Privacy kennisgeving voor werknemers

1. Inleiding 

Deze Privacy kennisgeving voor werknemers (hierna "Kennisgeving") is van toepassing op de ABB Group, oftewel ABB Ltd en elke entiteit waarin ABB Ltd, direct of indirect, een meerderheid bezit of de meerderheid van de stemrechten bezit of beheert. Het ABB-bedrijf dat uw werkgever is (hierna "ABB", "wij" genoemd) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en controleert hoe deze worden gebruikt, in overeenstemming met deze Kennisgeving.  

Bij ABB heeft het respecteren van uw rechten op het gebied van gegevensbescherming topprioriteit. In deze Kennisgeving wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.  

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens? 

ABB Ltd en haar dochterondernemingen zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens. Voor toepasselijke wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming is de primaire verwerkingsverantwoordelijke de dochteronderneming van ABB die uw huidige (of voormalige) werkgever is. Andere dochterondernemingen van ABB kunnen uw persoonsgegevens ook ontvangen en verwerken, in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of gegevensverwerker. Deze Kennisgeving is ook op hen van toepassing. 

3. Welke categorieën informatie verzamelen en gebruiken wij? 

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens die betrekking hebben op u in verband met uw dienstverband bij ABB. Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen: 

De hieronder vermelde soorten persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt, als dat al het geval is, in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving in het land waar u woont.  

• Speciale categorieën van persoonsgegevens zoals: 

  • lidmaatschap van religieuze gemeenschappen (bijvoorbeeld indien nodig voor belastingsdoeleinden); 

  • gezondheids- en medische informatie, waaronder invaliditeitsstatus, speciale arbeidsomstandigheden (zoals het gebruik van een sta-bureau) en benodigde medische apparatuur op locatie, werkgerelateerde verwondingen en ziektegegevens, gegevens voor noodhulp bij reizen (bloedgroep, medische geschiedenis, allergieën); 

  • ras of etniciteit (bijvoorbeeld wanneer dit wordt gebruikt voor diversiteitsdoelen);  

  • in sommige gevallen: vakbondslidmaatschap, politieke opvattingen en seksleven of seksuele geaardheid (bijvoorbeeld wanneer dit wordt gebruikt voor onderzoek naar ongelijke behandeling).

• Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten zoals achtergrondonderzoek inzake strafbare feiten en informatie van sanctielijsten voor zover nodig voor screening op strafbare feiten en Know Your Customer ("KYC") en verplichtingen inzake het voorkomen van witwassen van geld ("AML").  

• Voor zover nodig om aan onze verplichtingen te voldoen, gegevens verkregen uit openbaar toegankelijke bronnen of welke legitiem zijn verzonden door andere derden (bijvoorbeeld een kredietbureau) zoals gegevens in openbare professionele sociale media (bijvoorbeeld LinkedIn), gegevens over achtergrondcontrole. 

Als u informatie over een specifieke gegevensverwerking wilt ontvangen, kunt u een aanvraag indienen op www.abb.com/privacy. 

4. Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?  

Wij kunnen uw persoonsgegevens zoals hierboven vermeld gebruiken voor de volgende doeleinden:  

Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens van u die wij nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden. Bepaalde persoonsgegevens die van u worden verzameld, hebben betrekking op uw gezinsleden en contactpersonen voor noodgevallen. In deze gevallen wordt u verzocht de personen in kwestie op de hoogte te stellen van deze kennisgeving. 

Als u op een locatie van een derde partij werkt (bijvoorbeeld de locatie of faciliteit van een klant van ABB), kan het zijn dat een derde partij uw persoonsgegevens voor hun doeleinden moet verwerken als verwerkingsverantwoordelijke. In deze gevallen ontvangt u een afzonderlijke privacy kennisgeving van de relevante verwerkingsverantwoordelijke of kunt u deze aanvragen. 

Wat gebeurt er als u ons de door ons gevraagde informatie niet verstrekt? 

Als het gaat om verwerkingen met betrekking tot uw dienstverband (zoals hierboven beschreven), kan ABB u niet adequaat in dienst hebben zonder bepaalde persoonsgegevens en kunt u uw werknemersrechten mogelijk niet uitoefenen als u de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt. Hoewel wij u niet kunnen verplichten uw persoonsgegevens met ons te delen, moet u er rekening mee houden dat dit dan gevolgen kan hebben die uw dienstverband negatief kunnen beïnvloeden, zoals het niet kunnen uitoefenen van uw wettelijke rechten of zelfs het niet kunnen voortzetten van uw dienstverband. Telkens wanneer u gevraagd wordt persoonsgegevens te verstrekken, geven wij aan welke persoonsgegevens vereist zijn en welke persoonsgegevens vrijwillig kunnen worden verstrekt.  

5. De wettelijke basis waarop wij ons baseren 

Voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden (in paragraaf 4), baseren wij ons op de volgende wettelijke basis, voor zover van toepassing: 

• Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de nakoming van verplichtingen in uw arbeidsovereenkomst met ons en vergelijkbare collectieve arbeidsovereenkomsten, of als onderdeel van precontractuele maatregelen om arbeidsovereenkomsten en gerelateerde contracten vast te stellen;  

• In sommige gevallen vertrouwen wij op onze rechtmatige belangen om uw persoonsgegevens te verwerken voor zover dit niet wordt ondermijnd door uw eigen privacybelangen. Dergelijke belangen kunnen zijn: 

  • monitoring (bijvoorbeeld via IT-systemen), onderzoeken en waarborgen van naleving van wettelijke, regulerende, standaard- en interne ABB-vereisten en -beleid; 

  • preventie van fraude en criminele activiteiten, inclusief onderzoeken naar dergelijke activiteiten, misbruik van ABB-middelen, producten en diensten, en als strikt noodzakelijk en evenredig voor het waarborgen van netwerk- en informatiebeveiliging; en 

  • het verzenden van persoonsgegevens binnen de ABB-groep voor interne administratieve doeleinden, indien dit nodig is, bijvoorbeeld om gecentraliseerde diensten te verlenen. 

U kunt een kopie van de beoordeling van ons rechtmatig belang om uw persoonsgegevens te verwerken opvragen door een verzoek in te dienen op www.abb.com/privacy. 

Met betrekking tot speciale categorieën van persoonsgegevens verwerken wij dergelijke gegevens alleen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en:

•  met uw uitdrukkelijke toestemming voor specifieke activiteiten in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; 

• indien nodig voor het uitoefenen van rechten op basis van de wetgeving inzake werkgelegenheid, sociale zekerheid of sociale bescherming of zoals toegestaan door een collectieve overeenkomst, of voor preventieve- en bedrijfsgeneeskunde of/en evaluatie van de vaardigheden van de werknemer; of 

• waar nodig voor het indienen, uitoefenen en verdedigen van juridische claims. 

6. Partijen waarmee wij uw persoonsgegevens delen (binnen en buiten de EU en EER of buiten het land waar uw werkgever zich bevindt) 

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met andere gelieerde ondernemingen of derden, voor zover dat nodig is voor de doeleinden die worden beschreven in de onderstaande tabel. Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met een gelieerde onderneming of een derde partij zodat deze worden overgedragen of toegankelijk worden van buiten de Europese Unie ("EU") en Europese Economische Ruimte ("EER") of buiten het land waar uw werkgever zich bevindt, treffen wij altijd adequate veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze veiligheidsmaatregelen zijn een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (lees hier meer), standaard contractbepalingen (lees hier meer), Privacy Shield-certificering (lees hier meer) en de BCR's die sommige van onze leveranciers hebben doorgevoerd (lees hier meer). Wij hebben aanvullende maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer deze overgedragen worden van binnen naar buiten de EU, de EER en buiten het land waar uw werkgever zich bevindt . Als u een overzicht van de getroffen veiligheidsmaatregelen wilt, kunt u een aanvraag indienen op www.abb.com/privacy. 

Categorie ontvanger	Locatie ontvanger	Doelen
Gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen van ABB	Raadpleeg de lijst met dochterondernemingen van ABB	De doelen die worden beschreven in paragraaf 4, waaronder personeelsbeheer, talentbeheer en het organiseren van interne opleidingen en evenementen.
Klanten, distributeurs, vertegenwoordigers en andere zakelijke partners van ABB	EU/EER en niet-EU/EER (wereldwijd)	De doelen die worden beschreven in paragraaf 4, waaronder projectplaatsingen, het uitvoeren van audits, beoordelingen en wettelijke controles, klantrelatiebeheer en reis- en onkostenbeheer.
Dienstverleners	EU/EER en niet-EU/EER (wereldwijd)	IT-diensten, HR en opleiding, salaris en betalingsverwerkers, professionele en adviesdiensten, waaronder accountants, auditors, advocaten, verzekeraars, bankiers, recruiters, reisbureaus en andere adviseurs die namens ABB werken.
Pensioenfondsen, arbeids- en brancheorganisaties en verenigingen	EU/EER en niet-EU/EER (wereldwijd)	De doelen die worden beschreven in paragraaf 4.
Potentiële of daadwerkelijke kopers van ABB-bedrijven of activa	EU/EER en niet-EU/EER (wereldwijd)	Voor de evaluatie van het bedrijf of de middelen in kwestie of voor de doeleinden beschreven in paragraaf 4.
Ontvangers zoals vereist door toepasselijke wetgeving of wettelijke procedures, aan handhavende instanties of overheidsinstanties, etc.	EU/EER en niet-EU/EER (wereldwijd)	Indien vereist door toepasselijke wetgeving of een legitiem verzoek van overheidsinstanties, of een geldige wettelijke vereiste.

U kunt een kopie ontvangen van de veiligheidsmaatregelen die wij gebruiken om uw persoonsgegevens te beschermen door een verzoek in te dienen via www.abb.com/privacy.  

7. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren 

Op basis van verplichte wetgeving moet ABB bepaalde persoonsgegevens een bepaalde periode bewaren. Zo moeten arbeidscontracten, informatie over salarisbetalingen en vergoedingen bijvoorbeeld een bepaalde periode worden bewaard op basis van lokale bedrijfs- en belastingwetgeving.  

Tegelijkertijd vereist de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming dat wij persoonsgegevens die te herleiden zijn tot een persoon niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Door het implementeren van IT-toepassingen en -beleid zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens worden verwijderd wanneer wij deze niet langer nodig hebben.  

8. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren 

ABB neemt de beveiliging van haar gegevens zeer serieus, inclusief uw informatie en de digitale bedrijfsmiddelen van ABB. ABB ziet dit als een gedeelde verantwoordelijkheid, waar het de nodige stappen onderneemt om dergelijke gegevens te beveiligen en waar het van haar personeelsleden verwacht hetzelfde te doen. U kunt meer lezen over onze beveiligingsmaatregelen en uw verantwoordelijkheden in het Beleid inzake beveiliging van eindgebruikers. 

Monitoring van ABB-systemen 

Om zakelijke redenen en om IT-beveiligingsmaatregelen te handhaven, wordt informatie over het gebruik van ABB-systemen, waaronder telefoon (mobiel en vast) en computersystemen (inclusief e-mail en internettoegang) en elk persoonlijk gebruik ervan, verzameld en gemonitord, en gebruikt indien nodig voor de beveiliging van het ABB-systeem en de naleving van het beleid van de ABB-beveiligingsgroep en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Als u toegang hebt tot bepaalde diensten door gebruik te maken van wachtwoorden en inlognamen op de IT- en communicatiesystemen van ABB, kan dit betekenen dat uw toegangsgegevens zichtbaar zijn voor ABB.  

Monitoring wordt alleen uitgevoerd als en voor zover toegestaan of zoals vereist door de wet en zo nodig en gerechtvaardigd voor zakelijke doeleinden. De resulterende logbestanden worden voor een bepaalde periode bewaard in overeenstemming met paragraaf 7. Dit is vereist zodat gevallen van poging tot misbruik en andere beveiligingsincidenten kunnen worden gedetecteerd en zodat die informatie beschikbaar is om latere onderzoeken en vervolgacties te ondersteunen. Voor zover toegestaan door de wet en het interne beleid, kunnen acties ondernomen worden in het kader van de disciplinaire procedure. 

Indien nodig kan dergelijke informatie aan de politie of andere handhavende instanties worden verstrekt. Onderzoek en openbaarmaking van informatie aan de relevante autoriteiten worden slechts uitgevoerd voor zover toegestaan door de wet. 

9. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming 

U hebt bepaalde rechten als het gaat om uw informatie. 

Rechten op het gebied van gegevensbescherming	Wat betekent dit
Het recht op toegang tot uw gegevens	U hebt het recht om ABB om een overzicht te vragen, of een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u bewaren.
Het recht om uw gegevens te laten corrigeren	U kunt een verzoek indienen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij van u bewaren onmiddellijk te laten corrigeren.
Het recht om uw gegevens te laten wissen	U kunt een verzoek indienen om persoonsgegevens te laten wissen wanneer deze niet langer nodig zijn, waar toepasselijk recht ons verplicht de gegevens te verwijderen of wanneer de verwerking ervan onrechtmatig is.
Het recht om gegevensverwerking te beperken	U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens in specifieke omstandigheden te beperken.
Het recht op gegevensoverdracht	U hebt het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, machinaal leesbare indeling voor uw eigen doeleinden, of om ons te vragen deze gegevens over te dragen aan een derde partij.
Het recht bezwaar te maken tegen gegevensverwerking	U hebt het recht bezwaar te maken tegen het feit dat wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer onze rechtmatige belangen als basis gebruiken voor onze verwerking, waarbij uw rechten inzake gegevensbescherming zwaarder wegen dan onze redenering voor rechtmatige belangen.
Het recht uw toestemming in te trekken	Wanneer ABB uw toestemming heeft gevraagd om persoonsgegevens te verwerken, kunt u uw toestemming altijd intrekken.