Integritetspolicy

1. Introduktion

Denna policy avseende integritet och dataskydd för entreprenörer ("Integritetspolicyn") gäller för samtliga företag inom ABB-koncernen, dvs. ABB Ltd Schweiz och varje enskild enhet i vilken ABB Ltd Schweiz, direkt eller indirekt, har det övervägande aktieinnehavet eller äger eller kontrollerar den övervägande andelen rösträtter. Det ABB-bolag med vilket du, din arbetsgivare eller det företag genom vilket du har ABB som uppdragsgivare har ett avtalsförhållande (nedan "ABB" eller "vi") ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter och kontrollerar hur de används, enligt denna Integritetspolicy.  

ABB tar dina rättigheter beträffande dataintegritet på största allvar. Denna Integritetspolicy förklarar hur vi använder dina personuppgifter, hur vi behandlar sådana uppgifter och vilka rättigheter du har i fråga om dina personuppgifter.   

2. Vilka ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter? 

 ABB Ltd och dess dotterbolag ansvarar för dina personuppgifter. Beträffande tillämplig dataskyddslag är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter det ABB-koncernbolag med vilket du, din arbetsgivare eller tredje part som tilldelat dig uppdraget har ett avtalsförhållande. Andra företag i ABB-koncernen har också rätt att, antingen i egenskap av personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, ta emot och behandla dina personuppgifter och denna Integritetspolicy gäller även för dem. 

3. Vilken typ av uppgifter samlar vi in och använder? 

 Vi samlar in och använder dina personuppgifter kopplade till ditt uppdrag och de tjänster som du tillhandahåller enligt uppdraget/arbetsförklaringen direkt till ABB. Vi kan välja att samla in följande typer av personuppgifter: 

• Identifierande uppgifter och affärskontaktuppgifter som du delar med oss, såsom förnamn, efternamn, befattning/yrkestitel, arbetsgivare, arbetsgivarens adress, nationalitet, skatteregistreringsnummer, arbetstillstånd/visum, e-postadress till arbetet, adress till arbetsplatsen, telefonnummer till arbetet, mobilnummer, faxnummer, privat telefonnummer, privat e-postadress, kön, födelsedatum.   

• Ytterligare uppgifter som du lämnar till oss i samband med ditt uppdrag, såsom uppgifter om uppfyllandet av ditt arbetsuppdrag, våra avtalsförpliktelser och åtgärder före avtalets ingående, inklusive uppgifter i/om korrespondens, erbjudanden, anbud, meritförteckningar/cv, bakgrundskontroller, förhållanden, kvalifikationer/certifikat, kontrakt- och orderuppgifter, fakturor, betalningar, historik om affärspartners, register över frågor, förfrågningar, klagomål och ordrar, loggning av arbetstid samt register över utbildningar, fordons registreringsnummer och försäkringsuppgifter.  

• Uppgifter om omkostnader, såsom bankkontoutdrag, betalningsuppgifter, transaktioner, utgiftsredovisningar och kvitton, bankkontouppgifter och kontokort-/kreditkortsuppgifter.  

• Elektronisk identifieringsdata och -information som samlas in av kommunikationssystem, IT-applikationer och webbplatsers webbläsare (där entreprenören har åtkomst till eller påverkas av sådana system eller applikationer), såsom användning av informationsteknik (systemåtkomst, IT- och internetanvändning), enhetsidentifierare (mobilenhets-ID, PC-ID), registrerings- och inloggningsuppgifter, inloggningsdata och loggfiler, Analytics-ID, digitalt alias/digital signatur, tid och URL, sökningar, webbplatsregistreringar och data om inspelningar via kakor (t.ex. från röstbrevlåda, inspelade telefonsamtal och inspelningar från Skype). 

• Andra personuppgifter, såsom var du eller andra (exempelvis dina medarbetare) registrerar dessa data i våra system, program eller applikationer, exempelvis affärsdokument som innehåller personuppgifter (t.ex. förfrågningar, frågor, klagomål, beställningar eller relaterade poster; e-postmeddelanden, rapporter, kontrakt, presentationer, protokoll och arbetsprodukter),  

• foton, bilder och/eller filmer. 

Den typ av personuppgifter som anges nedan samlas enbart in och behandlas, om alls, enligt tillämpliga lagar i det land där du är bosatt och där det är relevant med beaktande av ditt uppdrag.   

• Specialkategorier av personuppgifter, såsom uppgifter som kan behövas vid nödsituationer som uppstår under resor (blodgrupp, anamnes/sjukdomshistoria, allergier) 

• Uppgifter om fällande domar i brottsmål och överträdelser, exempelvis att kontrollera kriminalregistret vid en säkerhetskontroll. 

• I den utsträckning detta är nödvändigt för att uppfylla våra skyldigheter, uppgifter från offentligt tillgängliga källor eller som på ett legitimt sätt överförts från tredje part (t.ex. ett kreditupplysningsföretag), såsom uppgifter som överförs till ABB av din arbetsgivare eller det företag genom vilket du utför uppdraget för ABB, data från handelsregister eller uppgifter om kreditvärdighet. 

Om du önskar information om ett visst fall av personuppgiftsbehandling kan du be att få tillgång till relevant information genom att skicka en begäran till www.abb.com/privacy. 

4. Vad använder vi dina personuppgifter till? 

Vi kan använda dina personuppgifter på de sätt som anges ovan för följande ändamål:  

• personalresurser, i den mån de relaterar till ditt uppdrag och de tjänster som du tillhandahåller enligt uppdraget/arbetsbeskrivningen direkt till ABB, inklusive hantering av personalresurser, såsom administration på individuell nivå och organisationsnivå, administration av arbetstid, förbättringar och upprätthållande av en effektiv personaladministration, interna analyser av arbetsflöden, rapportering och planering; 

• styrning av leverantörer och tjänsteleverantörer under hela upphandlingsprocessen, logistik och leveranskedjan, inklusive affärskontakter såsom anbudsförfaranden, uppdragsfasen, behandling av ordrar, behandling och fullgörande av köp, administration och styrning av leverantörer, säljare, entreprenörer, konsulter och andra professionella experter, inklusive kontakter, behandling och fullgörande av köp och fakturering samt avtalsuppföljning/CLM (contract lifecycle management); 

• administration av personalförflyttningar från olika koncernbolag och successionsplanering; 

• utbildning av konsulter: 

• interna program för hälsa och säkerhet; 

• administration av kostnader för resor och uppehälle och organisering av affärsresor, inklusive tillsyn av resande för att tillhandahålla stöd under säkerhetsmässiga eller medicinska nödsituationer, tillhandahålla säkerhets-, hälso- och skyddsutbildning och på frivillig basis bistå med säkerhetssupport vid nödsituationer; 

• finans- och delade redovisningstjänster som erbjuder service som R2R (record to report), O2C (order to cash) och P2P (purchase to pay); 

• användning av arbetsresultat, produkter och dokumentreferenser, t.ex. på ritningar, köpordrar, säljordrar, fakturor och rapporter;  

• övervakning och säkerställande av efterlevnad av revisionsprocesser och bolagets policyer, avtalsförpliktelser och juridiska krav; 

• genomförande av revisioner, granskningar och kontroll avseende regelefterlevnad för att uppfylla förpliktelser gentemot tillsynsmyndigheter; 

• att upprätthålla och skydda säkerheten för produkter, anläggningar, tjänster, system, nätverk, datorer och information för att förhindra och avslöja säkerhetshot, bedrägerier och annan kriminell verksamhet eller uppsåtlig skada och för att säkerställa driftskontinuitet; 

• hantering av IT-resurser, inklusive hantering av infrastrukturer, såsom säkerhetskopiering av data, support av informationssystem och applikationstjänster, support till slutanvändare, tester, underhåll, säkerhet (respons vid säkerhetsincidenter, risker, sårbarhet eller överträdelser), masterdata och arbetsplatsdata inklusive administrering av användarkonton, tilldelning av mjukvarulicenser, säkerhets- och prestandatester och driftskontinuitet. 
  

Vi samlar endast in de personuppgifter från dig som vi behöver för ovanstående ändamål. För statistiska ändamål, förbättringar av våra tjänster och vid tester av våra IT-system använder vi anonymiserade uppgifter i så stor utsträckning som rimligen är möjligt. Det betyder att uppgifterna inte längre (in)direkt kan identifiera dig eller peka ut dig som enskild person. 

5. Vad händer om du inte lämnar ut de uppgifter som vi efterfrågar eller om du begär att behandlingen av dina personuppgifter ska upphöra? 

I de fall det avser databehandling relaterad till din anställning (enligt beskrivningen ovan) kan ABB inte på ett adekvat sätt upprätta, bedriva eller avsluta en affärsrelation med dig, din arbetsgivare eller det företag som tilldelat dig uppdraget vid ABB och verkställa de ändamål som anges ovan utan tillgång till vissa personuppgifter. Vi kan inte tvinga dig att lämna ut dina personuppgifter till oss men observera att om du inte gör det kan det i vissa fall ha konsekvenser som kan påverka ditt uppdrag negativt. Det kan exempelvis förhindra dig från att genomföra de åtgärder före avtalets ingående som vi kräver för att ingå avtalet med dig, din arbetsgivare eller det företag som tilldelat dig uppdraget vid ABB eller från att inleda eller fortsätta ditt uppdrag. 

6. Den juridiska grund enligt vilken vi använder dina personuppgifter 

• Vi kan välja att behandla dina personuppgifter för fullgörandet av dina kontraktuella förpliktelser kopplade till ditt uppdrag eller som en del av åtgärder före avtalets ingående som vi väljer att vidta.

• I vissa fall stöder vi oss på våra legitima intressen att behandla dina personuppgifter, under förutsättning att de inte oproportionerligt hårt påverkar dina rättigheter och integritetsintressen. Sådana intressen kan exempelvis inbegripa: 

  • bedrivande, ledning, utveckling och främjande av vår affärsverksamhet, inklusive leverans av produkter och tjänster, fullgörande av avtal och orderhantering gentemot leverantörer, behandling och fullgörande av köp, hantering av processkvalitet, förbättring av produkter eller tjänster, marknadsinformations- och analystjänster, reducering av kreditrisker under våra upphandlingsprocesser och omorganisationer, förvärv och försäljning av verksamheter, affärsenheter och företag; 

  • övervakning, utredning och säkerställande av efterlevnad av lagar, regleringar, standarder och ABB:s interna krav och policyer; 

  • förhindrande av bedrägerier och kriminell verksamhet, inklusive utredningar av sådan verksamhet och missbruk av ABB:s tillgångar, produkter och tjänster på sådant sätt som är nödvändigt och proportionerligt för att säkerställa nätverkens och informationens säkerhet samt 

  • överföring av personuppgifter inom ABB-koncernen för interna, administrativa ändamål i den utsträckning det är nödvändigt för att exempelvis tillhandahålla en centraliserad service. 

Du kan begära en kopia av vår utvärdering av varför vi får behandla dina personuppgifter för dessa intressen genom att skicka en begäran till www.abb.com/privacy. 

• I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter med stöd av rättsliga förpliktelser och lagkrav, exempelvis med stöd av skatte- eller rapporteringsförpliktelser, skyldighet att samarbeta med myndigheter, lagstadgade bestämmelser om perioder för lagring av uppgifter eller utlämning av personuppgifter inom ramen för officiella åtgärder eller domstolsåtgärder där det kan krävas för bevisupptagning, åtal eller verkställande av civilrättsliga krav. 

Vad gäller personuppgifter som tillhör någon av specialkategorierna kommer vi endast att behandla sådana uppgifter enligt tillämplig lag och: 

• vi kommer att be dig om ditt uttryckliga samtycke innan genomförandet av specifika åtgärder eller 

• där det är nödvändigt för fastställandet, utövandet och försvaret av dina rättigheter. 

Vad gäller personuppgifter gällande fällande domar i brottsmål och lagöverträdelser kommer vi endast att behandla sådana uppgifter om behandlingen är tillåten enligt tillämplig (inhemsk) lag. 

7. Parter som vi delar dina personuppgifter med (inom och utanför EU och EES eller utanför det land där det ABB-företag som hanterar dina uppgifter finns) 

Vi delar endast dina personuppgifter med andra ABB-koncernbolag eller tredje part när detta är nödvändigt för de ändamål som anges i tabellen nedan. I de fall vi delar dina personuppgifter med ett koncernbolag eller tredje part så att de överförs till eller blir åtkomliga i ett land utanför den Europeiska Unionen (”EU”) och det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”) eller utanför det land där din arbetsgivare finns, kommer vi alltid vidta tillräckliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Exempel på sådana skyddsåtgärder är beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen (läs mer här), standardavtalsklausuler (läs mer här), certifiering enligt Privacy Shield i EU och USA (läs mer här) och de bindande företagsbestämmelser som vissa av våra entreprenörer har antagit (läs mer här). Vi har vidtagit ytterligare åtgärder för att skydda dina personuppgifter vid överföring av uppgifter i EU och EES till länder utanför dessa områden och utanför det land där din arbetsgivare finns. Om du önskar en översikt av de skyddsåtgärder som vi använder för att skydda dina personuppgifter kan du skicka en begäran till www.abb.com/privacy. 

Du kan få en kopia av de säkerhetsåtgärder vi vidtar för att skydda dina personuppgifter genom att skicka en begäran till www.abb.com/privacy.  

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter? 

Enligt tvingande lagstiftning måste ABB lagra vissa personuppgifter under en bestämd minimiperiod. Vi behåller endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna Integritetspolicy. I allmänhet lagras personuppgifter bara under perioden för ditt uppdrag. 

I de fall det krävs för skatte- eller bokföringsskäl kommer vi att behålla dina personuppgifter även efter tiden för uppdragets slutförande (normalt under en period om fem till tio år efter uppdragets slutförande). Därefter raderar vi dina personuppgifter på ett säkert sätt. Under förutsättning att du har gett ett separat samtycke till att vi använder dina personuppgifter i marknadsföringssyfte kommer vi att spara de nödvändiga personuppgifterna tills du meddelar oss att du inte längre vill ha marknadsföringsmeddelanden från ABB. Vi kommer då att radera personuppgifterna på ett säkert sätt. 

Samtidigt kräver gällande dataskyddslagar att personuppgifter aldrig lagras i en identifierbar form längre än vad som är nödvändigt för att behandla personuppgifterna för de angivna ändamålen. Genom upprättandet av policyer och IT-applikationer säkerställer vi att de personuppgifter som vi har lagrade raderas när vi inte längre behöver dem. 

Säkerhet och övervakning av ABB-system  

ABB tar skyddet av sina uppgifter på största allvar, det inbegriper dina personuppgifter och ABB:s digitala företagstillgångar. ABB ser detta som ett delat ansvar, där företaget vidtar de nödvändiga åtgärderna för att skydda  uppgifter/data och där man förutsätter att uppdragstagarna gör detsamma. Du kan läsa mer om våra säkerhetsåtgärder och dina skyldigheter i vår säkerhetspolicy för slutanvändare. 

Övervakning av ABB:s system 

Av olika affärsrelaterade anledningar och för att kunna upprätthålla IT-säkerheten samlas och övervakas alla uppgifter om användningen av ABB-system, inklusive telefonnummer (mobil och fasta) och datorsystem (inklusive e-post och internetåtkomst) och används där så är nödvändigt för att skydda ABB:s system och för att efterleva ABB:s säkerhetspolicyer samt tillämplig lag. Om du försöker få tillträde till tjänster med hjälp av lösenord eller inloggningsnamn i ABB:s IT- och kommunikationssystem kan det innebära att dessa uppgifter är synliga för ABB. 

Kontroller genomförs enbart om och i den utsträckning detta är tillåtet eller krävs enligt lag och i den mån det är nödvändigt och befogat för affärsändamål. De loggfiler som skapas som ett resultat av kontrollerna kommer att behållas under en minimiperiod enligt avsnitt 7. Detta är nödvändigt för att försök till missbruk och andra säkerhetsincidenter ska kunna upptäckas och för att uppgifter ska finnas tillgängliga som underlag för en senare utredning och för uppföljningsåtgärder. I den utsträckning som gällande lag och policyer tillåter kan åtgärder vidtas enligt ett disciplinärt förfarande. 

Om nödvändigt kan sådana uppgifter komma att överlämnas till polis eller andra brottsbekämpande myndigheter. Utredningar och utlämning av uppgifter till relevanta myndigheter ska endast fullföljas i den utsträckning detta är förenligt med lag. 

Dina dataskyddsrättigheter 

Beroende på i vilken jurisdiktion du befinner dig och dina personuppgifter behandlas, kan du ha följande rättigheter:  

Observera att de rättigheter som anges ovan inte är absoluta och att din begäran inte alltid kan tillmötesgås fullt ut. I vissa fall kan vi exempelvis inte radera eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter eftersom vi kan ha juridiska skyldigheter eller avtalsförpliktelser som tvingar oss att behålla vissa personuppgifter. 

Du kan utöva dina rättigheter avseende dataskydd genom att skicka en begäran till  www.abb.com/privacy.  

Kontakt och ytterligare information 

Om du vill få åtkomst till dina personuppgifter, utöva någon av de andra rättigheter som anges ovan eller har farhågor om på vilka sätt ABB behandlar dina personuppgifter ber vi dig att kontakta ABB-koncernens Data Protection Officer (dataskyddsombud) på privacy@abb.com eller skicka in ditt klagomål via www.abb.com/privacy. 

Om du inte är nöjd med vårt svar, eller om du tror att vi behandlar dina personuppgifter på ett olagligt sätt har du rätt att inlämna ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar. Du kan även be att få saken prövad i domstol om du anser att en överträdelse av gällande dataskyddslagar har ägt rum.  

Publiceringsdatum: 29 nivember 2019