1. Introducere
Această declarație de confidențialitate a angajatului („Declarație”) se aplică grupului de companii ABB, care reprezintă ABB Ltd și fiecare entitate în care ABB Ltd deține, direct sau indirect, procentul majoritar sau deține sau controlează majoritatea drepturilor de vot. Compania ABB care este angajatorul dvs. (menționată în continuare ca „ABB” sau „noi”) este responsabilă de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal și controlează modul în care acestea sunt utilizate, în conformitate cu prezenta declarație.
În cadrul companiei ABB respectarea drepturilor dvs. de protejare a datelor este prioritară. Prezenta declarație explică modul în care utilizăm datele dvs. cu caracter personal și drepturile pe care le aveți în legătură cu acestea.
2. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal?
ABB Ltd și filialele acesteia sunt responsabile pentru datele dvs. cu caracter personal. Pentru legile aplicabile privind confidențialitatea și protecția datelor, operatorul primar al datelor dvs. este filiala ABB, care este actualul (sau fostul) dvs. angajator. Alte filiale ale ABB pot, de asemenea, primi și prelucra datele dvs. cu caracter personal, fie în calitate de operator, fie de prelucrător, iar prezenta declarație se aplică în mod egal și pentru acestea.
3. Tipurile de informații pe care le colectăm și le utilizăm?
Colectăm și utilizăm datele cu caracter personal care vă privesc în legătură cu angajarea dvs. în cadrul ABB. Putem colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:
-
informații personale și date de identificare precum numele, adresa personală și de la locul de muncă, numărul de telefon personal și de la locul de muncă, adresa de e-mail personală sau de la locul de muncă sau orice alte detalii de contact, data nașterii și țara în care v-ați născut.
-
date cu caracter personal referitoare la situația familială și socială precum sexul, vârsta, starea civilă și familială (inclusiv numele și detaliile de contact ale rudelor apropiate).
-
date cu caracter personal referitoare la angajareprecum matricola angajatului, semnătura, starea angajării, numărul asigurării sociale și numărul de identificare fiscală, numărul asigurării, țara de reședință, naționalitatea, fotografia, contactele de urgență și informațiile privind pașaportul, permisul de muncă și de reședință, statutul de imigrant și informațiile privind vizele de călătorie.
-
calificări precum calificările și certificările, inclusiv pozițiile actuale și anterioare, educația și cursurile de formare profesională, CV-ul, documentele care atestă educația și realizările obținute în muncă, în unele cazuri: detalii de contact ale referenților și rezultatele evaluărilor capacității și evaluarea/feedback-ul interviului.
-
informații privind locul de muncă și măsurarea performanței la locul de muncă precum poziția, funcția, contractul de angajare, ID-ul de salarizare, managerul direct, echipa de la locul de muncă, istoricul performanței, starea de angajare, informații privind concediul fără plată, înregistrarea timpului de lucru, documentele privind formarea profesională, obiectivele de performanță și obiectivele de dezvoltare. În unele cazuri, putem înregistra, de asemenea, rezultatele evaluărilor capacității, rapoartele de securitate și incidentele, feedback-ul profesional.
-
informații referitoare la compensație, indemnizații, beneficii și cheltuieli precum datele privind salariul, datele de salarizare, numărul planului de pensie și contribuțiile, beneficiile non-salariale, bonusurile, compensațiile, opțiunile pe acțiuni, persoanele aflate în întreținere, beneficiarii sau numirea beneficiilor de sănătate, extrasele de cont, declarațiile de cheltuieli și chitanțele, detaliile contului bancar, datele cardului de credit, cheltuielile cu telefonul și datele de asigurare.
-
datele și informațiile de identificare electronică (în cazul în care angajatul are acces sau este influențat de astfel de sisteme sau aplicații) precum jurnalele de acces, utilizarea sistemelor IT și a internetului, identificatorii de dispozitive (ID-ul dispozitivului mobil, ID-ul computerului etc.), datele de înregistrare și de autentificare, adresa IP, datele de urmărire și de analiză, înregistrările (de exemplu, înregistrările poștei vocale/apelurilor), postările de pe platformele corporațiilor (de exemplu, Yammer), datele de recuperare a parolei, informațiile obținute prin intermediul instrumentelor de securitate IT.
-
informații financiare și de altă natură precum informații despre cont, verificările creditului, detalii ale plăților și tranzacțiilor, informații despre investigații și istoricul disciplinar.
-
alte date cu caracter personal (care pot include categorii speciale de informații, după cum se menționează mai jos) și anume unde dvs. sau alte persoane (precum colegii) pot înregistra aceste date pe sau în sistemele, programele și aplicațiile noastre, precum documentele comerciale care conțin informații personale (de exemplu, interogări, întrebări, plângeri, comenzi și înregistrări aferente; e-mailuri; rapoarte; contracte; prezentări; procese verbale; rezultatele activității), fotografii, imagini și/sau videoclipuri.
Tipurile de date cu caracter personal menționate mai jos sunt colectate și prelucrate, dacă se întâmplă acest lucru, doar în conformitate cu legile locale aplicabile din țara dvs. de reședință.
-
categorii speciale de date cu caracter personal precum:
-
calitatea de membru al unei congregații religioase (de exemplu, dacă este necesar în scopuri fiscale);
-
informații privind sănătatea și informații medicale, inclusiv starea de dizabilitate, condiții speciale de lucru (precum utilizarea unui birou în picioare) și dispozitivele medicale necesare în incintă, informații privind vătămările legate de muncă și informațiile privind bolile, date privind asistența de urgență în călătorii (grupa sanguină, istoricul medical, alergiile);
-
rasa sau etnia (de exemplu, în cazul în care aceasta este utilizată în scopuri de diversificare);
-
în unele cazuri: calitatea de membru de sindicat, opiniile politice și viața sexuală sau orientarea sexuală (de exemplu, în cazul în care acest lucru este utilizat pentru investigații privind tratamentul nediscriminatoriu).
-
date privind condamnările penale și infracțiunile precum informații generale privind infracțiunile și informații din lista de sancțiuni, în măsura în care acest lucru este necesar pentru efectuarea examinării infracțiunilor de fond, a obligațiilor pentru cunoașterea clientului („KYC”) și pentru combaterea spălării banilor („AML”).
-
în măsura în care este necesar să îndepliniți obligațiile noastre, datele obținute din surse accesibile publicului sau care sunt în mod legitim transmise de către alte părți terțe (de exemplu, o agenție de credit) precum datele din mediile sociale profesionale publice (de exemplu, LinkedIn), datele de verificare a antecedentelor.
În cazul în care doriți să primiți informații despre o activitate specifică de prelucrare a datelor cu caracter personal, puteți solicita acest lucru prin trimiterea unei solicitări pe site-ul www.abb.com/privacy.
4. De ce utilizăm datele dvs. cu caracter personal?
Putem utiliza datele dvs. cu caracter personal precum sunt enumerate mai sus, în următoarele scopuri:
-
gestionarea resurselor umane, inclusiv organizarea și administrarea personală, gestionarea orelor de lucru, îmbunătățirea și menținerea unei gestionări eficiente a personalului, analiza forței de muncă interne, raportare și planificare;
-
gestionarea transferului de personal de la diferite filiale și planificarea succesiunii;
-
salarizare, compensări și gestionarea beneficiilor, inclusiv furnizarea de beneficii personalului și menținerea salariului, compensații inclusiv proprietatea intelectuală, indemnizații, beneficii, asigurări, pensii și evaluări de performanță;
-
gestionarea și achiziția de talente, inclusiv recrutarea, evaluarea adecvării și a capacității de lucru, controalele de fond și verificarea calificărilor, obținerea și furnizarea de referințe;
-
gestionarea învățării și dezvoltării, inclusiv certificările, personalul de formare, evaluările de performanță și sondajele privind satisfacția angajaților;
-
procesele referitoare la aderare și plecare, inclusiv mișcările interne și rezilierile;
-
boala și alte concedii și gestionarea vacanțelor;
-
programele interne de sănătate și siguranță, inclusiv înregistrări privind sănătatea și siguranța și accidentele sau calitatea proceselor de raportare și de gestionare;
-
gestionarea călătoriilor și a cheltuielilor și organizarea călătoriilor de afaceri, inclusiv monitorizarea călătorilor pentru a oferi asistență în timpul situațiilor de urgență în materie de securitate sau medicale; asigurarea formării în domeniul securității călătoriei, sănătății și siguranței și, pe bază de voluntariat, asistență în acordarea asistenței în caz de urgență;
-
îndeplinirea obligațiilor și exercitarea drepturilor specifice în domeniul legislației angajării și securității sociale sau în domeniul unui contract colectiv;
-
comunicarea internă și externă a organizației ABB și reprezentarea ABB, inclusiv registrul comercial și atribuirea împuternicirilor;
-
organizarea de evenimente ABB și documentarea unor astfel de evenimente, inclusiv gestionarea și organizarea de campanii aferente interne, non-marketing, de evenimente și de întâlniri;
-
gestionarea activelor ABB, inclusiv imaginile și videoclipurile care descriu angajații sau alte persoane disponibile pentru descărcare pe intranetul ABB, pe site-ul web ABB etc.;
-
servicii de finanțe și de contabilitate partajată care furnizează înregistrări pentru raportare, încasare și achiziționare pentru plata serviciilor;
-
reorganizarea, achiziționarea și vânzarea de activități, unități de afaceri și companii;
-
raportarea afacerii, statistici și analize;
-
monitorizarea și auditarea conformității activităților angajaților la locul de muncă cu politicile corporatiste ale companiei ABB, obligațiile contractuale și cerințele legale, inclusiv acțiunile disciplinare;
-
efectuarea de audituri, revizuiri și verificări de reglementare pentru îndeplinirea obligațiilor față de autoritățile de reglementare;
-
guvernanța, riscul și conformitatea, inclusiv respectarea cerințelor legale, de aplicare a legii, instanțelor și a organismelor de reglementare [precum procesul de verificare a identității clienților, cunoscut sub numele de cunoașterea clientului dvs. („KYC”)/combaterea spălării banilor („AML”) în scopuri de monitorizare], respectarea comerțului vamal și mondial, conflictul de interese și obligațiile de securitate) și prevenirea, detectarea, investigarea și remedierea infracțiunilor și activităților de fraudă sau interzise sau pentru a proteja în alt mod drepturile legale și pentru a stabili, exercita sau apăra drepturile în instanță;
-
gestionarea relațiilor cu clienții, prelucrarea comenzilor clienților și furnizarea de asistență pentru clienți, prelucrarea, evaluarea și răspunsul la solicitări și întrebări;
-
gestionarea furnizorilor, contractorilor, consilierilor și a altor experți profesioniști, inclusiv interacțiunea cu persoanele de contact, prelucrarea și îndeplinirea achizițiilor și a facturilor și gestionarea derulării contractelor;
-
utilizarea performanței, produselor și referințelor în documente, precum desene, ordine de achiziție, comenzi de vânzări, facturi, rapoarte;
-
accesarea sistemului de control care furnizează intrare și/sau ieșire controlată electronic pentru persoanele autorizate în locații care au restricții de acces și un registru de personal la sediu în caz de urgență;
-
detectarea intruziunilor, inclusiv monitorizarea de către terți a constrângerilor, a perimetrului, a punctelor de securitate internă și a monitoarelor auxiliare de supraveghere pentru sistemele de întreținere/automate ale sediului;
-
menținerea și protejarea securității produselor, facilităților, serviciilor, sistemelor, rețelelor, computerelor și informațiilor, prevenirea și detectarea amenințărilor de securitate, fraudelor sau altor activități infracționale sau rău intenționate și asigurarea continuității afacerii; și
-
gestionarea resurselor IT, inclusiv gestionarea infrastructurii, inclusiv asistența pentru efectuarea copiei de rezervă a datelor, sistemelor de informații și operațiunilor de service pentru gestionarea aplicațiilor, asistența utilizatorilor finali, testarea, întreținerea, securitatea (răspunsul la incidente, riscul, vulnerabilitatea, răspunsul la încălcări), datele master și locul de muncă, inclusiv gestionarea conturilor utilizatorilor, atribuirea licențelor software, testarea securității și a performanțelor și continuitatea afacerii.
Colectăm de la dvs. numai datele cu caracter personal de care avem nevoie pentru scopurile descrise mai sus. Anumite date cu caracter personal colectate de la dvs. se referă la rudele cele mai apropiate de dvs. și la contactele de urgență. În aceste cazuri, vi se solicită să informați astfel de persoane cu privire la această declarație.
În cazul în care lucrați la sediul unui terț (de exemplu, locația sau instituția clientului ABB), este posibil ca acesta să vă prelucreze datele cu caracter personal în scopul de a acționa în calitate de operator de date. În aceste cazuri, veți primi sau puteți solicita o declarație separată de confidențialitate de la operatorul de date competent.
Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați informațiile pe care le-am solicitat?
În cazul în care se referă la operațiunile de prelucrare aferente angajării dvs. (așa cum este descris mai sus), compania ABB nu va putea să vă angajeze în mod adecvat fără anumite date cu caracter personal și este posibil să nu vă puteți exercita drepturile de angajat dacă nu furnizați datele cu caracter personal solicitate. Chiar dacă nu vă putem impune să partajați datele cu caracter personal cu noi, rețineți că acest lucru poate avea apoi consecințe care ar putea influența angajarea într-un mod negativ, precum imposibilitatea de a vă exercita drepturile legale sau chiar de a vă continua angajarea. Ori de câte ori vi se solicită să ne furnizați date cu caracter personal referitoare la dvs., vom indica care sunt datele cu caracter personal necesare și care pot fi furnizate în mod voluntar.
5. Temeiul juridic pe care ne bazăm
Pentru utilizarea datelor dvs. cu caracter personal pentru scopurile descrise mai sus (în secțiunea 4), ne bazăm pe următorul temei juridic, după caz:
-
prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru îndeplinirea obligațiilor din contractul dvs. de angajare cu noi și acorduri colective de angajare similare sau ca parte a măsurilor precontractuale pentru a stabili angajarea și contractele aferente;
-
în unele cazuri, ne bazăm pe interesele noastre legitime pentru a prelucra datele dvs. cu caracter personal, în măsura în care acest lucru nu este înlocuit de propriile dvs. interese de confidențialitate. Astfel de interese pot include:
-
monitorizarea (de exemplu, prin intermediul sistemelor IT), investigarea și asigurarea conformității cu cerințele și politicile interne legale, de reglementare, standard și ABB;
-
prevenirea fraudei și a activității infracționale, inclusiv investigațiile pentru o astfel de activitate, utilizarea abuzivă a bunurilor, produselor și serviciilor ABB și strict necesară și proporțională pentru asigurarea securității rețelei și a informațiilor; și
-
transmiterea datelor cu caracter personal în cadrul grupului ABB în scopuri administrative interne, după caz, de exemplu pentru a furniza servicii centralizate.
Puteți obține o copie a evaluării noastre privind interesul nostru legitim de a prelucra datele dvs. cu caracter personal prin trimiterea unei solicitări la www.abb.com/privacy.
-
În unele cazuri, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe baza cerințelor statutare, de exemplu, pe baza legislației muncii și a securității sociale, a indemnizațiilor, a obligațiilor fiscale sau de raportare, a obligațiilor de cooperare cu autoritățile sau a perioadelor de păstrare statutare pentru a ne îndeplini responsabilitățile contractuale ca angajator;
-
În circumstanțe excepționale, putem să vă solicităm consimțământul în momentul colectării datelor cu caracter personal, de exemplu pentru fotografii, materiale de comunicare și evenimente. Dacă vă solicităm consimțământul pentru a vă utiliza datele cu caracter personal pentru un anumit scop, vă vom reaminti că sunteți liber să vă retrageți consimțământul în orice moment și vă vom spune cum puteți face acest lucru.
În ceea ce privește categoriile speciale de date cu caracter personal, vom prelucra aceste date numai în conformitate cu legislația aplicabilă și:
-
cu consimțământul dvs. explicit pentru anumite activități în conformitate cu legislația aplicabilă;
-
atunci când este necesar pentru exercitarea drepturilor pe baza legislației privind angajarea, securitatea socială sau protecția socială sau ca autorizat prin acord colectiv sau pentru medicina preventivă și ocupațională sau pentru evaluarea abilităților de lucru; sau
-
atunci când este necesar pentru stabilirea, exercitarea și apărarea drepturilor în instanță.
În ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la condamnările și infracțiunile penale, vom prelucra astfel de date numai atunci când o astfel de prelucrare este permisă de legislația (locală) aplicabilă.
6. Părțile cu care vă partajăm datele cu caracter personal (în și în afara UE și SEE sau în afara țării în care este situat angajatorul dvs.)
Partajăm datele dvs. cu caracter personal numai cu alte filiale ABB sau cu terțe părți, după cum este necesar în scopurile descrise în tabelul de mai jos. Atunci când partajăm datele dvs. cu caracter personal cu o filială sau cu o terță parte, astfel încât acestea să fie transferate sau accesibile din afara Uniunii Europene („UE”) și Spațiului Economic European („SEE”) sau în afara țării în care este situat angajatorul dvs., întotdeauna punem în aplicare garanții adecvate pentru a vă proteja datele cu caracter personal. Exemplele acestor garanții reprezintă o decizie privind caracterul adecvat a Comisiei Europene (citiți mai multe aici), clauze contractuale standard (citiți mai multe aici), certificarea scutului de confidențialitate (citiți mai multe aici), și regulile corporative obligatorii pe care le-au adoptat unii dintre furnizorii noștri (citiți mai multe aici). Am luat măsuri suplimentare pentru transferul datelor din interiorul țării în afara UE, SEE și în afara țării în care este situat angajatorul dvs. pentru a vă proteja datele cu caracter personal. Dacă doriți o prezentare generală a garanțiilor care sunt instituite, vă rugăm trimiteți o solicitare la www.abb.com/privacy.
Puteți obține o copie a garanțiilor pe care le utilizăm pentru a vă proteja datele cu caracter personal prin trimiterea unei solicitări la www.abb.com/privacy.
7. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal
Pe baza legislației obligatorii, compania ABB trebuie să păstreze anumite date cu caracter personal pentru o perioadă minimă de timp. De exemplu, contractele de angajare, informațiile privind plățile salariale și rambursările trebuie să fie păstrate pentru o perioadă minimă pe baza legislației locale corporative și fiscale.
În același timp, legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor solicită să nu păstrăm datele cu caracter personal într-o formă identificabilă mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care sunt prelucrate. Prin stabilirea aplicațiilor și a politicilor IT, asigurăm ștergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci când nu mai avem nevoie de acestea.
Perioadele de păstrare a informațiilor pe care le deținem pot fi găsite în Directiva privind gestionarea înregistrărilor GD/LI-44 sau în directiva dvs. locală de gestionare a înregistrărilor. După expirarea unei perioade aplicabile de păstrare, vom șterge sau vom face anonime în siguranță datele dvs. cu caracter personal, cu excepția cazului în care există circumstanțe specifice care ne solicită să păstrăm astfel de date cu caracter personal, precum obligațiile legale sau de reglementare, sau să rezolvăm eventualele litigii.
Pentru mai multe informații referitoare la perioadele de păstrare specifice care se aplică datelor dvs. cu caracter personal, trimiteți o solicitare la www.abb.com/privacy.
8. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal
BB tratează foarte serios securitatea datelor, inclusiv informațiile dvs. și activele digitale ale companiei. ABB consideră că aceasta este o responsabilitate comună, în care ia măsurile necesare pentru a asigura astfel de date și în care se așteaptă ca membrii personalului să facă același lucru. Puteți citi mai multe despre măsurile noastre de securitate și despre responsabilitățile dvs. în secțiunea Politica de securitate a utilizatorului final.
Monitorizarea sistemelor ABB
Din motive de afaceri și pentru a menține măsurile de securitate IT, sunt colectate și monitorizate informații despre utilizarea sistemelor ABB, inclusiv telefon (mobil și fix) și sisteme informatice (inclusiv e-mail și acces la internet) și orice utilizare personală a acestora, și utilizate atunci când este necesar pentru securitatea sistemului ABB și respectarea politicilor grupului de securitate ABB și în conformitate cu legislația aplicabilă. Dacă accesați serviciile prin utilizarea parolelor și a numelor de autentificare la sistemele IT și de comunicații ale ABB, acest lucru poate însemna că informațiile dvs. de acces pot fi văzute de compania ABB.
Monitorizarea se efectuează numai dacă și în măsura permisă sau conform legii și dacă este necesar și justificabil în scopuri comerciale. Fișierele jurnal care rezultă vor fi păstrate pentru o perioadă minimă, în conformitate cu secțiunea 7. Acest lucru este necesar pentru a detecta cazuri de tentativă de utilizare incorectă și alte evenimente de securitate și pentru ca aceste informații să fie disponibile pentru a susține orice investigație și acțiuni ulterioare. În măsura permisă de lege și de politicile interne, pot fi luate măsuri în cadrul procedurii disciplinare.
Dacă este necesar, astfel de informații pot fi transmise poliției sau altor agenții de aplicare a legii. Investigațiile și divulgarea informațiilor către autoritățile competente se efectuează numai în măsura permisă de lege.
9. Drepturile dvs. de protejare a datelor
Aveți dreptul la anumite drepturi în cazul în care vă vizează informații referitoare la dvs.
Drepturile de protejare a datelor
|
Ce înseamnă
|
Dreptul de a accesa datele dvs.
|
Aveți dreptul de a solicita companiei ABB o prezentare generală sau de a obține o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem.
|
Dreptul de a vă corecta datele
|
Puteți solicita corectarea imediată a datelor dvs. cu caracter personal incorecte sau incomplete pe care le deținem.
|
Dreptul de a vi se șterge datele
|
Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal atunci când acestea nu mai sunt necesare, în cazul în care legislația aplicabilă ne obligă să ștergem datele sau în cazul în care prelucrarea acestora este ilegală.
|
Dreptul de a restricționa prelucrarea datelor
|
Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în anumite circumstanțe.
|
Dreptul de a porta datele
|
Aveți dreptul de a primi datele dvs. cu caracter personal într-un format structurat, care poate fi citit automat în scopuri proprii sau de a ne solicita să le transferăm unei terțe părți.
|
Dreptul de a vă opune prelucrării datelor
|
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal atunci când ne bazăm pe interesele noastre legitime ca bază pentru prelucrarea noastră, în cazul în care drepturile dvs. de protejare a datelor depășesc raționamentul nostru pentru interesele legitime.
|
Dreptul de a retrage consimțământul
|
În cazul în care compania ABB v-a solicitat consimțământul de a prelucra datele cu caracter personal, vă puteți retrage consimțământul în orice moment.
|
Rețineți că drepturile descrise mai sus nu sunt absolute și că solicitarea dvs. nu poate fi întotdeauna îndeplinită complet. De exemplu, uneori nu putem șterge sau restricționa prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, deoarece este posibil să avem obligații legale sau obligații contractuale pentru a păstra astfel de date cu caracter personal.
Puteți solicita aplicarea oricăruia dintre drepturile dvs. de protejare a datelor la www.abb.com/privacy.
10. Informații de contact și suplimentare
Dacă doriți să accesați datele dvs. cu caracter personal, să faceți uz de oricare dintre celelalte drepturi menționate mai sus sau dacă aveți întrebări sau preocupări cu privire la modul în care compania ABB prelucrează datele dvs. cu caracter personal, contactați responsabilul cu protecția datelor al grupului la privacy@abb.com, sau trimiteți plângerea dvs. la www.abb.com/privacy.
Dacă nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru sau dacă sunteți de părere că vă prelucrăm datele cu caracter personal contrar legii, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea pentru protecția datelor din țara dvs. de reședință sau de lucru sau de a recurge la o cale de atac în instanță în cazul în care credeți că a avut loc o încălcare a legilor privind protecția datelor (și a drepturilor dvs.).
Data publicării: 22 august 2019