitorji za vzdrževanje lokacije/avtomatiziranih sistemov, ki ga opravlja tretja stran;

• ohranjanje in zaščita varnosti produktov, obratov, storitev, sistemov, omrežij, računalnikov in informacij, preprečevanje in odkrivanje varnostnih groženj, prevar ali drugih kriminalnih ali zlonamernih aktivnosti in zagotavljanje neprekinjenosti poslovanja; in

• upravljanje IT-virov, vključno z upravljanjem infrastrukture, kar vključuje tudi varnostne kopije podatkov, podporo informacijskih sistemov in storitvenih operacij za upravljanje aplikacij, podporo za končne uporabnike, testiranje, vzdrževanje, varnost (odzivanje v primeru incidentov, tveganja, ranljivosti, kršitev), upravljanje matičnih podatkov in delovnega mesta, vključno z upravljanjem uporabniških računov, dodelitvijo licenc za programsko opremo, testiranjem varnosti in uspešnosti ter neprekinjenosti poslovanja.

Od vas zbiramo samo osebne podatke, ki jih potrebujemo za zgoraj opisane namene. Določeni osebni podatki, ki jih zberemo od vas, so povezani z vašimi najbližjimi sorodniki in stiki za nujne primere. V tem primeru morate takšne osebe o tej izjavi obvestiti.

Če delate na lokaciji tretje strani (na primer na lokaciji ali v objektu stranke podjetja ABB), mora morda ta tretja stran obdelovati vaše osebne podatke za svoje namene v vlogi upravljavca podatkov. V teh primerih boste prejeli, lahko pa tudi zahtevate ločeno izjavo o varstvu zasebnosti od zadevnega upravljavca.

Kaj se zgodi, če nam ne zagotovite informacij, za katere smo vas prosili?

Če zadevajo postopke obdelave, povezane z vašo zaposlitvijo (kot je opisano zgoraj), vas podjetje ABB brez določenih osebnih podatkov ne bo moglo ustrezno zaposliti, vi pa morda ne boste mogli uveljavljati svojih pravic. Čeprav vam ne moremo zapovedati, da delite svoje osebne podatke z nami, upoštevajte, da ima lahko nasprotno ravnanje negativne posledice za vašo zaposlitev, na primer nezmožnost uveljavljanja vaših zakonsko zagotovljenih pravic ali celo nadaljevanja vaše zaposlitve. Ko vas bomo zaprosili za osebne podatke, povezane z vami, bomo navedli, katere osebne podatke potrebujemo in katere lahko posredujete prostovoljno.

5. Pravna podlaga, na katero se opiramo:

Za uporabo vaših osebnih podatkov za zgoraj opisane namene (v 4. poglavju) se opiramo na naslednjo pravno podlago, kot je smiselno:

• Vaše osebne podatke obdelujemo za namen izpolnitve obveznosti iz vaše pogodbe o zaposlitvi, ki ste jo sklenili z nami, in podobnih kolektivnih pogodbah o zaposlitvi ali kot del predpogodbenih ukrepov za sklenitev pogodbe o zaposlitvi in povezanih pogodb.

• V nekaterih primerih se opiramo na naše zakonite interese za obdelavo vaših osebnih podatkov, če nad tem ne prevladajo vaši interesi glede zasebnosti. Takšni interesi lahko vključujejo: 

• onadzor (na primer preko IT-sistemov), preiskovanje in zagotavljanje skladnosti s pravnimi, regulativnimi, standardnimi in notranjimi zahtevami in pravilniki podjetja ABB;

•  nonadzor (na primer preko IT-sistemov), preiskovanje in zagotavljanje skladnosti s pravnimi, regulativnimi, standardnimi in notranjimi zahtevami in pravilniki podjetja ABB;

• preprečevanje prevar in kriminalne dejavnosti, vključno s preiskovanjem takšne dejavnosti ter zlorabo sredstev, produktov in storitev podjetja ABB, kot je nujno potrebno in sorazmerno za zagotavljanje varnosti omrežja in informacij; in

• prenašanje osebnih podatkov znotraj skupine ABB za notranje administrativne namene, kot je to potrebno, na primer za nudenje centraliziranih storitev.

Kopijo naše ocene našega zakonitega interesa za obdelavo vaših osebnih podatkov lahko dobite z oddajo zahtevka na naslovu www.abb.com/privacy.

• V nekaterih primerih vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi zakonsko predpisanih zahtev, na primer na podlagi zakonodaje s področja dela in socialne varnosti, dodatkov, davčnih obveznosti ali obveznosti glede poročanja, obveznosti glede sodelovanja z organi ali zakonsko predpisanih obdobij hrambe za izpolnitev naših pogodbenih obveznosti v vlogi delodajalca.

• V izjemnih primerih vas lahko za privolitev prosimo med zbiranjem osebnih podatkov, na primer fotografiranjem, pripravi komunikacijskega gradiva in dogodki. Če vas bomo zaprosili za privolitev za uporabo vaših osebnih podatkov za specifičen namen, vas bomo spomnili, da lahko privolitev kadar koli prekličete, prav tako pa vam bomo povedali, kako lahko to storite.

Kar zadeva posebne kategorije osebnih podatkov, bomo takšne podatke obdelovali samo skladno z veljavno zakonodajo in:

• z vašo izrecno privolitvijo za specifične aktivnosti skladno z veljavno zakonodajo;
  

• kadar je to potrebno za uveljavljanje pravic na podlagi vaše zaposlitve, zakonodaje s področja socialne varnosti ali socialnega varstva ali kot dovoljuje kolektivna pogodba ali za preventivno medicino in medicino dela in/ali oceno delovnih sposobnosti; ali

• kadar je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje in utemeljevanje pravnih zahtevkov.

Kar zadeva osebne podatke, povezane s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji, bomo takšne podatke obdelovali samo, kadar to dovoljuje veljavna (lokalna) zakonodaja.

6. Strani, s katerimi delimo vaše osebne podatke (znotraj in zunaj EU in EGP ali zunaj države, v kateri se nahaja vaš delodajalec)

Vaše osebne podatke delimo z drugimi podružnicami podjetja ABB ali tretjimi stranmi samo, ko je to potrebno za namene, opisane v spodnji tabeli. Kadar vaše osebne podatke delimo s podružnico ali tretjo stranjo, tako da so ti preneseni ali postanejo dostopni zunaj Evropske unije (EU) ali Evropskega gospodarskega prostora (EGP) ali zunaj države, v kateri se nahaja vaš delodajalec, bomo pri tem za zaščito vaših osebnih podatkov vedno uporabili ustrezne zaščitne ukrepe. Primeri teh zaščitnih ukrepov so odločitev o ustreznosti Evropske komisije (več lahko preberete tukaj), standardna pogodbena določila (več lahko preberete tukaj), certifikacijska oznaka zasebnostnega ščita (več lahko preberete tukaj) in zavezujoča korporativna pravila, ki so jih sprejeli nekateri od naših dobaviteljev (več lahko prebete tukaj). Za prenos podatkov iz EU, EGP in države, v kateri se nahaja vaš delodajalec, smo za zaščito vaših osebnih podatkov sprejeli dodatne ukrepe. Če si želite ogledati zaščitne ukrepe, ki smo jih sprejeli, oddajte zahtevek na naslovu www.abb.com/privacy.

Kopijo zaščitnih ukrepov, ki jih uporabljamo za zaščito vaših osebnih podatkov, lahko dobite z oddajo zahtevka na naslovu www.abb.com/privacy.

7. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Podjetje ABB mora po zavezujoči zakonodaji osebne podatke hraniti minimalno obdobje. Na primer: pogodbe o zaposlitvi, informacije o izplačilu plač in odškodninah je treba hraniti vsaj tako dolgo, kot to določa lokalna zakonodaja o družbah in davčna zakonodaja.

Hkrati veljavni zakoni s področja varstva podatkov zahtevajo, da osebnih podatkov ne hranimo v obliki, v kateri bi jih bilo mogoče prepoznati, dlje, kot je to potrebno za namen, za katerega se osebni podatki obdelujejo. Z vzpostavitvijo IT-aplikacij in pravilnikov zagotavljamo, da se vaši osebni podatki izbrišejo, ko jih ne potrebujemo več.

Obdobja hrambe za informacije, ki jih hranimo, je mogoče najti v naši Direktivi za upravljanje evidenc GD/LI-44 ali v vaši lokalni direktivi za upravljanje evidenc. Ko se ustrezno obdobje hrambe izteče, bomo vaše osebne podatke varno izbrisali ali anonimizirali, razen če obstajajo posebne okoliščine, ki od nas zahtevajo, da hranimo takšne osebne podatke, npr. pravne ali regulativne obveznosti, ali jih hranimo za namen reševanja morebitnih sporov.

Za več informacij o specifičnih obdobjih hrambe, ki veljajo za vaše osebne podatke, oddajte zahtevek na naslovu www.abb.com/privacy.

8. Varnost in nadziranje sistemov in spletnih mest podjetja ABB

Podjetje ABB jemlje varnost svojih podatkov zelo resno, vključno z vašimi informacijami in digitalnimi poslovnimi sredstvi podjetja ABB. Podjetje ABB to razume kot skupno odgovornost, pri kateri izvaja ustrezne korake za zavarovanje teh podatkov in enako pričakuje od svojih zaposlenih. Več o naših varnostnih ukrepih in vaših odgovornostih lahko preberete v Pravilniku o varnosti za končne uporabnike.

Nadziranje sistemov podjetja ABB

Informacije o uporabi sistemov podjetja ABB, vključno s telefonom (mobilnim in stacionarnim) in računalniškimi sistemi (vključno z dostopom do e-pošte in interneta) ter vsej osebni uporabi, se zbirajo in spremljajo ter uporabijo, če je to potrebno za varnost sistema podjetja ABB ter skladno s pravilnikom o varnosti skupine ABB in veljavno zakonodajo. Če dostopate do storitev z uporabo gesel in uporabniških imen na IT komunikacijskih sistemih podjetja ABB, to morda pomeni, da lahko podjetje ABB dostopa do vaših podatkov za dostop.

Nadzor se izvaja samo in v dovoljenem obsegu ali kot zahteva zakonodaja ter je potrebno in upravičeno za poslovne namene. Dobljene dnevniške datoteke se bodo hranile minimalno obdobje, skladno s 7. razdelkom. To je potrebno zaradi omogočanja odkrivanja primerov poskusov zlorabe in drugih varnostnih dogodkov ter zaradi razpoložljivosti informacij, ki bi lahko bile v pomoč pri morebitni nadaljnji preiskavi in nadaljnjih ukrepih. Do obsega, ki ga dovoljujejo zakonodaja in notranji pravilniki, je mogoče ukrepati v okviru disciplinskega ukrepa.

Po potrebi se lahko takšne informacije izročijo policiji ali drugim organom kazenskega pregona. Preiskave in razkritje informacij ustreznim organom bo izvedeno samo do obsega, ki ga dovoljuje zakonodaja. 

9. Vaše pravice glede varstva podatkov

Glede informacij o sebi imate določene pravice.