Vyhláška o ochraně osobních údajů zaměstnanců

Tato Vyhláška o ochraně osobních údajů zaměstnanců (dále jen „vyhláška“) platí pro všechny společnosti skupiny ABB Group, tj. ABB Ltd a všechny subjekty, v nichž ABB Ltd má, ať už přímo či nepřímo, většinovou účast nebo v nichž vlastní či ovládá většinu hlasovacích práv. Společnost ABB, která je vaším zaměstnavatelem (dále jen „ABB“ nebo „my“), je odpovědná za zpracovávání vašich osobních údajů a kontroluje jejich používání v souladu s touto vyhláškou.  

Ve společnosti ABB je hlavní prioritou respektování vašich práv na ochranu údajů. Tato vyhláška vysvětluje, jak používáme vaše osobní údaje a jaká práva máte s ohledem na vaše osobní údaje.  

2. Kdo je odpovědný za zpracovávání vašich osobních údajů? 

Za ochranu vašich osobních údajů odpovídá společnost ABB Ltd a její dceřiné společnosti. S ohledem na platné zákony z oblasti ochrany soukromí a osobních údajů je hlavním správcem vašich osobních údajů ta dceřiná společnost ABB, která je vaším současným (nebo bývalým) zaměstnavatelem. Ostatní dceřiné společnosti ABB mohou rovněž dostávat a zpracovávat vaše osobní údaje, buď jako správce nebo zpracovatel, a tato vyhláška se vztahuje i na ně.  

Shromažďujeme a používáme osobní údaje, které se vás týkají v souvislosti s vaším pracovním poměrem ve společnosti ABB. Můžeme shromažďovat následující kategorie osobních údajů: 

• Osobní údaje a identifikační údaje, např. jméno, bydliště a adresa zaměstnání, soukromé a pracovní telefonní číslo, osobní a pracovní e-mailová adresa či jakékoliv jiné kontaktní údaje, datum a země narození. 

• Osobní údaje týkající se rodinných a sociálních poměrů, např. pohlaví, věk, rodinný stav (včetně jména a kontaktních údajů nejbližšího příbuzného).  

• Osobní údaje týkající se pracovního poměru, např. číslo zaměstnance, podpis, pracovní postavení, číslo sociálního zabezpečení a daňové číslo, číslo pojištěnce, země pobytu, národnost, fotografie, kontakty pro mimořádné situace a informace o pasu, pracovním povolení, statutu přistěhovalce a cestovních vízech. 

• Kvalifikace, např. kvalifikace a osvědčení, z aktuálních i předchozích pozic, vzdělávací kurzy a školení, životopis, záznamy o dosaženém vzdělání a praxi, v některých případech: kontaktní údaje osob poskytujících reference a výsledky posouzení způsobilosti a posudky z pohovorů/zpětná vazba. 

• Informace o zaměstnání a práci, např. pracovní pozice, funkce, pracovní smlouva, ID pro výplatní listinu, vedoucí oddělení, pracovní skupina, historie výkonu, pracovní postavení, informace o čerpané dovolené, záznamy o pracovní době, záznamy o školení, cíle výkonu a cíle rozvoje. V některých případech můžeme rovněž zaznamenávat výsledky posouzení způsobilosti, hlášení o bezpečnosti  a nehody a profesní zpětnou vazbu. 

• Informace týkající se náhrad, příspěvků, dávek a výdajů, např. údaje o platu, údaje o mzdové listině, číslo penzijního pojištění a odvody na penzijní pojištění, dávky nezahrnuté ve výplatě, prémie, náhrady, akciové opce, vyživované osoby, příjemci dávek nebo uvedení zdravotních výhod, bankovní výpisy, nároky na úhradu výdajů a stvrzenky, údaje o bankovním účtu, údaje o kreditní kartě, výdaje za telefon a údaje o pojištění. 

• Elektronické identifikační údaje a informace (pokud má zaměstnanec přístup k těmto systémům či aplikacím nebo je jimi ovlivněn), např. záznamy o přístupu, používání IT a internetu, identifikační údaje o zařízení (ID mobilního zařízení, PC atd.), registrační a přístupové údaje, IP adresa, údaje o sledování  a analytické údaje, záznamy (např. záznamy hlasové schránky/volání), příspěvky na firemních platformách (např. Yammer), údaje pro obnovu hesla, informace získané prostřednictvím nástrojů IT zabezpečení. 

• Finanční a jiné údaje, např. informace o účtu, kontroly kredibility, platební údaje a transakce, informace o šetření a disciplinární historie. 

• Další osobní údaje (které mohou zahrnovat speciální kategorie informací, jak jsou uvedeny níže) zejména v případech, kdy vy nebo jiné osoby (např. vaši kolegové) můžete zaznamenat tyto údaje  v našich systémech, programech a aplikacích, např. obchodní dokumenty obsahující osobní údaje (např. prošetření, dotazy, stížnosti a související záznamy; e-maily; hlášení; smlouvy; prezentace; zápisy  z jednání; výsledky práce), fotografie, obrázky a/nebo videa. 

• řízení lidských zdrojů, včetně organizační a personální administrativy, řízení pracovní doby, zlepšování a udržování efektivní administrativy zaměstnanců, interní analýza pracovních sil, podávání hlášení a plánování; 

• řízení přesunu zaměstnanců z jiných sesterských společností a následné plánování; 

• řízení mezd, náhrad a dávek, včetně poskytování výhod zaměstnancům a udržování mezd, náhrady včetně duševního vlastnictví, příspěvků, dávek, pojištění, důchodů a přezkoumání výkonu; 

• řízení talentů a akvizic, včetně náboru, posouzení vhodnosti a pracovní způsobilosti, kontroly biografických údajů a ověření kvalifikace, žádosti o reference a poskytování referencí; 

• řízení vzdělávání a vývoje, včetně osvědčení, školení zaměstnanců a provádění posouzení a průzkumy spokojenosti zaměstnanců; 

• procesy týkající se nástupu a odchodu, včetně mezinárodních přesunů a ukončení pracovních poměrů; 

• řízení nemocenské a dalšího volna a dovolené; 

• interní programy bezpečnosti a ochrany zdraví, včetně záznamů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví a nehod nebo hlášení a řízení kvality procesu; 

• řízení cest a výdajů a organizace služebních cest, včetně monitorování osob na služebních cestách za účelem poskytování podpory při mimořádných bezpečnostních nebo zdravotních situacích; poskytování cestovního zabezpečení, školení v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví a na volitelném základě pomoc při poskytování bezpečnostní podpory při mimořádných situacích; 

• provádění povinností a uplatňování speciálních práv v oblasti pracovního práva a sociálního zabezpečení nebo na základě kolektivní smlouvy; 

• interní a externí komunikace organizace ABB a zastupování ABB včetně obchodního rejstříku a vydávání plné moci; 

• organizování akcí ABB a dokumentování těchto akcí, včetně řízení a organizace interních kampaní, akcí a schůzí netýkajících se marketingu; 

• řízení aktiv ABB, včetně obrázků a videí zobrazujících zaměstnance či jiné osoby dostupných ke stažení na intranetu ABB, webových stránkách ABB atd.; 

• finanční a sdílené účetní služby poskytující záznamy pro hlášení, objednávání za hotovost a nákup služeb; 

• reorganizace, akvizice a prodej činností, obchodních jednotek a společností; 

• obchodní hlášení, statistika a analytika; 

• monitorování a audit souladu činností zaměstnanců na pracovišti s firemními zásadami ABB, smluvními závazky a právními požadavky, včetně disciplinárních kroků; 

• provádění auditů, přezkoumání a regulačních kontrol za účelem plnění závazků vůči regulačním úřadům; 

• řízení, rizika a soulad, včetně souladu se zákony, prosazování práva, požadavků soudů a regulačních orgánů (např. postup ověřování totožnosti zákazníků, označovaný jako poznej svého zákazníka („KYC“)/účely monitorování opatření proti praní špinavých peněz („AML“), cla a celosvětový obchodní soulad) a prevence, zjišťování, vyšetřování a náprava zločinů a podvodů nebo zakázaných činností či jiná ochrana zákonných práv a zavádění, uplatňování či obhajování zákonných nároků; 

• řízení zákaznických vztahů, zpracovávání objednávek a poskytování zákaznické podpory, zpracovávání, posuzování a odpovídání na požadavky a dotazy;  

• řízení dodavatelů, zhotovitelů, poradců a dalších odborníků, včetně osobních setkání, zpracovávání  
  a realizace nákupů a faktur a řízení životního cyklu smluv; 

• využívání pracovních výkonů a výrobků a pro referenci v dokumentech, např.. Výkresy, nákupní objednávky, prodejní objednávky, faktury, hlášení;  

• přístup do řídicího systému zajišťujícího elektronicky řízený vstup a/nebo výstup pro oprávněné osoby na místa s omezením přístupu a záznamy o zaměstnancích na místě provádění prací pro případ mimořádné situace; 

• zjišťování narušení, včetně monitorování násilného vniknutí prováděného třetími stranami, monitorování hranic, vnitřních kontrolních bodů a doplňkové dozorčí monitory pro systémy údržby místa/automatizované systémy; 

• údržba a ochrana zabezpečení výrobků, zařízení, služeb, systémů, sítí, počítačů a informací, prevence a zjišťování bezpečnostních hrozeb, podvodů a dalších trestných činů a zajišťování obchodní kontinuity a 

• řízení IT zdrojů, včetně řízení infrastrukturu včetně zálohování dat, podpory informačních systémů a servisních kroků pro řízení aplikací, podpory koncových uživatelů, testování, údržby, zabezpečení (včetně reakcí, rizika, zranitelnosti, reakcí na porušení), hlavních dat a pracovního prostředí, včetně řízení uživatelských účtů, přidělování softwarových licencí, zabezpečení a provádění testování a obchodní kontinuity. 

Kopii záruk, které uplatňujeme na zabezpečení vašich osobních údajů, si můžete vyžádat na www.abb.com/privacy. 

7. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje 

Na základě platné legislativy musí společnost ABB uchovávat určité osobní údaje po minimální stanovenou dobu. Například pracovní smlouvy a informace o výplatách a náhradách je nutno uchovávat minimálně po dobu stanovenou na základě místní obchodní a daňové legislativy.  

Máte nárok na určitá práva s ohledem na informace, které se vás týkají. 

Pokud požadujete přístup ke svým osobním údajům, uplatnění kterékoliv z výše uvedených práv nebo pokud máte jakékoliv dotazy nebo znepokojení ohledně toho, jak společnost ABB zpracovává vaše osobní údaje, kontaktujte prosím Kancelář skupiny pro otázky osobních údajů na privacy@abb.com nebo podejte stížnost na www.abb.com/privacy.  

Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí nebo pokud se domníváme, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu se zákonem, máte právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů ve vaší zemí pobytu nebo místa provádění práce nebo usilovat o nápravu prostřednictvím soudu, pokud se domníváte, že mohlo dojít k porušení zákonů na ochranu osobních údajů (a vašich práv).