Effiziente Abwicklung von Fremdaufträgen bei Ringier Print, Adligenswil

Die Produktion und Verteilung von Fremdaufträgen ist ein wichtiger und nicht mehr wegzudenkender Bestandteil der Arbeit von vielen Zeitungsdruckereien und macht oft mehr als die Hälfte des Umsatzes aus. Der Geschäftserfolg hängt von der effizienten und fehlerfreien Abwicklung von solchen Aufträgen ab, aber wie stellt man sicher, dass dieses Ziel erreicht wird, vor allem in Zeiten der steigenden logistischen Vielfalt? Wie bringt man Aufträge von ganz unterschiedlichen Grössen unter einen Hut und wie stellt man sicher, dass komplexe verteilungstechnische Anforderungen wie die Gangfolgesortierung der Post korrekt berücksichtigt werden?

Solche Fragen hat sich auch Ringier Print in Adligenswil gestellt. Die Antworten dazu fand Christophe Müller, Projektleiter bei Ringier Print Adligenswil, in einer Entwicklungszusammenarbeit mit ABB. Er erklärt die Ausgangslage: „Damals brauchten wir vier oder fünf verschiedene Systeme, um unsere Fremdaufträge abzuwickeln. Wir hatten gerade unseren Versandraum modernisiert und haben uns entschieden, dass wir in der Planung im Versandraum weiterkommen wollen. Statt unserer ­Kette von Systemen wollten wir ein einziges integriertes System. Dieses System müsste unsere unterschiedlichen Freigabestufen unterstützen und sowohl unsere Abläufe als auch die Verantwortungen klarer machen. Es war uns auch wichtig, dass man die Daten nur einmal eingeben muss, damit die Fehlerquellen sowie Doppelerfassungen reduziert werden können.“

„Es war nicht unser Ziel, ein massgeschneidertes System entwickeln zu lassen“, sagt Müller weiter. „Wir wollten kein Unikat, wir wollten mit einem starken Partner zusammenarbeiten und auf Standardlösungen bauen. Das fanden wir in der Entwicklungspartnerschaft mit ABB.“

„Beide Seiten haben von den Synergien profitiert. ABB brachte einerseits das Know-how im Bereich integrierter IT-Lösungen, anderseits konnte sie von unserem Versandraum-Know-how profitieren.“ Das konkrete Ergebnis dieser Partnerschaft ist das neue ABB-Produkt „MPS DistributionDataPlanner“.

Was macht dieses System MPS DistributionDataPlanner, das Christophe Müller als sehr umfangreich und flexibel bezeichnet und das seit einigen Monaten nun in Adligenswil im Einsatz ist?

MPS DistributionDataPlanner ist eine Lösung für das Importieren, die Erfassung und die Aufbereitung verschiedenster Distributionsdaten für die Produktion von Fremdprodukten. Es ist als „standalone“ System erhältlich, kann aber auch wie in Adligenswil voll in das ABB-Planungs- und Produktions­managementsystem MPS Cockpit integriert werden.

Am Anfang stehen die heterogenen Dateien von den Auftrag­gebern, die Informationen wie die Lieferadresse beinhalten. Man kann aber die externen Kunden nicht zwingen, ihre EDV-Systeme anzupassen, um ein Standardformat zu generieren. Die Daten kommen in Form von entweder CSV- oder sogenannten „fixed length“-Dateien, die Formate darin können jedoch komplett unterschiedlich sein. Hier fängt MPS ­DistributionDataPlanner an. Es liest die Daten ein und bringt sie in ein benutzerdefinierbares Standardformat. Ist das ­Format der Inputdatei von diesem Kunden noch nicht bekannt, benutzt das System verschiedene Regeln, um die Datenfelder zu identifizieren. Manchmal ist ein manuelles Eingreifen am Anfang notwendig, aber sobald das Format definiert ist, läuft das Einlesen und Normalisieren vollauto­matisch.

Nun muss die Standarddatei angereichert werden. Zuerst wird die Gesamtauflage nach Versandart und Logistik-Kanal in Lieferpositionen aufgeteilt. Dann werden Informationen über allfällige Beilagen sowie die Gewichte der einzelnen Teil­produkte importiert. Die Beilagen können auch manuell zugeordnet werden.

In der nächsten Phase, die in der schematischen Darstellung als Paketierung bezeichnet wird, werden die Daten mit den logistischen Anforderungen ergänzt. Hierbei werden beispielsweise die Anforderungen der Post berücksichtigt. Alle Adressen, die per Post beliefert werden, werden nach der Gangfolge sortiert, die durch die Schweizerische Post festgelegt wird – eine nicht triviale Aufgabe, wenn es sich um mehrere hunderttausend Adressen handelt, die MPS DistributionDataPlanner trotzdem innerhalb weniger Minuten erledigt. Andere konfigurierbare Regelwerke unterstützen die Aufbereitung für den Einzelverkauf oder für Verträgerorganisationen.

Die Regeln für die Bildung von postgerechten Bunden sowie die Gebindeaufbereitung (die Verdichtung auf Postsäcke und Sammelbehälter) fliessen auch hier ein. Durch die Optimierung der Stangenbildung kann die spätere Arbeit auf der Rampe wesentlich effizienter gestaltet werden. Selbstverständlich stellt das System gleichzeitig sicher, dass die richtigen Daten auf sämtliche Gebindezettel kommen.
In der letzten Phase werden produktionstechnische Aspekte wie die Routen berücksichtigt, um die Produktionsdaten zu generieren. Im Fall von Ringier Print Adligenswil, wo FERAG- sowie SITMA-Ausrüstung im Versandraum steht, sind diese Produktionsdaten in der Form des FERAG- resp. SITMA-Strings. Auf Anlagen mit anderen Versandraumlieferanten wie Müller Martini oder Schur werden diese Produktionsdaten selbstverständlich in dem erforderlichen Format geliefert.

Das Ganze bildet laut Christophe Müller ein transparentes System über die ganze Produktionskette.

Es ist noch zu früh, um alle Vorteile des Systems zu quantifizieren, aber einige sind schon jetzt für Christophe Müller klar: „Mit unseren alten Systemen hat die Datenaufbereitung für einen grossen Auftrag, das heisst die Eingabe, das Importieren der Daten und die Bearbeitung bis zur Generierung der FERAG-Strings, circa 3½ Stunden gedauert. Jetzt brauchen wir nur eine bis anderthalb Stunden.“ Er stellt auch fest, dass der Erfassungsaufwand wesentlich reduziert wird.

Die erfassten Ist-Daten bilden auch einen grossen Mehrwert für Ringier Print. Christophe Müller erklärt: „Die erfassten Leistungsdaten werden an SAP für die Fakturierung exportiert. Es ist aber auch ein grosser Vorteil, alle Ist-Daten in einem einzigen System zu haben. Das vereinfacht die weitere Verwendung dieser Daten und macht es auch viel leichter für andere Systeme, auf diese Daten zuzugreifen.“

Die komplexen Anforderungen bei Ringier Print Adligenswil mit ihren zahlreichen externen Kunden, acht verschiedenen Versandarten und mindestens neun verschiedenen Transportarten sind mit MPS DistributionDataPlanner sehr gut abgedeckt – etwas, das auch andere bemerkt haben. Auch AZ Print Mittelland Zeitungsdruck AG hat eine Bestellung für das gleiche System platziert.