Obaveštenje o privatnosti zaposlenih

1. Uvod 

Ovo obaveštenje o privatnosti zaposlenih („Obaveštenje”) primenjuje se na ABB grupu kompanija, odnosno na kompaniju ABB do.o.o i svaku organizaciju u kojoj kompanija ABB d.o.o., neposredno ili posredno, ima većinsko vlasništvo ili kontroliše većinu prava glasa. ABB kompanija koja je vaš poslodavac (oslovljava se kao „ABB” ili „mi”) zadužena je za obradu vaših podataka o ličnosti i kontroliše način primene, u skladu sa ovim Obaveštenjem.  

U kompaniji ABB poštovanje vaših prava na zaštitu podataka predstavlja najviši prioritet. Ovo Objašnjenje predočava kako mi koristimo vaše podatke o ličnosti i koja prava imate po pitanju svojih podataka o ličnosti.  

2. Ko je zadužen za obradu vaših podataka o ličnosti? 

ABB d.o.o. i njene kompanije zavisna društva zaduženi su za vaše podatke o ličnosti. Za primenljive zakone zaštite privatnosti i podataka, primarni rukovalac vaših podataka je kompanija zavisno društvo grupe ABB koja je vaš trenutni (ili bivši) poslodavac. Druge kompanije zavisna društva grupe ABB takođe mogu da dobiju i obrađuju vaše podatke o ličnosti, u ulozi rukovaoca ili obrađivača, a ovo Obaveštenje se podjednako primenjuje na njih. 

3. Vrste informacija koje prikupljamo i koristimo? 

Prikupljamo i koristimo podatke o ličnosti koji se odnose na vas u vezi sa vašim zaposlenjem u grupi ABB. Možemo da prikupljamo sledeće kategorije podataka o ličnosti: 

• Podaci o ličnosti i identifikacioni podaci poput imena i prezimena, lične i poslovne adrese, ličnog i poslovnog broja telefona, lične i poslovne e-adrese ili bilo kojih drugih podataka za kontakt, datuma i države rođenja. 

• Podaci o ličnosti u vezi sa porodicom i društvenim okolnostima poput pola, godina starosti, bračnog i porodičnog statusa (takođe uključujući ime i prezime i podatke za kontakt najbližeg člana porodice). 

• Podaci o ličnosti u vezi sa zaposlenjem poput broja, potpisa, statusa zaposlenosti, broja poreskog osiguranja i poreskog broja, broja osiguranja, države prebivališta, nacionalnosti, fotografije, kontakata za hitne slučajeve i podataka iz pasoša, radne i boravišne dozvole, imigracionog statusa i informacija o turističkoj vizi. 

• Kvalifikacije kao što su kvalifikacije i sertifikati uključujući trenutne i prethodne položaje, obrazovanje i kurseve obuke, radna biografija / CV, dokaz o obrazovanju i poslovnim dostignućima, u nekim slučajevima: podaci za kontakt davalaca preporuka i rezultati procena sposobnosti i procene putem intervjua / povratne informacije. 

• Informacije o opisu radnog mesta i radna metrika kao što su položaj, zvanje, ugovor o zaposlenju, ID platnog spiska, direktni rukovodilac, opseg posla, istorija učinka, status zaposlenosti, informacije o odsustvu, evidencija radnih sati, zapisi o obuci, ciljevi učinka i razvojni ciljevi. U nekim slučajevima takođe možemo da zabeležimo rezultate procena sposobnosti, bezbednosne izveštaje i incidente, stručne povratne informacije. 

• Informacije povezane sa kompenzacijom, premijama, beneficijama i troškovima kao što su podaci o plati, podaci o platnom spisku, broj penzionog plana i doprinosi, beneficije koje se ne tiču plate, bonus, kompenzacija, opcije za akcije, izdržavana lica, korisnici ili nominacija za zdravstvenu zaštitu, bankovni izvodi, potraživanje troškova i priznanice, detalji o bankovnom računu, podaci sa kreditne kartice, telefonski troškovi i podaci o osiguranju. 

• Podaci i informacije za elektronsku identifikaciju (kad zaposleni ima pristup ili na njega utiču dati sistemi ili aplikacije) poput evidencija pristupa, IT i upotrebe interneta, identifikatora uređaja (ID mobilnog uređaja, ID računara itd.), akreditivi registracije i prijave, IP adresa, podaci praćenja i analitički podaci, zapisi (npr. glasovna pošta / snimci poziva), objave na korporativnim platformama (npr. Yammer), podaci za povraćaj lozinke, informacije dobijene putem IT bezbednosnih alata. 

• Finansijski i drugi detalji kao što su informacije o nalogu, provera kreditne sposobnosti, podaci o isplati i transakcije, informacije o istrazi i istorija disciplinskih postupaka. 

• Drugi podaci o ličnosti (koji mogu da uključuju posebne kategorije informacija kao što je navedeno u nastavku), naime, kada vi ili drugi (npr. vaše kolege) mogu da registruju ove podatke na ili u našim sistemima, programima i aplikaciji kao što su poslovni dokumenti koji sadrže podatke o ličnosti (npr. upiti, pitanja, žalbe, porudžbine i povezani zapisi; e-pisma; izveštaji; ugovori; prezentacije, beleške; radni proizvodi), fotografije, slike i/ili video-zapise. 

Dolenavedeni tipovi podataka o ličnosti samo se prikupljaju i obrađuju, ukoliko je to uopšte slučaj, u skladu sa primenljivim lokalnim zakonima u vašoj državi prebivališta.  

• Posebne kategorije podataka o ličnosti kao što su: 

  • članstvo u religijskoj zajednici (npr. ako je neophodno za svrhe poreza); 

  • zdravstveni i medicinski podaci, uključujući status invaliditeta, posebne radne uslove (poput korišćenja stola za stajanje) i medicinska sredstva koja su potrebna u radnim prostorijama, podaci o povredi i bolesti u vezi sa poslom, podaci za podršku u hitnom slučaju na putovanju (krvna grupa, istorija bolesti, alergije); 

  • rasna ili etnička pripadnost (npr. kada se to koristi za svrhe diverziteta);  

  • u nekim slučajevima: članstvo u sindikatu, politički stavovi i seksualni život i seksualna opredeljenost (npr. kada se to koristi za istraživanja neravnopravnog tretmana). 

• Podaci o krivičnim presudama i prekršajima kao podaci o kriminalnom dosijeu i informacije o listi sankcija u meri koja je neophodna za svrhe provere kriminalnog dosijea i principima dužnosti Upoznajte se sa svojim klijentom („KYC”) i Borba protiv pranja novca („AML”).  

• U meri koja je neophodna za ispunjavanje naših obaveza, podaci dobijeni iz javno dostupnih izvora ili koje legitimno prenose druge treće strane (npr. kreditna agencija) kao što su podaci u javnim poslovnim društvenim medijima (npr. LinkedIn), podaci o osnovnim proverama. 

U slučaju da želite da dobijete informacije o posebnoj aktivnosti provere podataka o ličnosti, to možete da zatražite slanjem zahteva na adresu www.abb.com/privacy. 

4. Zašto koristimo vaše podatke o ličnosti?  

Možemo da koristimo vaše podatke o ličnosti kao što je iznad navedeno za sledeće svrhe:  

• uprava odeljenja za ljudske resurse uključujući administraciju organizacije i ličnu administraciju, upravljanje radnim satima, usavršavanje i održavanje efikasne administracije osoblja, analiza radne snage, izveštavanje i planiranje; 

• upravljanje transferom osoblja iz različitih povezanih društava i planiranje razvoja; 

• platni spisak, upravljanje kompenzacijom i beneficijama uključujući obezbeđivanje beneficija osoblja i održavanje plate, kompenzacije uključujući intelektualnu svojinu, premije, beneficije, osiguranja, penzije i pregledi učinka; 

• upravljanje talentom i akvizicija uključujući regrutovanje, procena prikladnosti i radni kapacitet, osnovne provere i provera kvalifikacija, dobijanje i obezbeđivanje referenci; 

• upravljanje učenjem i razvojem uključujući sertifikate, osoblje za obuku i obavljanje procena i anketa o zadovoljstvu zaposlenih; 

• procesi povezani sa priključivanjem i napuštanjem uključujući interne korake i prekide; 

• upravljanje odsustvom zbog bolovanja, drugih razloga i godišnjeg odmora; 

• interni programi zdravstva i bezbednosti uključujući zdravlje i bezbednost i evidenciju o nezgodama ili izveštavanje i upravljanje kvalitetom procesa; 

• upravljanje putovanjem i troškovima i organizacija poslovnih putovanja uključujući nadzor putnika da bise obezbedila podrška tokom bezbednosnih ili medicinskih hitnih slučajeva; obezbeđivanje putne bezbednosti, obuke o zdravlju i volonterska pomoć u pružanju podrške bezbednosti tokom hitnih slučajeva; 

• ispunjavanje obaveza i ostvarivanje posebnih prava u oblasti zakona o zaposlenju i socijalnom osiguranju ili kolektivnog ugovora; 

• interna i eksterna komunikacija organizacije grupe ABB i zastupanje grupe ABB uključujući privredni registar i dodeljivanje punomoćja advokata; 

• organizovanje događaja grupe ABB i dokumentovanje takvih događaja, uključujući upravljanje i organizovanje internih kampanja koje nisu povezane sa marketingom, događaja i sastanaka; 

• upravljanje resursima grupe ABB uključujući slike i video-sadržaje koji prikazuju zaposlene ili druge pojedince koji su dostupni za preuzimanje na ABB intranetu, ABB veb-sajtu itd.; 

• finansije i usluge zajedničkog računovodstva koje obezbeđuju usluge „od zapisa do evidencije”, „od porudžbine do isplate” i „od kupovine do plaćanja”; 

• reorganizacija, preuzimanje i prodaja aktivnosti, poslovnih jedinica i kompanija; 

• poslovno izveštavanje, statistika i analitika; 

• nadzor i provera usaglašenosti aktivnosti zaposlenih na radnom mestu sa korporativnim politikama, ugovornim obavezama i pravnim zahtevima grupe ABB, uključujući disciplinske mere; 

• sprovođenje revizija, pregleda i regulatornih provera da bi se ispunile dužnosti regulatora; 

• upravljanje, rizik i usaglašenost, uključujući usaglašenost sa zakonima, sprovođenje zakona, zahtevi sudskih i regulatornih tela (npr. za proces provere identiteta klijenata, svrhe nadzora koje se nazivaju „Upoznajte se sa svojim klijentom” („KYC”) / Borba protiv pranja novca („AML”), usaglašenost sa carinom i globalnom trgovinom, sukob interesa i dužnosti po pitanju bezbednosti) i prevencija, otkrivanje, ispitivanje i remedijacije kriminala i prevare ili zabranjenih aktivnosti ili za drugi vid zaštite zakonskih prava i za uspostavljanje, ostvarivanje ili odbranu pravnih zahteva; 

• upravljanje odnosom klijenta, obrada porudžbina klijenata i obezbeđivanje korisničke podrške, obrada, procena i odgovaranje na zahteve i upite;  

• upravljanje dobavljačima, preduzimačima, savetnicima i drugim stručnjacima uključujući kontaktnu interakciju, obradu i ispunjavanje kupovina i faktura, kao i upravljanje životnim ciklusom ugovora; 

• korišćenje radnog učinka i proizvoda i za reference dokumenata kao što su crteži, porudžbine, nalozi prodaje, fakture, izveštaji;  

• sistem za kontrolu pristupa koji obezbeđuje elektronski kontrolisan ulazak i/ili izlazak za ovlašćena lica za lokacije koje imaju ograničenje pristupa i registrovanje osoblja na lokaciji u hitnim slučajevima; 

• otkrivanje upada uključujući nadzor 3. strane po pitanju stavki prinude, opsega, interne bezbednosti i pomoćnih nadzornih monitora za održavanje lokacije / automatizovanih sistema; 

• održavanje i zaštita bezbednosti proizvoda, postrojenja, usluga, sistema, mreža, računara i informacija, sprečavanje i otkrivanje bezbednosnih pretnji, prevare ili drugih kriminalnih ili zlonamernih aktivnosti i obezbeđivanje kontinuiteta poslovanja; i 

• upravljanje IT resursima, uključujući upravljanje infrastrukturom uključujući izradu rezervne kopije podataka, podršku informacionih sistema i servisne operacije za održavanje aplikacija, podršku krajnjih korisnika, testiranje, održavanje, bezbednost (odgovor na incident, rizik, nezaštićenost, odgovor na kršenje), glavne podatke i radno mesto uključujući upravljanje korisničkim nalozima, dodelu licenci za softvere, testiranje bezbednosti i učinka i kontinuitet poslovanja. 

Od vas prikupljamo samo podatke o ličnosti koji su nam potrebni za gore opisane svrhe. Određeni podaci o ličnosti o vama odnose se na vašeg najbližeg člana porodice i kontakte za hitne slučajeve. U tim slučajevima od vas se traži da obavestite data lica o ovom Obaveštenju. 

U slučaju da radite na lokaciji treće strane (na primer lokacija ili postrojenje klijenta grupe ABB), data treća strana možda će morati da obradi vaše podatke o ličnosti za svoje svrhe u ulozi rukovaoca podacima. U tim slučajevima dobijate ili možete da zatražite zasebno obaveštenje o privatnosti od odgovarajućeg rukovaoca podacima. 

Šta se dešava ako nam ne obezbedite informacije koje smo zatražili? 

Kada se radi o operacijama obrade u vezi sa vašim zaposlenjem (kao što je iznad opisano), grupa ABB ne može da vas na odgovarajući način angažuje bez određenih podataka o ličnosti i možda nećete moći da ostvarite svoja prava kao zaposleni, ako ne priložite zatražene podatke o ličnosti. Iako ne možemo da vam naredimo da podelite svoje podatke o ličnosti sa nama, imajte u vidu da to može da ima posledice koje mogu da utiču na vaše zaposlenje na negativan način, kao što je nemogućnost ostvarivanja zakonskih prava ili čak nastavka zaposlenja. Uvek kada se od vas zatraži da nam priložite bilo koje podatke o ličnosti povezane sa vama, naznačićemo koji podaci o ličnosti su potrebni, a koji podaci o ličnosti mogu da se prilože po sopstvenom nahođenju.  

5. Pravni osnov na koji se oslanjamo 

Za upotrebu vaših podataka o ličnosti za gorenavedene svrhe (u odeljku 4), oslanjamo se na sledeće pravne osnove, ukoliko su primenljivi: 

• Obrađujemo vaše podatke o ličnosti zbog ispunjavanja dužnosti u vašem ugovoru o zaposlenju sa nama i sličnim kolektivnim ugovorima o zaposlenju, ili u sklopu predugovornih mera za uspostavljanje ugovora o zaposlenju i povezanih ugovora;  

• U nekim slučajevima oslanjamo se na svoje legitimne interese za obradu vaših podataka o ličnosti pod uslovom da se to ne premošćuje vašim ličnim interesima po pitanju privatnosti. Takvi interesi mogu da uključuju: 

  • nadzor (na primer putem IT sistema), ispitivanje i obezbeđivanje usaglašenosti sa pravnim, regulatornim, standardnim i internim zahtevima i politikama grupe ABB; 

  • sprečavanje prevare i kriminalne aktivnosti uključujući istrage takvih oblika aktivnosti, zloupotrebu resursa, proizvoda i usluga grupe ABB, i u skladu sa onim što je strogo neophodno i srazmerno za obezbeđivanje bezbednosti mreže i informacija; i 

  • prenošenje podataka o ličnosti u sklopu grupe ABB za interne administrativne svrhe po potrebi, na primer za obezbeđivanje centralizovanih usluga. 

Možete da dobijete primerak naše procene po pitanju naših legitimnih interesa za obradu vaših podataka o ličnosti slanjem zahteva na adresu www.abb.com/privacy. 

• U nekim slučajevima obrađujemo vaše podatke o ličnosti na osnovu zakonskih zahteva, na primer, na osnovu zakona o radu i socijalnom osiguranju, premija, poreskih obaveza i obaveza koje se tiču izveštavanja, obaveza saradnje sa nadležnim organima ili zakonskih perioda zadržavanja sa ciljem ispunjavanja naših ugovornih obaveza u ulozi poslodavca; 

• U izuzetnim okolnostima možemo da zatražimo vaš pristanak u trenutku prikupljanja podataka o ličnosti, na primer fotografija, komunikacijskih materijala i događaja. Ako od vas zatražimo pristanak da bismo koristili vaše podatke o ličnosti za određenu svrhu, podsetićemo vas da imate pravo da povučete svoj pristanak u bilo kom trenutku i obavestićemo vas kako to možete da obavite.  

Po pitanju posebnih kategorija podataka o ličnosti, obrađivaćemo takvu vrstu podataka u skladu sa primenljivim zakonom i: 

• uz vaš izričit pristanak za posebne aktivnosti u skladu sa primenljivim zakonom; 
  

• po potrebi za ostvarivanje prava na osnovu zaposlenja, zakona o socijalnom osiguranju i socijalnoj zaštiti ili u skladu sa ovlašćenjem na osnovu kolektivnog ugovora, ili za preventivnu ili medicinu rada ili procenu radne sposobnosti; ili 

• po potrebi za uspostavljanje, ostvarivanje i odbranu pravnih zahteva.  

Po pitanju podataka o ličnosti koji se tiču krivičnih presuda i prekršaja, takve podatke ćemo obrađivati samo kada takvu vrstu obrade dopušta primenljivi (lokalni) zakon. 

6. Strane sa kojima delimo vaše podatke o ličnosti (unutar Evropske unije i EEP i izvan njih ili izvan države u kojoj se vaš poslodavac nalazi) 

Vaše podatke o ličnosti delimo samo sa drugim povezanim društvima kompanije ABB ili trećim stranama po potrebi u svrhe opisane u tabeli u nastavku. U slučajevima kada vaše podatke o ličnosti delimo sa povezanim društvom ili trećom stranom prilikom čega oni prenose podatke ili se tim podacima omogućava pristup van Evropske unije („EU”) i Evropskog ekonomskog prostora („EEP”) ili izvan države u kojoj se vaš poslodavac nalazi, uvek imamo odgovarajuće zaštite da bismo zaštitili vaše podatke o ličnosti. Primeri ovih zaštita su odgovarajuće odluke Evropske komisije (više o tome pročitajte ovde), Standardne ugovorne klauzule (više o tome pročitajte ovde), Potvrda o zaštiti privatnosti (više o tome pročitajte ovde) i Obavezna korporativna pravila koja su neki od naših dobavljača usvojili (više o tome pročitajte ovde). Preduzeli smo dodatne mere za prenos podataka iz Evropske unije, EEP i izvan države u kojoj se vaš poslodavac nalazi da bismo zaštitili vaše podatke o ličnosti. Ako želite da vidite pregled zaštita koje postoje, pošaljite zahtev na adresi www.abb.com/privacy. 

Možete da dobijete primerak zaštita koje koristimo da bismo zaštitili vaše podatke o ličnosti tako što ćete poslati zahtev na adresi www.abb.com/privacy.  

7. Koliko dugo čuvamo vaše podatke o ličnosti 

Na osnovu obaveznih zakona, kompanija ABB mora da čuva određene podatke o ličnosti tokom minimalnog perioda. Na primer, ugovori o zaposlenju, informacije o isplati plata i naknada treba da se čuvaju tokom minimalnog perioda na osnovu lokalnih korporativnih i poreskih zakona.  

U isto vreme, važeći zakoni o zaštiti podataka zahtevaju da ne čuvamo podatke o ličnosti u obliku u kom mogu da omoguće identifikaciju duže nego što je to potrebno za svrhu za koju se ti podaci o ličnosti obrađuju. Tokom podešavanja IT aplikacija i politika, osiguravamo da se vaši podaci o ličnosti brišu kada nam oni više nisu potrebni.  

Periodi čuvanja za informacije koje posedujemo mogu se pronaći u našoj Uredbi o upravljanju zapisima GD/LI-44 ili u lokalnoj uredbi o upravljanju zapisima. Nakon što važeći period čuvanja istekne, na bezbedan način ćemo izbrisati ili anonimizovati vaše podatke o ličnosti, osim u slučaju da postoje određene okolnosti na osnovu kojih smo u obavezi da sačuvamo te podatke o ličnosti, kao što su zakonske ili regulatorne obaveze ili da bismo rešili potencijalne sporove.  

Za više informacija u vezi sa specifičnim periodima čuvanja koji važe za vaše podatke o ličnosti, pošaljite zahtev na adresi www.abb.com/privacy.  

8. Bezbednost i nadzor sistema i lokacija kompanije ABB  

Kompanija ABB se veoma ozbiljno ophodi prema bezbednosti svojih podataka, uključujući vaše informacije i digitalne poslovne resurse kompanije ABB. Kompanija ABB to posmatra kao deljenu odgovornost, gde ona preduzima potrebne korake da bi zaštitila te podatke i gde ona očekuje da članovi osoblja čine isto. Više o našim merama bezbednosti i vašim odgovornostima možete pročitati u Politici bezbednosti krajnjeg korisnika. 

Nadzor sistema kompanije ABB 

Iz poslovnih razloga i da bi se održale mere IT bezbednosti, informacije o upotrebi sistema kompanije ABB, uključujući telefonske (mobilne i fiksne) i računarske sisteme (uključujući e-poštu i pristup internetu) i svaka njihova lična upotreba prikupljaju se i nadziru i koriste se kada je to potrebno za bezbednost sistema kompanije ABB i usaglašenost sa politikama iz grupe bezbednosti kompanije ABB i u skladu sa važećim zakonom. Ako pristupate uslugama upotrebom lozinki i korisničkih imena na IT i komunikacionim sistemima kompanije ABB, to može da znači da kompanija ABB može da vidi vaše podatke za pristup.  

Nadzor se obavlja samo ako i u meri koja je dozvoljena ili potrebna na osnovu zakona i samo ako je potrebno i opravdano u poslovne svrhe. Rezultujuće datoteke zapisa biće čuvane tokom minimalnog perioda u skladu sa odeljkom 7. To je potrebno zbog toga da bi mogli da se detektuju slučajevi pokušaja zloupotrebe i drugi bezbednosni događaji i zbog toga da informacije budu dostupne kao podrška svakoj naknadnoj istrazi i pratećim radnjama. U meri u kojoj je to dozvoljeno zakonom i internim politikama, radnje mogu da se preduzimaju na osnovu disciplinske procedure. 

Ako je potrebno, takve informacije mogu biti predate policiji ili drugim službama za sprovođenje zakona. Istrage i otkrivanje informacija odgovarajućim organima sprovodi se samo u meri dozvoljenoj zakonom. 

9. Vaša prava na zaštitu podataka