Am Anfang stehen die heterogenen Dateien von den Auftraggebern, die Informationen wie die Lieferadresse beinhalten. Man kann aber die externen Kunden nicht zwingen, ihre EDV-Systeme anzupassen, um ein Standardformat zu generieren. Die Daten kommen in Form von entweder CSV- oder sogenannten „fixed length“-Dateien, die Formate darin können jedoch komplett unterschiedlich sein. Hier fängt MPS DistributionDataPlanner an. Es liest die Daten ein und bringt sie in ein benutzerdefinierbares Standardformat. Ist das Format der Inputdatei von diesem Kunden noch nicht bekannt, benutzt das System verschiedene Regeln, um die Datenfelder zu identifizieren. Manchmal ist ein manuelles Eingreifen am Anfang notwendig, aber sobald das Format definiert ist, läuft das Einlesen und Normalisieren vollautomatisch.
Nun muss die Standarddatei angereichert werden. Zuerst wird die Gesamtauflage nach Versandart und Logistik-Kanal in Lieferpositionen aufgeteilt. Dann werden Informationen über allfällige Beilagen sowie die Gewichte der einzelnen Teilprodukte importiert. Die Beilagen können auch manuell zugeordnet werden.
In der nächsten Phase, die in der schematischen Darstellung als Paketierung bezeichnet wird, werden die Daten mit den logistischen Anforderungen ergänzt. Hierbei werden beispielsweise die Anforderungen der Post berücksichtigt. Alle Adressen, die per Post beliefert werden, werden nach der Gangfolge sortiert, die durch die Schweizerische Post festgelegt wird – eine nicht triviale Aufgabe, wenn es sich um mehrere hunderttausend Adressen handelt, die MPS DistributionDataPlanner trotzdem innerhalb weniger Minuten erledigt. Andere konfigurierbare Regelwerke unterstützen die Aufbereitung für den Einzelverkauf oder für Verträgerorganisationen.
Die Regeln für die Bildung von postgerechten Bunden sowie die Gebindeaufbereitung (die Verdichtung auf Postsäcke und Sammelbehälter) fliessen auch hier ein. Durch die Optimierung der Stangenbildung kann die spätere Arbeit auf der Rampe wesentlich effizienter gestaltet werden. Selbstverständlich stellt das System gleichzeitig sicher, dass die richtigen Daten auf sämtliche Gebindezettel kommen.
In der letzten Phase werden produktionstechnische Aspekte wie die Routen berücksichtigt, um die Produktionsdaten zu generieren. Im Fall von Ringier Print Adligenswil, wo FERAG- sowie SITMA-Ausrüstung im Versandraum steht, sind diese Produktionsdaten in der Form des FERAG- resp. SITMA-Strings. Auf Anlagen mit anderen Versandraumlieferanten wie Müller Martini oder Schur werden diese Produktionsdaten selbstverständlich in dem erforderlichen Format geliefert.
Das Ganze bildet laut Christophe Müller ein transparentes System über die ganze Produktionskette.
Es ist noch zu früh, um alle Vorteile des Systems zu quantifizieren, aber einige sind schon jetzt für Christophe Müller klar: „Mit unseren alten Systemen hat die Datenaufbereitung für einen grossen Auftrag, das heisst die Eingabe, das Importieren der Daten und die Bearbeitung bis zur Generierung der FERAG-Strings, circa 3½ Stunden gedauert. Jetzt brauchen wir nur eine bis anderthalb Stunden.“ Er stellt auch fest, dass der Erfassungsaufwand wesentlich reduziert wird.
Die erfassten Ist-Daten bilden auch einen grossen Mehrwert für Ringier Print. Christophe Müller erklärt: „Die erfassten Leistungsdaten werden an SAP für die Fakturierung exportiert. Es ist aber auch ein grosser Vorteil, alle Ist-Daten in einem einzigen System zu haben. Das vereinfacht die weitere Verwendung dieser Daten und macht es auch viel leichter für andere Systeme, auf diese Daten zuzugreifen.“
Die komplexen Anforderungen bei Ringier Print Adligenswil mit ihren zahlreichen externen Kunden, acht verschiedenen Versandarten und mindestens neun verschiedenen Transportarten sind mit MPS DistributionDataPlanner sehr gut abgedeckt – etwas, das auch andere bemerkt haben. Auch AZ Print Mittelland Zeitungsdruck AG hat eine Bestellung für das gleiche System platziert.