Izjava o privatnosti

1. Uvod 

Ova Izjava o privatnosti („Izjava“) odnosi se na ABB Grupu društava, što podrazumijeva ABB i svaki subjekt u kojem ABB, izravno ili neizravno, ima većinski udio ili posjeduje ili kontrolira većinu glasačkih prava. ABB društvo koje je vaš poslodavac (u daljnjem tekstu “ABB“ ili „mi“) snosi odgovornost za obradu vaših osobnih podataka i kontrolira njihovu uporabu, u skladu s ovom Izjavom.  

ABB smatra poštivanje vaših prava na zaštitu podataka svojim glavnim prioritetom. Ova Izjava objašnjava kako koristimo vaše osobne podatke te koja prava imate u vezi s vašim osobnim podacima.  

2. Tko je odgovoran za obradu vaših osobnih podataka? 

ABB i njegova povezana društva odgovorni su za vaše osobne podatke. Prema važećim zakonima o privatnosti i zaštiti podataka, primarni voditelj obrade vaših podataka je ABB-ovo povezano društvo koje je vaš trenutni (ili bivši) poslodavac. Ostala povezana društva ABB-a također mogu primiti i obrađivati vaše osobne podatke, bilo u svojstvu voditelja obrade ili izvršitelja obrade, te se ova Izjava podjednako odnosi i na njih. 

3. Vrste podataka koje prikupljamo i koristimo?  

Mi prikupljamo i koristimo osobne podatke o vama vezane uz vaš radni odnos s ABB-om. Možemo prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka: 

• Osobni detalji i identifikacijski podaci kao što su ime i prezime, osobna i poslovna adresa, osobni i poslovni telefonski broj, osobna i poslovna adresa e-pošte ili bilo koje druge pojedinosti za kontakt, datum i zemlja rođenja. 

• Osobni podaci koji se odnose na obiteljske i društvene okolnosti kao što su spol, dob, bračni i obiteljski status (uključujući ime i prezime te kontaktne podatke najbližeg srodnika).  

• Osobni podaci koji se odnose na radni odnos kao što su broj zaposlenika, potpis, radni status, broj socijalnog osiguranja i porezni broj, broj osiguranja, prebivalište, nacionalnost, fotografija, kontakti za slučaj nužde i informacije o putovnici, radna i boravišna dozvola, imigracijski status i informacije o vizama. 

• Kvalifikacije kao što su kvalifikacije i certifikacije, uključujući trenutno i prethodna radna mjesta, tečajevi za obrazovanje i osposobljavanje, životopis/CV, popis postignuća tijekom obrazovanja i rada, u nekim slučajevima: kontaktni podaci ocjenjivača i rezultati procjena sposobnosti te ocjene/povratne informacije o razgovorima za posao. 

• Informacije o poslu i radna metrika kao što su radno mjesto, funkcija, ugovor o radu, podaci o plaći, linijski rukovoditelj, kategorija posla, povijest rada, radni status, informacije o dopustu, zapisi o radnom vremenu, evidencije o obuci, radni i razvojni ciljevi. U nekim slučajevima također možemo bilježiti rezultate procjena sposobnosti, sigurnosne izvještaje i incidente, profesionalne povratne informacije. 

• Informacije o naknadama, dodacima, pogodnostima i troškovima kao što su podaci o plaći, podaci o platnom spisku, broj mirovinskog osiguranja i doprinosi, pogodnosti nevezane uz plaću, bonus, naknada, dioničke opcije, uzdržavane osobe, korisnici ili imenovanja zdravstveno osiguranih osoba, izvještaji banaka, potraživanja i primici za troškove, detalji o bankovnom računu, podaci o kreditnoj kartici, troškovi telefona i podaci o osiguranju. 

• Elektronički identifikacijski podaci i informacije (gdje zaposlenik ima pristup ili je podložan takvim sustavima ili aplikacijama) kao što su evidencije pristupa, IT i uporaba interneta, identifikatori uređaja (ID mobitela, ID osobnog računala itd.), ovlaštenja za registraciju i prijavu, IP adresa, praćenje i analitički podaci, snimke (npr. glasovna pošta/snimke poziva), objave na korporativnim platformama (npr. Yammer), podaci za oporavak lozinke, informacije dobivene IT sigurnosnim alatima. 

• Financijski i drugi detalji kao što su informacije o računu, provjere stanja računa, detalji za plaćanje i transakcije, informacije o istragama i povijest disciplinskih mjera. 

• Drugi osobni podaci (koji mogu uključivati niže navedene posebne kategorije informacija) uglavnom oni koje vi ili drugi (vaši kolege) možete upisati u naše sustave, programe i aplikacije, kao što su poslovni dokumenti koji sadrže osobne podatke (npr. upite, pitanja, žalbe, naloge i slične zabilješke; e-poštu; izvješća; ugovore; prezentacije, zapisnike; proizvode rada), fotografije, slike i/ili videozapise. 

Niže navedene vrste osobnih podataka samo prikupljamo i obrađujemo, ako i to, u skladu s važećim lokalnim zakonima u vašoj zemlji.  

• Posebne kategorije osobnih podataka kao što su: 

  • članstvo u vjerskim zajednicama (npr. ako je potrebno za porezne svrhe); 

  • zdravstvene i medicinske informacije, uključujući i status invalidnosti, posebni uvjeti rada (kao što je uporaba stajaćeg stola) i medicinski uređaji potrebni na radnom mjestu, informacije o ozljedama i bolesti vezane uz posao, podaci za hitne slučajeve tijekom putovanja (krvna grupa, povijest bolesti, alergije); 

  • rasa ili etnicitet (npr. za uporabu u svrhu raznolikosti); 

  • u nekim slučajevima: članstvo u sindikatu, politička stajališta i seksualni život ili seksualna orijentacija (npr. za uporabu u svrhe istrage diskriminacijskog postupanja). 

• Podaci o kaznenim presudama i djelima kao što su informacije o kaznenoj pozadini te informacije o popisima sankcija u mjeri koja je potrebna u svrhu provjere kaznene pozadine te obveza vezanih uz provjere Upoznaj svog klijenta („KYC“) i protiv pranja novca („AML“).  

• U mjeri u kojoj je potrebno ispuniti naše obveze, podaci dobiveni iz javno dostupnih izvora ili koje su nam sukladno zakonu prenijele treće strane (npr. kreditna agencija) kao što su podaci na javnim profesionalnim društvenim mrežama (npr. LinkedIn), podaci o pozadinskoj provjeri. 

Ako želite dobiti informacije o nekom određenom postupku obrade osobnih podataka, to možete zatražiti slanjem zahtjeva na www.abb.com/privacy. 

4. Zašto koristimo vaše osobne podatke?

Možemo koristiti vaše gore navedene osobne podatke u sljedeće svrhe:

• upravljanje ljudskim resursima uključujući organizacijsku i osobnu administraciju, upravljanje radnim vremenom, poboljšanje i održavanje učinkovite administracije zaposlenika, unutarnja analiza radne snage, izvještavanje i planiranje;  

• upravljanje premještanjem zaposlenika iz različitih podružnica i planiranje nasljeđivanja; 

• upravljanje platnim spiskom, naknadama i pogodnostima uključujući pružanje pogodnosti zaposlenicima i održavanje plaća, naknada uključujući intelektualno vlasništvo, dodatke, pogodnosti, osiguranja, mirovine i ocjene izvedbe; 

• upravljanje talentima i akvizicija uključujući zapošljavanje, ocjenjivanje prikladnosti i radne sposobnosti, pozadinske provjere i provjere kvalifikacija, dobivanje i pružanje referenci;  

• upravljanje učenjem i razvojem uključujući certifikacije, obuku zaposlenika i ocjenjivanje izvedbi te ankete o zadovoljstvu zaposlenika; 

• postupke vezane uz dolaske i odlaske uključujući unutarnja premještanja i otkaze; 

• upravljanje bolovanjem i drugim dopustima i odmorima; 

• unutarnji zdravstveni i sigurnosni programi uključujući evidencije o zdravlju i sigurnosti i nesrećama ili izvješćivanje i upravljanju kvalitetom procesa; 

• upravljanje putovanjima i troškovima te organizacija poslovnih putovanja uključujući praćenje putnika u svrhu pružanja podrške tijekom sigurnosnih ili medicinskih hitnih slučajeva; osiguravanje sigurnosti na putu, obuka o zdravlju i sigurnosti te na dobrovoljnoj osnovi pomoć u pružanju sigurnosne potpore tijekom hitnih slučajeva; 

• izvršavanje obveza i ostvarivanje određenih prava iz zakona o radu i socijalnoj sigurnosti ili iz kolektivnog ugovora; 

• unutarnja i vanjska komunikacija ABB-ove organizacije i zastupanje ABB-a uključujući registar trgovačkih društava i dodjeljivanje punomoći; 

• organizacija ABB događaja i dokumentacija o takvim događajima uključujući upravljanje i organiziranje unutarnjih kampanja, događaja i sastanaka koji se ne tiču marketinga; 

• upravljanje ABB-ovom imovinom uključujući slike i videozapise na kojima su zaposlenici ili druge osobe, a koji se mogu preuzeti na ABB-ovom intranetu, ABB-ovoj web stranici itd.; 

• financijske službe i zajedničke računovodstvene službe koje pružaju usluge od zapisa do izvješća, naloga do gotovine i kupnje do plaćanja; 

• reorganizacija, stjecanje i prodaja djelatnosti, poslovnih jedinica i društava; 

• poslovno izvještavanje, statistika i analitika; 

• praćenje i revizija usklađenosti aktivnosti zaposlenika na radnom mjestu s ABB-ovim korporativnim politikama, ugovornim obvezama i zakonskim zahtjevima uključujući disciplinske mjere; 

• izvršavanje revizija, ocjenjivanja i regulatornih provjera u svrhu ispunjavanja obveza prema regulatorima; 

• upravljanje, rizik i usklađenost, uključujući usklađenost sa zakonskim, policijskim i sudskim zahtjevima te zahtjevima regulatornih tijela (kao što je slučaj za postupak provjere identiteta klijenta, tzv. Upoznaj svog klijenta („KYC“)/protiv pranja novca („AML“) u svrhu praćenja), usklađenost s carinom i globalnom trgovinom, sukob interesa i sigurnosne obveze) te sprječavanje, otkrivanje, istraživanje i sanacija zločina i prijevare ili zabranjenih radnji, ili u svrhu neke druge vrste zaštite zakonskih prava i utvrđivanje, izvršavanje ili obrana zakonskih potraživanja; 

• upravljanje odnosom s klijentom, obrada klijentovih naloga i pružanje korisničke podrške, obrada, procjena i odgovaranje na zahtjeve i upite;  

• upravljanje dobavljačima, izvođačima, savjetnicima i drugim stručnjacima uključujući interakciju, obradu i ispunjavanje naloga za kupnju i računa, te upravljanje životnim ciklusom ugovora; 

• uporaba radnog učinka i proizvoda te za reference na dokumentima, kao što su nacrti, nalozi za kupnju, nalozi za prodaju, računi, izvješća;  

• sustav kontrole pristupa koji omogućava elektronički kontrolirani ulaz i/ili izlaz ovlaštenim pojedincima na mjesta koja imaju ograničeni pristup te registar zaposlenika na licu mjesta u slučaju nužde; 

• otkrivanje upada uključujući treće strane koje prate iznuđivanja, perimetar, unutarnje sigurnosne točke i pomoćne nadzorne monitore za održavanje/automatizirane sustave; 

• održavanje i zaštita sigurnosti proizvoda, objekata, usluga, sustava, mreža, računala i informacija, sprječavanje i otkrivanje sigurnosnih prijetnji, prijevara ili drugih kaznenih ili zlonamjernih aktivnosti, te osiguravanje kontinuiteta poslovanja; i 

• upravljanje IT resursima, uključujući infrastrukturom uključujući sigurnosne kopije podataka, podrška i servis informacijskih sustava za upravljanje aplikacijama, podrška za krajnje korisnike, testiranje, održavanje, sigurnost (reakcija na incident, rizik, ranjivost, reakcija na upad), matični podaci i radno mjesto, uključujući upravljanje korisničkim računima, dodjela softverske licence, ispitivanje sigurnosti i izvedbe te kontinuitet poslovanja. 

Od vas prikupljamo samo one osobne podatke koji su nam potrebni za gore navedene svrhe. Neki osobni podaci koje smo prikupili od vas odnose se na vaše najbliže srodnike i kontakte za slučaj nužde. U tim slučajevima od vas tražimo da informirate te osobe o ovoj Izjavi. 

U slučaju da radite na lokaciji treće strane (na primjer, na lokaciji ili u objektu ABB-ovog klijenta), ta će treća strana možda morati obraditi vaše osobne podatke u vlastite svrhe u svojstvu voditelja obrade. U tim slučajevima ćete primiti, ili možete zatražiti, zasebnu izjavu o privatnosti od nadležnog voditelja obrade. 

Što će se dogoditi ako nam ne ustupite informacije koje smo zatražili? 

Kada se radi o postupcima obrade vezanim uz vaše zaposlenje (kako je gore opisano), ABB vas ne može zaposliti bez određenih osobnih podataka te vi nećete moći ostvariti vaša prava kao zaposlenik ako ne ustupite zatražene osobne podatke. Iako vam ne možemo narediti da podijelite vaše osobne podatke s nama, imajte na umu da će to onda imati posljedice koje mogu negativno utjecati na vaše zapošljavanje, npr. nemogućnost ostvarenja vaših zakonskih prava ili čak nemogućnost nastavka radnog odnosa. Kad god zatražimo da nam ustupite neke osobne podatke, navest ćemo koji osobni podaci su obavezni, a koje osobne podatke možete ustupiti dobrovoljno.  

5. Pravna osnova po kojoj radimo 

Za uporabu vaših osobnih podataka u gore navedene svrhe (u 4. odjeljku), oslanjamo se na sljedeću pravnu osnovu, kako je primjenjivo: 

• Obrađujemo vaše osobne podatke za ispunjavanje obveza iz vašeg ugovora o radu i sličnih kolektivnih ugovora o radu, ili kao dio prethodno ugovorenih mjera za zapošljavanje i povezanih ugovora;  

• U nekim slučajevima se oslanjamo na naše legitimne interese za obradu vaših osobnih podataka ukoliko to ne krši vaše vlastite interese vezane uz privatnost. Takvi interesi mogu uključivati: 

  • praćenje (na primjer pomoću IT sustava), istraživanje i osiguravanje usklađenosti sa zakonskim i regulatornim zahtjevima, normama te ABB-ovim unutarnjim zahtjevima i politikama; 

  • sprječavanje prijevare i kaznenih aktivnosti uključujući istrage takvih aktivnosti, zlouporaba ABB-ove imovine, proizvoda i usluga, te strogo nužno i razmjerno za osiguravanje sigurnosti mreže i informacija; i 

  • Prijenos osobnih podataka unutar ABB grupe za unutarnje administrativne svrhe po potrebi, na primjer u svrhu pružanja centraliziranih usluga. 

Možete dobiti kopiju naše procjene u vezi s našim legitimnim interesima za obradu vaših osobnih podataka slanjem zahtjeva na www.abb.com/privacy. 

• U nekim slučajevima obrađujemo vaše podatke na temelju zakonskih zahtjeva, na primjer, na temelju zakona o radu i socijalnoj sigurnosti, obveza vezanih uz dodatke, poreze i izvještavanje, obveza na suradnju s nadležnim tijelima ili zakonska razdoblja čuvanja podataka u svrhu izvršavanja ugovornih obveza kao poslodavac; 

• U iznimnim okolnostima možemo tražiti vašu privolu u trenutku prikupljanja osobnih podataka, na primjer za fotografije, komunikacijske materijale i događaje. Ako vas zatražimo privolu za uporabu vaših osobnih podataka u određenu svrhu, podsjetit ćemo vas da ste slobodni povući vašu privolu u bilo kojem trenutku te ćemo vas uputiti kako to učiniti.  

S obzirom na posebne kategorije osobnih podataka, takve podatke ćemo obrađivati isključivo u skladu s važećim zakonima te: 

• U nekim slučajevima obrađujemo vaše podatke na temelju zakonskih zahtjeva, na primjer, na temelju zakona o radu i socijalnoj sigurnosti, obveza vezanih uz dodatke, poreze i izvještavanje, obveza na suradnju s nadležnim tijelima ili zakonska razdoblja čuvanja podataka u svrhu izvršavanja ugovornih obveza kao poslodavac; 
  

• U iznimnim okolnostima možemo tražiti vašu privolu u trenutku prikupljanja osobnih podataka, na primjer za fotografije, komunikacijske materijale i događaje. Ako vas zatražimo privolu za uporabu vaših osobnih podataka u određenu svrhu, podsjetit ćemo vas da ste slobodni povući vašu privolu u bilo kojem trenutku te ćemo vas uputiti kako to učiniti. 

S obzirom na posebne kategorije osobnih podataka, takve podatke ćemo obrađivati isključivo u skladu s važećim zakonima te: 

• uz vašu izričitu privolu za određenu aktivnost u skladu s važećim zakonima; 

• kada je to potrebno za ostvarivanje prava na temelju zakona o radu, socijalnoj sigurnosti ili socijalnoj zaštiti ili kako je dopušteno kolektivnim ugovorom, ili u svrhu preventivne ili radne medicine i procjenu radne sposobnosti; ili 

• kada je to potrebno za utvrđivanje, izvršavanje ili obranu zakonskih potraživanja. 

Što se tiče osobnih podataka o kaznenim presudama i djelima, obrađivat ćemo samo one podatke za koje važeći (lokalni) zakoni dopuštaju takvu obradu. 

6. Stranke s kojima dijelimo vaše osobne podatke (unutar i izvan EU-a i EEA-a ili izvan zemlje u kojoj se nalazi vaš poslodavac)

Vaše osobne podatke dijelimo samo s drugim ABB-ovim povezanim društvima ili trećim stranama prema potrebi u svrhe navedene u donjoj tablici. Kada dijelimo vaše osobne podatke s povezanim društvom ili trećom stranom na način da se prenose ili postaju dostupni iz zemalja izvan Europske unije („EU“) i Europskog gospodarskog prostora („EEA“) ili izvan zemlje u kojoj se nalazi vaš poslodavac, uvijek poduzimamo odgovarajuće zaštitne mjere kako bi zaštitili vaše osobne podatke. Primjeri ovih zaštitnih mjera su odluke Europske komisije o adekvatnosti (ovdje pročitajte više), Standardne ugovorne klauzule (ovdje pročitajte više), Privacy Shield certifikacija (ovdje pročitajte više), i Obvezujuća poslovna pravila koja su usvojili neki od naših dobavljača (ovdje pročitajte više). Poduzeli smo dodatne mjere za prijenos podataka izvan EU-a, EEA-a i izvan zemlje u kojoj se nalazi vaš poslodavac u svrhu zaštite vaših osobnih podataka. Ako želite pregledati zaštitne mjere koje su na snazi, pošaljite zahtjev na www.abb.com/privacy. 

Možete dobiti kopiju zaštitnih mjera koje koristimo za zaštitu vaših osobnih podataka slanjem zahtjeva na www.abb.com/privacy.  

7. Koliko dugo zadržavamo vaše osobne podatke 

U isto vrijeme, važeći zakoni o zaštiti podataka zahtijevaju da ne zadržavamo osobne podatke u prepoznatljivom obliku dulje nego što je potrebno za određenu svrhu u koju se osobni podaci obrađuju. Pomoću postavki IT aplikacija i politika osiguravamo brisanje vaših osobnih podataka kada nam više nisu potrebni.  

Razdoblja čuvanja za informacije koje imamo mogu se naći u našoj Direktivi o upravljanju evidencijama GD/LI-44 ili vašoj lokalnoj direktivi o upravljanju evidencijama. Nakon isteka primjenjivog razdoblja čuvanja, mi ćemo na siguran način izbrisati ili anonimizirati vaše osobne podatke, osim ako ne postoje posebne okolnosti koje zahtijevaju čuvanje takvih osobnih podataka, kao što su zakonske ili regulatorne obveze ili u svrhu rješavanja mogućih sporova.  

Za više informacija o pojedinim razdobljima čuvanja koja se odnose na vaše osobne podatke, pošaljite zahtjev na www.abb.com/privacy.  

8. Sigurnost i praćenje ABB sustava i stranica  

ABB vrlo ozbiljno shvaća sigurnost svojih podataka, uključujući vaše informacije i ABB-ovu digitalnu poslovnu imovinu. ABB to smatra zajedničkom odgovornošću, gdje ABB poduzima potrebne korake za osiguravanje takvih podataka te gdje očekuje da njihovi zaposlenici učine isto. Možete pročitati više o našim sigurnosnim mjerama i vašim odgovornostima u Politici sigurnosti krajnjeg korisnika. 

Praćenje ABB-ovog sustava 

Iz poslovnih razloga te kako bi održali IT sigurnosne mjere, informacije o uporabi ABB-ovih sustava uključujući telefone (mobilne i fiksne) i računalne sustave (uključujući e-poštu i pristup internetu) te bilo koju privatnu uporabu istih, prikupljaju se i prate te upotrebljavaju kada je to potrebno u svrhu sigurnosti ABB-ovog sustava i usklađenosti s ABB-ovim grupnim sigurnosnim politikama te u skladu s važećim zakonima. Ako pristupite uslugama uporabom lozinke i korisničkog imena na ABB-ovim IT i komunikacijskim sustavima, to može značiti da ABB može vidjeti vaše pristupne podatke.  

Praćenje se izvršava samo ako i u mjeri u kojoj to dopušta ili zahtijeva zakon te ako je potrebno i opravdano za poslovne svrhe. Nastale dnevničke datoteke čuvat će se određeno minimalno vremensko razdoblje u skladu s 7. odjeljkom. Ovo je potrebno kako bi se otkrili pokušaji zlouporabe i drugi sigurnosni događaji te kako bi informacije bile dostupne za podršku naknadnih istraga i radnji. U mjeri u kojoj je to dopušteno zakonom i unutarnjim politikama, mogu se poduzeti radnje iz disciplinskog postupka. 

Ako je potrebno, takve informacije se mogu proslijediti policiji ili drugim agencijama za provođenje zakona. Istrage i otkrivanje podataka nadležnim tijelima provodi se isključivo u mjeri dopuštenoj zakonom. 

9. Vaša prava na zaštitu podataka