Meddelande avseende integritet och dataskydd vid rekryteringar

ABB tar dina dataskyddsrättigheter på största allvar. Detta meddelande förklarar varför och hur vi samlar in dina personuppgifter, hur vi behandlar sådana uppgifter och vilka rättigheter du har i fråga om dina personuppgifter.

Dina personuppgifter

ABB avser ABB Ltd och dess närstående bolag. Vid tillämpningen av tillämpliga dataskyddslagar ska den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter anses vara det ABB-dotterbolag hos vilket du söker en anställning. En lista med mer information om ABB:s dotterbolag hittar du genom att klicka här. Det här meddelandet gäller samtliga av dessa företag.

Vi har fått dina personuppgifter från ABB:s karriärsportal.

I vissa fall kommer vi även att behandla dina personuppgifter indirekt från tredje part som leverantörer av bakgrundskontroller, rekryteringsbyråer genom vilka du har sökt en tjänst och andra leverantörer av förvaltningstjänster.

I vissa fall kommer vi även att behandla de personuppgifter som finns tillgängliga på offentliga resurser som sociala nätverkstjänster för jobbsökning och företagsinriktade tjänster (som LinkedIn och Glassdoor) och arbetsmarknadsmässor.

Personuppgiftsansvarig

ABB:s personuppgiftsansvariga kan nås via följande e-postadress: privacy@abb.com.

Vilka uppgifter behöver vi?

Vi samlar in och använder personuppgifter i samband med ABB:s rekryteringsprocess. Vi kan välja att samla in följande typer av personuppgifter:

Uppgifter som identifierar en enskild person, som namn, kön, privatadress eller adress till arbetsplatsen, privat telefonnummer eller nummer till arbetsplatsen, en privat e-postadress eller andra kontaktuppgifter, födelseort, foto och medborgarskap och nationalitet.

Uppgifter om dina kompetenser och erfarenheter, såsom meriter och certifieringar, inklusive aktuell anställning och tidigare anställningar, utbildning och kurser, meritförteckning/cv samt bevis på utbildning och arbetserfarenhet. I vissa fall: kontaktuppgifter till arbetsreferenser och resultat av bedömningar av arbetsförmåga, återkoppling/kommentarer från utvärderingsintervjuer och alla andra personuppgifter som du väljer att delge oss vid en anställningsintervju.

Beroende på vilken tjänst det gäller kan vi komma att genomföra interna eller externa utvärderingar där vi samlar in ytterligare uppgifter, såsom information från arbetsutvecklingsbedömningar, utvärderingspoäng, inspelning/anteckningar från telefonintervjuer samt inspelningar/anteckningar från videointervjuer.

I vissa länder behöver vi behandla data kopplade till fackföreningsmedlemskap, religiösa eller filosofiska övertygelser eller uppgifter ur belastningsregistret (men bara där det krävs enligt gällande lag i landet eller för att säkra lika möjligheter och behandling av alla kandidater och anställda på ABB enligt gällande lag i landet). Om vi gör en bakgrundskontroll av dig som en del i rekryteringsprocessen kommer vi endast att behandla uppgifterna enligt tillämplig lag.

Nödvändiga uppgifter för att säkra ett anställningsavtal och onboardingprocessen för utvalda kandidater, såsom tillämpliga personliga identifieringsnummer (momsregistreringsnummer, passnummer, socialförsäkringsnummer, personnummer eller annan typ av personlig kod som är tillämplig i ditt hemland), uppgifter om närstående (namn på partner/make/maka, barn), underskrift, bankkontouppgifter, kontakt vid akutsituationer, försäkringsuppgifter, körkortsnummer, utbildningshandlingar, kläd- och skostorlek (om nödvändigt).

I vissa länder kan vi, i samband med onboardingprocessen, behöva behandla uppgifter relaterade till din etnicitet eller etniska ursprung (men bara där det krävs enligt gällande lag i landet eller för att säkra lika möjligheter och behandling av alla kandidater och anställda på ABB enligt gällande lag i landet). Inga kategorier av de personuppgifter som anges ovan kommer emellertid att behandlas om behandlingen strider mot tillämpliga bestämmelser och nationell lag.

Om du vill veta mer om vilken typ av personuppgifter som vi samlar in i ditt hemvistland kan du skicka en begäran om ytterligare information till privacy@abb.com

Varför behöver vi dem?

De personuppgifter som vi samlar in kommer att användas för följande syften:

• För din ansökan till en viss tjänst inom ABB eller ett joint venture (mellan ABB och tredje part) som vi behandlar som en del av uppfyllandet av våra förkontraktuella åtaganden vid upprättandet av anställningsavtal och relaterade avtal (för att kunna genomföra relevanta åtgärder innan ett anställningsval upprättas).
• Utvärderingen av din jobbansökan, baserat på ABB:s legitima intresse eller ett joint venture (mellan ABB och tredje part), grundar sig på att hitta den mest passande kandidaten för en ledig tjänst. ABB måste därför genomföra utvärderingar och intervjuer, vilket även är i ditt bästa intresse då det säkerställer att du hittar den anställning som är bäst lämpad för dig.
• Din ansökan gällande potentiell framtida rekryteringsmöjlighet inom ABB eller ett joint venture (mellan gemensamt företag kopplat till ABB och tredje part, med ditt samtycke.
• Om ett anställningsavtal ingås – att vidta nödvändiga åtgärder för att uppfylla den personuppgiftsansvariges skyldigheter enligt anställningsavtalet och tillämpliga bestämmelser, som att bekräfta att du uppfyller alla interna krav och lagkrav för tjänsten i fråga, verkställande och undertecknande av anställningsavtalet och andra anställningshandlingar, upprättande av nödvändiga konton i våra informationssystem, tillhandahållande av obligatoriska myndighetsmeddelanden, tillhandahållande av din arbetsuniform och skyddsutrustning om nödvändigt och genomförande av nödvändig onboarding för att tillhandahålla dig den utrustning, utbildning och information som krävs för den anställning som du rekryterats till.
• Om anställningsavtal ingås kan vi på begäran också behandla dina uppgifter enligt behov för avtalets funktion gällande vissa anställningsrelaterade tjänster (till exempel omplacering eller inhämtande av nödvändiga visum och arbetstillstånd).
• Utförande av revisioner, granskningar och kontroller av överensstämmelse för att övervaka rekryteringsprocessens kvalitet, inklusive överensstämmelse med ABB:s företagsprinciper och lagkrav, som svar på klagomål, behandling av relaterade frågor och utförande av eller svar på rättsliga anspråk, baserat på berättigat intresse för ABB eller gemensamma företag som ABB har med tredje part.

Du kan få en kopia av vår bedömning av vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter genom att besöka www.abb.com/privacy. För mer information om de syften som beskrivs ovan kan du lämna in en begäran till privacy@abb.com.

Vi samlar endast in personuppgifter från dig som vi behöver för dessa syften. Användningen av dina personuppgifter under ansökningsprocessen kommer att vara begränsad till de uppgifter som är absolut nödvändiga och behöver delas med anställda och tredje man och som är direkt kopplade till rekryteringsprocessen för en viss tjänst.

Din jobbansökan kan avslås om din profil är ofullständig och/eller inkorrekt. Korrekta personuppgifter, felfria kontaktuppgifter och en fullständig profil är ett krav för att vi ska kontakta dig och behandla din jobbansökan.

Vad gör vi med dina uppgifter?

Vi kommer endast att dela dina personuppgifter med anställda och tredje man som är direkt kopplade till rekryteringsprocessen. Vi delar dina personuppgifter med följande nära anslutna ABB-bolag och tredje man för följande syften som en del i databehandlingen:

Mottagarens namn eller kategori	Mottagarens plats	Syfte	Säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter
ABB Ltd (EU ABB-dotterbolag)	CH, Zürich	Lagring av personuppgifter på våra servrar.	Detta dotterbolag är baserat i Schweiz, som anses tillhandahålla tillräckligt skydd för personuppgifter enligt EU-kommissionens beslut
ABB-dotterbolag inom Europa	EU	Delar din jobbansökan med de dotterbolag som är direkt kopplade till rekryteringsprocessen för en viss tjänst och alla framtida rekryteringsprocesser baserat på ditt samtycke. Om ett anställningsavtal ingås kommer vi att behöva dela dina uppgifter med enheter som ansvarar för att upprätta nödvändiga konton i våra informationssystem samt att upprätthålla de servrar och system som används för att lagra och dela anställdas personuppgifter inom ramen för de syften som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande.	Detta dotterbolag är baserat utanför EU, som anses tillhandahålla tillräckligt skydd för dina personuppgifter.
ABB-dotterbolag utanför Europa	Utanför EU	Delar din jobbansökan med de dotterbolag som är direkt kopplade till rekryteringsprocessen för en viss tjänst och alla framtida rekryteringsprocesser baserat på ditt samtycke. Om ett anställningsavtal ingås kommer vi att behöva dela dina uppgifter med enheter som ansvarar för att upprätta nödvändiga konton i våra informationssystem samt att upprätthålla de servrar och system som används för att lagra och dela anställdas personuppgifter inom ramen för de syften som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande.	Dotterbolaget är en del av ABB-koncernen och mekanismen för en laglig överföring av uppgifter är EU-standardklausuler och bindande företagsbestämmelser när de träder i kraft
Tredje man inom EU (inklusive ABB:s företagspartner och gemensamma företag med tredje part, programvaruleverantörer, HR-utvärderare, juridiska byråer och statliga myndigheter)	EU	Delar din jobbansökan med tredje part, som har en direkt koppling till rekryteringsprocessen för möjliggörande av plattform för onlinerekrytering, rekrytering och bedömning av kandidater samt utfärdande av arbetstillstånd, visum och andra nödvändiga juridiska handlingar. Om ett anställningsavtal ingås kommer vi att behöva dela dina uppgifter med enheter som ansvarar för att ge dig tillträde till ABB:s lokaler och lämna in obligatoriska anmälningar till de statliga myndigheter som genomför läkarundersökningar av tilltänkta medarbetare och som genomför bakgrundskontroller eller kontrollerar referenser.	Denna tredje part har sin bas inom EU, som anses tillhandahålla tillräckligt skydd för dina personuppgifter.
Tredje man utanför EU (inklusive ABB:s företagspartner och gemensamma företag med tredje part, programvaruleverantörer, HR-utvärderare, juridiska byråer och statliga myndigheter)	Utanför EU	Delar din jobbansökan med tredje part, som har en direkt koppling till rekryteringsprocessen för möjliggörande av plattform för onlinerekrytering, rekrytering och bedömning av kandidater samt utfärdande av arbetstillstånd, visum och andra nödvändiga juridiska handlingar. Om ett anställningsavtal ingås kommer vi att behöva dela dina uppgifter med enheter som ansvarar för att ge dig tillträde till ABB:s lokaler och lämna in obligatoriska anmälningar till de statliga myndigheter som genomför läkarundersökningar av tilltänkta anställda och som genomför bakgrundskontroller eller kontrollerar referenser.	Denna tredje part är baserad utanför EU, vilket innebär att ett tillräckligt skydd för dina personuppgifter inte anses föreligga; den rättsliga mekanismen för överföring av uppgifter är därför EU-standardklausuler eller motsvarande.
Potentiella och aktuella förvärvare av ABB:s företag eller tillgångar	Inom och utanför EU	För utvärderingen av företaget eller tillgången i fråga eller genomförande av ombildning/sammanslagning av företagen.	I de fall den potentiella eller aktuella förvärvaren har sitt säte utanför EU, vilket innebär att ett tillräckligt skydd för dina personuppgifter inte anses föreligga, ska den rättsliga mekanismen för överföring av uppgifter anses vara EU-standardklausuler eller motsvarande.

Om det krävs kommer vi att dela dina personuppgifter med tredje man i det land där du sökt anställning eller med tredje man i andra länder om de är direkt kopplade till rekryteringsprocessen för den tjänst som du sökt. Det kan bli aktuellt om du söker en tjänst i ett annat land än ditt hemvistland. Anledningen till detta är utfärdandet och organiseringen av visum och arbetstillstånd.

Om du söker en tjänst utanför EU kommer dina uppgifter att överföras utanför EU till det land där den ansökta tjänsten finns. EU-kommissionen bedömer att detta land inte tillhandahåller ett tillräckligt skydd för dina personuppgifter varför vi använder EU-standardklausuler för att skydda dem.

Profilering och automatiserad behandling av dina uppgifter

Vi kan välja att använda automatiserade metoder för att fatta beslut utifrån dina personuppgifter. Dessa beslut ska grunda sig på kraven i jobbprofilen och på huruvida din erfarenhet och bakgrund uppfyller dessa krav eller inte. De möjliga resultaten och betydelsen av ett sådant automatiserat beslut är att din ansökan kan avslås om din profil inte uppfyller minimikraven i beskrivningen av tjänsten. Om vi har använt oss av automatiserade metoder har du rätt att kräva ett utlåtande av en människa eller att uttrycka din åsikt och bestrida beslutet genom att inlämna en begäran angående registrerades rättigheter till www.abb.com/privacy.

Vi kan även använda oss av automatiserade metoder för att analysera dina personuppgifter som har lämnats in på vår rekryteringsplattform och bygga upp profilen för våra kandidater (profilering). Profilen kommer att användas endast för att bedöma våra kandidater på ett enhetligt sätt och på så sätt säkerställa en rekryteringsprocess som är både mer konsekvent och rättvisare. Resultatet av profileringen är en extra hjälp för rekryteraren och används inte för att förutbestämma resultatet i rekryteringsprocessen.

Efter att du har inlämnat en ansökan har vi, vare sig du får anställningen eller inte, rätt att skicka en förfrågan till dig via e-post om att delta i en undersökning om rekryteringsprocessen. Din medverkan i denna undersökning är frivillig.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi kommer endast att behålla dina personuppgifter som vi får genom denna process så länge som våra legitima intressen är giltiga eller ditt samtycke tillåter. Även om vissa begränsade undantag kan förekomma på grund av lagkrav (såsom skatterätt eller handelslagar) kommer dina personuppgifter i allmänhet att behandlas i upp till 24 månader. Den här lagringsperioden startar varje gång du loggar in på ditt konto.

Om ett anställningsavtal ingås kommer vi att behandla dina personuppgifter under avtalets hela löptid.

Enligt viss bindande lagstiftning måste ABB lagra vissa personuppgifter under en bestämd minimiperiod. Anställningsavtal och uppgifter om utbetalning av löner och ersättningar är exempel på uppgifter som måste lagras under en viss minimiperiod baserat på inhemsk bolags- och skattelagstiftning.

Efter att lagringsperioden har löpt ut kommer dina personuppgifter att raderas.

För mer information om de särskilda lagringstider som gäller för dina personuppgifter kan du lämna in en begäran till www.abb.com/privacy.

Vilka är dina rättigheter?

Beroende på i vilken jurisdiktion du befinner dig och hur dina personuppgifter behandlas kan du ha följande rättigheter:

• korrigera eventuella fel i personuppgifterna eller uppdatera dem,
• åtkomst till dina personuppgifter eller få en kopia av de uppgifter om dig som vi har lagrade,
• få dina personuppgifter raderade om vi inte längre har rättslig grund att använda dem,
• överföra dina personuppgifter till en ny leverantör (om tillämpligt),
• invända mot behandling av dina personuppgifter baserat på berättigade intressen (förutsatt att våra anledningar till behandlingen inte väger tyngre än dess inverkan på dina personuppgiftsrättigheter),
• begränsa hur vi använder dina personuppgifter medan ett klagomål utreds, eller
• återta ett samtycke i de fall där vi har bett dig om ditt samtycke för att kunna behandla dina personuppgifter.

Du lämnar in din begäran till www.abb.com/privacy. Under vissa omständigheter kan vi behöva inskränka ovanstående rättigheter i allmänhetens intresse (till exempel för att förhindra eller upptäcka brott) och våra intressen (till exempel för att bibehålla våra rättsliga privilegier).

Om du vill inlämna ett klagomål mot hur vi har hanterat dina personuppgifter kan du kontakta ABB:s dataskyddsombud på privacy@abb.com eller skicka ditt klagomål till www.abb.com/privacy.

Om du inte är nöjd med vårt svar eller anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett olagligt sätt kan du även kontakta dataskyddsmyndigheten i det land där du arbetar eller bor, eller där du anser att ett brott mot dataskyddslagarna kan ha inträffat.

Anmäl dig till vår rekryteringssändlista

Vi skulle vilja använda din e-postadress för att skicka information till dig om lediga tjänster vid ABB som specifikt gäller sitt land och de områden du är intresserad av. Du kan avanmäla dig från nyhetsbrevet när som helst genom att klicka på länken ”Avanmälan”, som kommer att finnas i alla framtida meddelanden, eller genom att fylla i formuläret på www.abb.com/privacy.

Ytterligare information

Genom att skicka in din ansökan bekräftar du att dina personuppgifter i ansökan är korrekta och aktuella. Du bekräftar vidare att du har läst och förstår dessa sekretessregler och att du är medveten om att du genom att lämna in din ansökan samtycker till att vi får behandla dina personuppgifter i syfte att granska och utvärdera din jobbansökan (om ditt samtycke krävs) eller för att vidta åtgärder för att verkställa ditt anställningsavtal.